1. Người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm không?

Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012 quy định: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động.”

Cùng với đó, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 nêu rõ: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo  quy định của pháp luật.”

Như vậy, người lao động không thể thực hiện thủ tục tự chốt sổ BHXH. Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).

Sau khi kết thúc hợp đồng lao động, người sử dụng lao động cần nhanh chóng chốt sổ BHXH cho người lao động để không bị phạt tiền.

2. Thủ tục chốt sổ BHXH của người sử dụng lao động

Căn cứ theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Báo giảm lao động

Để chốt sổ BHXH cho người lao động, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH. Hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm lao động gồm:

- Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT) theo mẫu TK1-TS;

- Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).

Doanh nghiệp hoàn thiện các giấy tờ nêu trên và gửi tới cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia. Sau khi báo giảm BHXH thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

- Sổ BHXH của người lao động theo mẫu cũ hoặc tờ rời BHXH theo mẫu mới, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần thì chuẩn bị các bìa rời sổ BHXH (nếu có);

- Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS).

Hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ tới cơ quan BHXH qua mạng bằng phần mềm BHXH hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết.

Thời gian xác nhận sổ BHXH là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Thời hạn hoàn thành

Theo khoản 2, 3 Điều 47 Bộ luật Lao động quy định, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục chốt sổ sổ BHXH cho người lao động. Trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài thời gian nhưng không được quá 30 ngày.

3. Công ty cũ phá sản, người lao động làm cách nào chốt sổ BHXH?

Trường hợp doanh nghiệp phá sản và không chốt sổ BHXH cho người lao động, để tiếp tục đóng BHXH ở nơi làm việc mới, người lao động cần thực hiện thủ tục chốt và chuyển sổ BHXH như sau:

Thủ tục chốt sổ BHXH

Theo điểm 3.2 khoản 3 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thì:

- Đơn vị có trách nhiệm đóng đủ các loại bảo hiểm trên, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động;

- Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

Như vậy, khi doanh nghiệp phá sản và không thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với cơ quan BHXH nơi quản lý sổ BHXH đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm doanh nghiệp bị đóng cửa.

Thủ tục chuyển số BHXH từ công ty cũ sang công ty mới

Sau khi đã hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH tại nơi làm việc cũ, công ty mới có trách nhiệm đăng ký tiếp nhận sổ và đóng tiếp BHXH cho người lao động.

Hồ sơ theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595 bao gồm: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS); Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, nghề nghiệp (Mẫu D02-TS); Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).