Một số vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam

TS. Phạm Thanh Thủy - Học viện Ngân hàng

(Taichinh) -

Việc nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam để đảm bảo sự phát triển lành mạnh, an toàn trong nền kinh tế thị trường là vấn đề mang tính cấp thiết. Bài viết khảo sát, phân tích và đưa ra một số đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại hiện nay so với quy định của Ngân hàng Nhà nước và thông lệ quốc tế.

Ảnh minh họa. Nguồn: internetẢnh minh họa. Nguồn: internet

Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

Hoạt động kinh doanh ngân hàng là loại hình kinh doanh có nhiều rủi ro, dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót. Việc bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại (NHTM) luôn được quan tâm đặc biệt. Một ngân hàng “có vấn đề” có thể gây nên đổ vỡ dây chuyền trong hệ thống tài chính – ngân hàng, ảnh hưởng rất lớn đối với toàn bộ nền kinh tế.

Kiểm soát nội bộ (KSNB) tốt có thể trợ giúp cho các nhà quản lý ngân hàng trong việc ngăn chặn gian lận và sai sót. KSNB bộ tốt còn trợ giúp cho kiểm toán độc lập có được những bằng chứng tin cậy trong việc đánh giá tính trung thực và hợp lý tình hình tài chính của ngân hàng.

Trước yêu cầu đó, ngày 29/12/2011, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) đã ban hành Thông tư số 44/2011/TT-NHNN quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, ngân hàng nước ngoài nhằm định hướng hoàn thiện tổ chức và hoạt động của hệ thống KSNB tại các NHTM.

Tuy nhiên, thực tế tổ chức và hoạt động của hệ thống KSNB tại các NHTM vẫn còn nhiều bất cập, việc triển khai và vận dụng các quy định pháp lý, quản trị còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, việc nghiên cứu đánh giá hệ thống KSNB, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB trong các NHTM để đảm bảo sự phát triển lành mạnh, an toàn là vấn đề cấp thiết.

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

Hoạt động của hệ thống KSNB là một phần không tách rời các hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB của NHTM, việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản: tính hiệu lực, tính đầy đủ và toàn diện, tính hợp lý, tính thận trọng, tính kịp thời, tính hiệu quả.

Uỷ ban Basel về giám sát nghiệp vụ ngân hàng trong các hướng dẫn đã nêu ra sự cần thiết các ngân hàng có/hoặc buộc có hệ thống KSNB hiện tại phù hợp đối với tính chất và quy mô hoạt động của họ. Bên cạnh đó, cơ sở pháp lý của hệ thống KSNB của NHTM Việt Nam là Luật các Tổ chức tín dụng  (năm 1997), Thông tư 44/2011/TT-NHNN quy định về hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, có hiệu lực từ ngày 12/02/2012.

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại

Hầu hết ngân hàng các nước có thị trường tài chính phát triển đều áp dụng khung thống nhất về KSNB theo Ủy ban tổ chức tài trợ (COSO) để đánh giá hệ thống KSNB. Nội dung đánh giá được tiến hành đối với 5 thành phần chính: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Giám sát; Các hoạt động kiểm soát và Thông tin và truyền thông.

Trên cơ sở khung KSNB theo COSO, Ủy ban Basel đã ban hành khung KSNB áp dụng cho các ngân hàng, được xem như là hướng dẫn cho việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB trong ngân hàng, đặc biệt các ngân hàng tuân thủ Basel.

Phương pháp nghiên cứu

Để tìm hiểu về hệ thống KSNB tại các NHTM Việt Nam, tác giả đã gửi Phiếu khảo sát tới các ngân hàng. Người trả lời phiếu là các cán bộ làm việc tại các bộ phận phòng ban nghiệp vụ, bộ phận KSNB, kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát của các ngân hàng.

