Đặt vấn đề

Theo Nghị định số 39/2018/NĐ-CP ngày 11/3/2018 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV): DNNVV là cơ sở kinh doanh đã đăng ký theo quy định pháp luật, được chia thành 3 cấp độ: Siêu nhỏ, nhỏ, vừa và cụ thể cho từng lĩnh vực hoạt động. Cụ thể, trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ DN siêu nhỏ có số lượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người, tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng doanh thu của năm không quá 10 tỷ đồng.

DN nhỏ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 50 người, tổng nguồn vốn không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng. DN nhỏ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 50 người và tổng nguồn vốn không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng. DN vừa có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người, tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng doanh thu của năm không quá 300 tỷ đồng.

Theo Tổng cục Thống kê, hiện nay, DNNVV chiếm trên 97% số DN cả nước, giải quyết việc làm khoảng 36% tổng số lao động trong các DN, thu hút khoảng 32% tổng số vốn. Điều này cho thấy, DNNVV là lực lượng quan trọng, đóng góp rất lớn cho nền kinh tế. Thời gian qua có nhiều cơ chế, chính sách ra đời nhằm hỗ trợ DNNVV, điển hình như: Luật Hỗ trợ DNNVV đã tạo hành lang pháp lý, với các hình thức hỗ trợ như: Hỗ trợ tiếp cận tín dụng; hỗ trợ thuế, kế toán; hỗ trợ thông tin, tư vấn và pháp lý…

Theo Vụ Tín dụng các ngành kinh tế, bình quân giai đoạn 2018 - 2022, dư nợ tín dụng đối với DNNVV tăng 14,17%, cao hơn bình quân chung toàn nền kinh tế. Năm 2022, dư nợ tín dụng đối với DNNVV tăng 8,28% so với cuối năm 2021, chiếm khoảng 19% tổng dư nợ tín dụng chung toàn nền kinh tế. Các ngân hàng thương mại (NHTM) Nhà nước đi đầu trong cho vay DNNVV, chiếm 48,05% tổng dư nợ. Khối NHTM cổ phần cho vay chiếm 47,43%.

Tuy nhiên, do quy mô hạn chế nên hầu hết các DNNVV đều gặp khó khăn về vốn, vẫn chưa tiếp cận được với các nguồn vốn vay. Nguyên nhân cơ bản là DN chưa có tầm nhìn chiến lược kinh doanh trung và dài hạn, thiếu tài sản đảm bảo, thông tin báo cáo tài chính (BCTC) chưa đúng theo chuẩn mực, thiếu tính minh bạch số liệu kế toán, tính chính xác số liệu chưa cao, nguồn nhân lực thiếu kỹ năng và kinh nghiệm… Vấn đề mà DNNVV có thể thực hiện đó là làm cho thông tin của BCTC minh bạch, chính xác, rõ ràng hơn và một trong các biện pháp để nâng cao tính minh bạch tài chính cho DNNVV là xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.

Nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa

COSO (Committee of Sponsoring Organization) là Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận khi lập BCTC. Năm 1992, báo cáo COSO ra đời, đưa ra định nghĩa thống nhất cách hiểu chung về kiểm soát nội bộ (KSNB), mô tả các bộ phận hợp thành của KSNB giúp các DN có thể xây dựng một hệ thống KSNB hiệu quả.

Sau 21 năm môi trường kinh doanh có nhiều thay đổi, COSO đã rà soát lại những hướng dẫn trong báo cáo của mình để cập nhật. COSO năm 2013 ban hành và áp dụng từ ngày 01/01/2015 đã có một số thay đổi trong nội dung 5 bộ phận hợp thành của KSNB (bộ 17 nguyên tắc của COSO 2013) nhằm giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc thiết lập hệ thống KSNB.

Đối với Việt Nam, Chuẩn mực kiểm toán 315 (VSA 315), KSNB gồm 5 thành phần: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị; (3) Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC; (4) Các hoạt động kiểm soát; (5) Giám sát các kiểm soát. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp, bản chất rủi ro của DN mà thiết kế, thực hiện và duy trì KSNBcó thể không rõ rệt nhưng vẫn phải thực hiện mọi yếu tố của KSNB. Cụ thể:

Thứ nhất, môi trường kiểm soát. Đây là nền tảng ý thức, văn hoá của tổ chức sẽ tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong DN. Môi trường kiểm soát thể hiển thông qua quy trình, cơ cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn việc thực hiện và trách nhiệm của mọi thành viên ở các cấp quản lý khác nhau trong DN.

