Bạn đọc ở địa chỉ thư điện tử ankhanhcapdienmienbac@gmail.com hỏi: Tôi đang công tác tại Hà Nội, cho tôi xin hỏi về các từ được viết tắt trên hóa đơn. Kế toán cơ quan được yêu cầu không viết tắt (kể cả các từ có vẻ thông dụng như TM, CK, HN). Xin hỏi như vậy có đúng không? Và nhất thiết khi viết hóa đơn phải có người mua hàng không?

Tòa soạn TCTC đã có Công văn số 288/CV-TCTC ngày 10/12/2013 gửi Cục Thuế Hà Nội về nội dung câu hỏi của bạn như trên, cán bộ của Cục thuế Hà Nội cũng đã trao đổi cụ thể, nội dung tóm tắt như sau:

Tại Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính về hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã có hướng dẫn cụ thể chi tiết về nguyên tắc viết hóa đơn, chứng từ.

Ngoài quy định “…không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có)” thì Thông tư 64 cũng không quy định cụ thể được hay không được viết tắt những từ gì. Tuy nhiên, thời gian qua, Tổng cục Thuế nhận được nhiều phản ánh của các cục thuế, các doanh nghiệp, người dân… hỏi về việc viết tắt tên, địa chỉ trên hoá đơn, do vậy, ngày 10/12/2013, Tổng cục thuế đã có Công văn số 4291/TCT-CS quy định như sau:

            “Tại Khoản 2b Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định: “Nội dung trên hoá đơn đã lập: Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế”.

            Như vậy, về nguyên tắc, khi lập (nhận) hoá đơn, tiêu thức tên, địa chỉ của người bán và người mua được ghi theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế.

            Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN" hoặc “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX", “Chi nhánh” thành “CN"… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ DN và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp thì vẫn được xem là hợp pháp, được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế.”

Trường hợp viết tắt các từ như bạn hỏi (TM – tiền mặt hay thương mại, CK – chiết khấu hay chuyển khoản, HN – Hà Nội) nếu không có gì làm sai lệch nội dung của hóa đơn, chứng từ, không cấu thành yếu tố vi phạm luật thuế, mà trong Công văn 4291/TCT-CS chưa nêu được hết sau phần “…” dùng để liệt kê các từ, cụm từ được viết tắt, thì cũng được coi là hợp lệ. Bạn có thể trao đổi trực tiếp với cán bộ của cơ quan chức năng quản lý trên địa bàn bạn kinh doanh để thống nhất trong thực hiện.             

Trong nhiều trường hợp, cơ quan chức năng có thể quy định cụ thể các từ được viết tắt trong kê khai viết hóa đơn, cho phép các doanh nghiệp tại địa bàn nơi cơ quan thuế quản lý được quyền sử dụng, tất cả là vì lợi ích của người kinh doanh, nhằm tạo thuận lợi nhất cho người dân khi tham gia vào các mắt xích của nền kinh tế. Như trường hợp ngày 29 tháng 08 năm 2013, Cục thuế TP. Hồ Chí Minh có Công văn số: 6167/CT-TTHT quy định về việc viết tắt một số chỉ tiêu trên hóa đơn. Qua đó, việc viết tắt hoặc rút gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố Hồ Chí Minh" thành "TP.HCM", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" là "TNHH", "khu công nghiệp là "KCN", "sản xuất" là "SX",… các từ viết tắt đó được xem là hợp pháp, được sử dụng để kê khai thuế.

Vấn đề bạn hỏi: “nhất thiết khi viết hóa đơn phải có người mua hàng không?” chúng tôi xin trả lời: cũng tại Thông tư 64 đã nêu rõ: Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Do vậy, trong hóa đơn của bạn không nhất thiết phải có tên người mua hàng. Nhưng phải ghi rõ phần người mua như quy định trên.

Đề nghị bạn nghiên cứu kỹ các quy định và chấp hành đúng các yêu cầu của hạch toán kế toán.

Chúc bạn thành công.