Ngoài dựa trên kết quả phiếu thu thập thông tin, thực hiện phỏng vấn sâu các cán bộ ngân hàng đã trả lời phiếu, khảo sát các quy trình nghiệp vụ tại một số ngân hàng, tác giả đã thu thập và phân tích thông tin về một số vụ gian lận xảy ra gần đây trong hoạt động ngân hàng, từ đó nhận diện các điểm yếu kém trong hệ thống KSNB của các NHTM.

Kết quả nghiên cứu

Thực trạng môi trường kiểm soát:

Kết quả khảo sát cho thấy, môi trường kiểm soát trong các NHTM hiện còn nhiều vấn đề bất cập như: Hầu hết các NHTM dù đã ban hành các văn bản nội bộ, các quy định, nhiều văn bản còn mang tính hình thức. Không phải lúc nào ban giám đốc cũng thận trọng trong việc xây dựng các ước tính kế toán như trong việc phân loại nợ, trích lập dự phòng…

Về cơ bản, các NHTM hiện nay đã xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của mình. Tuy nhiên, việc mô tả công việc cụ thể và trách nhiệm của từng thành viên, đặc biệt là các thành viên chủ chốt chưa được xây dựng rõ ràng. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được tuân thủ chặt chẽ, đặc biệt ở các chi nhánh nhỏ.

Các quy định liên quan đến việc tuyển dụng nhân viên có trình độ và đạo đức tốt; tạo môi trường để phát huy hết năng lực của nhân viên; giữ chân nhân viên giỏi chưa được cụ thể hóa trong các quy chế của ngân hàng. Việc đề bạt dựa trên đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc thể hiện cam kết của đơn vị trong việc bổ nhiệm những nhân sự có khả năng vào những trọng trách cao hơn.

Tuy nhiên, các phương pháp và tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên còn chung chung. Kết quả đánh giá thành tích chưa được phản hồi, trao đổi lại với cán bộ nhân viên, chưa gắn chặt với chế độ tiền lương, đề bạt làm giảm đi tác dụng của công tác đánh giá...

Thực trạng quy trình đánh giá rủi ro:

Hiện nay, hầu hết NHTM, đặc biệt là 10 NHTM nằm trong nhóm các ngân hàng được lựa chọn triển khai Basel 2 đã thành lập Ban quản lý rủi ro, khối quản lý rủi ro. Nhiều NHTM đã xây dựng chính sách quản lý rủi ro liên quan đến các hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro như: Chính sách quản lý rủi ro thanh khoản, chính sách quản lý rủi ro lãi suất, chính sách quản lý rủi ro thị trường…; cũng như các kế hoạch ứng phó khi các sự cố đó xảy ra.

Tuy các NHTM đã xây dựng những văn bản đánh giá rủi ro nhưng chưa thực sự chủ động vào việc nhận diện rủi ro, thường tập trung vào việc phát hiện và giảm thiểu rủi ro. Vì vậy, đây là nhân tố được xem có điểm bình quân thấp nhất (mean= 3.0365 < 4).

Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu cũng cho thấy hầu hết các NHTM chưa thực sự quan tâm tới các yếu tố có thể dẫn tới rủi ro như: Có những thay đổi trong môi trường hoạt động, sự xuất hiện nhân sự mới, đặc biệt là nhân sự cấp cao, áp dụng công nghệ mới và mô hình kinh doanh mới, thay đổi chính sách kế toán.

Tại một số tổ chức tín dụng, HĐQT và Ban kiểm soát chưa phân công và quy định cho Bộ phận Kiểm toán nội bộ hoặc Giám sát tuân thủ thực hiện kiểm toán/kiểm tra đối với các tỷ lệ an toàn được lập bởi các bộ phận nghiệp vụ

Thực trạng hệ thống thông tin và trao đổi thông tin:

Các NHTM đã xây dựng Quy chế về tổ chức công tác kế toán trong ngân hàng phù hợp với yêu cầu của NHNN, cũng như yêu cầu về quản trị tại ngân hàng: quy định hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với yêu cầu pháp luật, chính sách kế toán, hệ thống mã phòng ban, mã sản phẩm…