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố: Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi chính trực và các giá trị đạo đức; Cam kết về năng lực; Sự tham gia của ban quản trị; Triết lý, phong cách điều hành của Ban giám đốc; Cơ cấu tổ chức; Phân công quyền hạn, trách nhiệm; Các chính sách, thông lệ về nhân sự.

Hiện nay, trong hoạt động DNNVV gặp phải một số vấn đề như: Việc quản lý DN thường tập trung vào một người duy nhất là nhà quản lý, bản thân họ cũng phải kiêm nhiệm rất nhiều vị trí; DN vận hành theo cảm tính, kinh nghiệm cá nhân chứ ít tuân thủ theo quy định, số lượng nhân viên hạn chế, nên vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không tránh khỏi.

Trong khi đó, nhà quản lý chưa thể thiết lập được hệ thống quản lý hoàn thiện, hệ thống nguyên tắc, quy trình để nhân viên có thể tuân thủ theo một nguyên tắc cụ thể. Những hạn chế này có thể dẫn đến hàng loạt rủi ro cho DNNVV là đạo đức kinh doanh, hiệu quả và trách nhiệm công việc của nhân viên, gian lận xảy ra…

Thứ hai, đánh giá rủi ro. Trong mọi hoạt động của bất kỳ DN nào đều có thể phát sinh rủi ro như: Rủi ro do canh tranh; thị trường; luật pháp hay rủi ro xuất phát từ bên trong của DN về các gian lận, nhân sự… DNNVV thường hay gặp phải các rủi ro như: Nhân sự ít nên phân công nhiệm vụ thường sẽ vi phạm nguyên tắc như: Nhân viên vừa bán hàng vừa quản lý kho; nhân viên bán hàng kiêm luôn thủ quỹ, chưa quản lý tốt công nợ, hàng tồn kho, sắp xếp lộn xộn có thể dẫn đến mất mát hoặc biển thủ tài sản... Nếu các rủi ro này không được xác định và đánh giá mức độ rủi ro sẽ ảnh hưởng đến các thông tin trình bày trong BCTC.

Do đó, ban giám đốc phải xác định được các rủi do trong hoạt động mà ảnh hưởng đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính theo khuôn khổ, ước tính được các rủi ro gặp phải, đánh giá khả năng có thể xảy ra từ đó đưa ra hành động cụ thể để xử lý, quản trị rủi ro.

Thứ ba, hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC. Hệ thống thông tin đưa ra các BCTC, các thông tin về hoạt động, tính tuân thủ của DN, nó đảm bảo cho sự hoạt động cũng như giám sát DN. Thông tin tài chính có vai trò trong việc ra quyết định của nhà quản lý, là cơ sở dữ liệu cho việc lập và trình bày BCTC. Tuy nhiên, các DNNVV vẫn gặp trở ngại trong quá trình xác định các thông tin cho việc ra quyết định, việc kết hợp các thông tin để có thể tạo ra hệ thống báo cáo quản trị, sự trao đổi thông tin giữa các cấp chưa được hiệu quả. Đòi hỏi, cần phải cung cấp những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân gắn liền với KSNB.

Bên cạnh đó, chất lượng thông tin BCTC phụ thuộc đến nhân sự phòng kế toán, năng lực của kế toán viên trong việc xác định và ghi nhận các giao dịch kế toán có phản ánh kịp thời, đúng kỳ kế toán, đảm bảo các thông tin kế toán được trình bày đầy đủ, chính xác trong BCTC. Tuy nhiên, chính vì sự hạn chế về số lượng nhân viên trong DNNVV, thường phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán hay bị vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm nên dễ bị trùng lắp khi ghi nhận kế toán, hoặc trường hợp xấu có thể xảy ra tình trạng gian lận, thay đổi dữ liệu kế toán làm thông tin cung cấp thiếu chính xác. Do vậy, cần xem xét, cân nhắc việc phân công nhiệm vụ để tăng khả năng kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận, giảm thiểu gian lận từ nhân viên.

Thứ tư, các hoạt động kiểm soát. Hoạt động này bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ dẫn của ban giám đốc trong việc giảm thiểu rủi ro để đạt được mục tiêu. Hoạt động kiểm soát diễn ra ở tất cả các phòng ban, bao gồm các nội dung kiểm soát cơ bản như phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, phê chuẩn, uỷ quyền, kiểm soát tài sản...

