Theo quy định hiện hành tại Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 8/5/2012 thì có 05 căn cứ xác định vị trí việc làm của viên chức, đó là: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và công việc thực tế của đơn vị sự nghiệp công lập; Tính chất, đặc điểm, nhu cầu công việc của đơn vị sự nghiệp công lập; Mức độ phức tạp, quy mô công việc; phạm vi, đối tượng phục vụ; quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật chuyên ngành; Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin; Thực trạng bố trí, sử dụng viên chức của đơn vị sự nghiệp công lập.

Nghị định số 106/2020/NĐ-CP quy định 2 căn cứ xác định vị trí việc của viên chức bao gồm:

Thứ nhất, theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp công lập: vị trí việc làm do một người đảm nhận; vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận; vị trí việc làm kiêm nhiệm.

Thứ hai, theo mức độ phức tạp, tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động; phạm vi, đối tượng phục vụ; quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành như: vị trí việc làm lãnh đạo, quản lý; vị trí việc làm chức danh nghề nghiệp chuyên ngành; vị trí việc làm hỗ trợ, phục vụ; vị trí việc làm chức danh nghề nghiệp chuyên môn dùng chung (hành chính, tổng hợp, quản trị văn phòng, tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính và các vị trí việc làm không giữ chức danh nghề nghiệp chuyên ngành của đơn vị sự nghiệp công lập).

Bên cạnh đó, Nghị định cũng quy định về việc điều chỉnh số lượng người làm việc hàng năm. Theo đó, việc điều chỉnh số lượng người làm việc thực hiện trong trường hợp: Đơn vị sự nghiệp công lập có thay đổi căn cứ theo vị trí việc làm và khối lượng công việc thực tế tại từng vị trí việc làm, theo mức độ hiện đại hóa công sở trang thiết bị phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin, theo thực trạng quản lý, số lượng người làm việc được giao của đơn vị; Đơn vị sự nghiệp công lập thành lập, tổ chức lại theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.