Thứ năm, giám sát các kiểm soát. Giám sát là đánh giá chất lượng KSNB theo thời gian. Từ đó, những khuyết điểm của KSNB sẽ được phát hiện và có biện pháp khắc phục kịp thời. Để đạt mục tiêu, nhà quản lý cần thực hiện giám sát thường xuyên, xem xét các kiểm soát có đang hoạt động như dự kiến, đảm bảo rằng các thủ tục kiểm soát hoạt động hiệu quả theo thời gian.

Bên cạnh đó, bộ phận KSNB có thể tham gia vào hoạt động giám sát các kiểm soát thông qua các đánh giá riêng lẻ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đều đặn về hoạt động của kiểm soát.

Đối với DNNVV, việc thuê ngoài kiểm toán hay làm phòng KSNB không phải dễ dàng thực hiện. Các nhà quản lý phải chủ động thực hiện việc giám sát các hoạt động của DN thường xuyên, để kịp thời phát hiện các sai phạm, từ đó có giải pháp, phương án xử lý kịp thời.

Một số giải pháp đề xuất

Các khó khăn nội tại ở nhiều DNNVV đang gặp phải liên quan đến xây dựng hệ thống KSNB như: Năng lực nhà quản lý; Nhân sự hạn chế, phải cân nhắc các chi phí bỏ ra cho kiểm soát, DNNVV mới chỉ lo giải quyết sự vụ, chưa chú trọng nhiều đến các rủi ro sẽ gặp phải trong tương lai... Những hạn chế này là do việc xây dựng quy trình kiểm soát chưa được chú trọng, hoặc chưa có khả năng xây dựng hệ thống KSNB phù hợp và khả thi với DN. Như vậy, để có được một hệ thống KSNB hiệu quả cần quan tâm triển khai một số nội dung sau:

Một là, nhà quản lý nên chú trọng đến nhân sự, nhất là phòng kế toán. Vì việc thiếu nhân sự dẫn đến các công việc kế toán kiêm nhiệm, cần phải phân chia trách nhiệm hạn chế tối thiểu tình trạng thông đồng, biển thủ tài sản, gian lận, chỉnh sửa số liệu làm thông tin BCTC thiếu chính xác.

Bên cạnh đó, chú trọng đến tuyển dụng nhân sự có năng lực; tổ chức đào tạo, tập huấn, cập nhật cơ chế, chính sách mới phục vụ cho công tác kế toán, làm cho các thông tin trên BCTC được trình bày đúng quy định.

Hai là, nhà quản lý cần chú trọng xây dựng văn hoá kiểm soát, truyền đạt thông điệp đến mọi nhân viên, để họ hiểu rằng kiểm soát nhằm đảm bảo các công việc được thực hiện đúng quy định giảm thiểu sai sót, hỗ trợ cho các cá nhân, các bộ phận làm việc thuận lợi hơn.

Ba là, thường xuyên tổ chức, rà soát lại các quy trình nghiệp vụ, giúp phát hiện các sai sót tiềm ẩn trong quá trình thực hiện, trên cơ sở đó đánh giá lại tính hợp lý của các thủ tục kiểm soát, từ đó có thể sửa đổi, bổ sung thêm các thủ tục kiểm soát, giảm thiểu được các rủi ro ở mức độ có thể chấp nhận.

Bốn là, DN nên xây dựng bộ phận KSNB để giúp DN trong việc đưa ra các đánh giá khách quan về hiệu quả hoạt động của DN; thực hiện giám sát các hoạt động của các bộ phận và có các giải pháp giúp DN; nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, lập và trình bày BCTC.

Tóm lại, hệ thống KSNB hiệu quả sẽ kiểm soát và ngăn chặn được những rủi ro, hạn chế tối đa các sai phạm và đưa ra biện pháp xử lý, góp phần tăng độ tin cậy thông tin BCTC; từ đó giảm thiểu được nguyên nhân đến từ phía DN là do hệ thống báo cáo không đầy đủ, rõ ràng, minh bạch làm ảnh hưởng đến việc tiếp cận tài chính của các tổ chức tài chính.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2017), Luật 04/2017/QH14 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa;
2. Chính phủ (2018), Nghị định 39/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa;
3. Bộ Tài chính (2012), Thông tư số 214/2012/TT-BTC về việc ban hành hệ thống 37 chuẩn mực kiểm toán;
4. Lê Thị Thảo (2020), Hệ thống kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo tài chính trong doanh nghiệp nhỏ và vừa, Luận văn Thạc sỹ, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh;
5. COSO (2013), The 2013 Internal Control – Integated Framework.