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, vẫn còn hiện tượng cán bộ nhân viên vi phạm quy trình nghiệp vụ kế toán như: nguyên tắc hạch toán kế toán và chuẩn mực kế toán; đơn vị chưa thực hiện đối chiếu chữ ký và chữ viết của khách hàng trên các chứng từ giao dịch, chứng từ vay vốn so với chữ ký, chữ viết trên phiếu đăng ký mở tài khoản trước khi thực hiện giao dịch cho khách hàng…

Ở nhiều NHTM, với đặc điểm quy mô lớn, cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều chi nhánh, phòng giao dịch, nên việc thiết lập các kênh thông tin hiện nay còn nhiều hạn chế. Các cấp quản lý bên dưới chưa thực sự nắm bắt kịp thời những chỉ đạo của các nhà quản lý cấp trên.

Các cấp quản lý cao hơn thì việc thu nhận thông tin phản hồi từ các cấp bên dưới cũng chưa thực sự kịp thời. Tại một số NHTM, thông tin chủ yếu diễn ra theo một chiều từ trên xuống dưới.

Một số tổ chức tín dụng chưa có quy định và phổ biến rõ ràng về việc bên liên quan của một cá nhân, bao gồm cả các trường hợp sau: “Tổ chức, cá nhân ủy quyền đại diện phần vốn góp, cổ phần cho cá nhân đó” và “Cá nhân cùng với cá nhân đó được một tổ chức ủy quyền đại diện phần vốn góp, cổ phần tại một tổ chức khác” và “cá nhân được cá nhân đó ủy quyền đại diện phần vốn góp, cổ phần”.

Hầu hết các NHTM đã chú trọng xây dựng hệ thống công nghệ thông tin, phát triển hệ thống thông tin quản lý nội bộ, nâng cấp ngân hàng lõi phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản trị điều hành ngân hàng: xây dựng hệ thống dự phòng theo tiêu chuẩn quốc tế, hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng nhu cầu phát triển sản phẩm dịch vụ, áp dụng khoa học công nghệ vào quy trình quản lý hiện đại.

Việc xây dựng các quy trình công nghệ thông tin được tiến hành trong NHTM đa số bởi các chuyên gia công nghệ thông tin. Tuy nhiên, có một số bộ phận chưa đảm bảo việc thực hiện các quy trình bởi cán bộ có trình độ chuyên môn...

Thực trạng các hoạt động kiểm soát:

Về cơ bản các NHTM đã ban hành các quy định, nhưng chưa thực sự mô tả đầy đủ nhiệm vụ của các thành viên trong tổ chức của mình. Tại một số tổ chức tín dụng có thành viên của HĐQT tham gia trực tiếp vào việc phê duyệt các giao dịch/quyết định kinh tế cụ thể.

Một số trường hợp Chủ tịch HĐQT hoặc thành HĐQT đồng thời là thành viên của Hội đồng tín dụng, Hội đồng đầu tư để tham gia và quyết định phê duyệt các giao dịch kinh tế cụ thể. Điều này có thể tạo điều kiện cho Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT vừa tham gia điều hành kinh doanh hàng ngày vừa giám sát hoạt động, nhưng vai trò giám sát của HĐQT sẽ bị giảm hiệu lực.

Các NHTM đã xây dựng quy trình nghiệp vụ đầy đủ, thiết lập các chốt kiểm soát nhằm ngăn chặn, phát hiện và xử lý các sai phạm nhưng tính hiệu lực của các hoạt động kiểm soát phụ thuộc rất nhiều vào sự tuân thủ các quy định từ phía cán bộ nhân viên. Vẫn còn xảy ra nhiều sai phạm trong các hoạt động của ngân hàng, khi nhân viên lợi dụng điểm yếu, những lỗ hổng trong hệ thống KSNB.

Nghiệp vụ tín dụng là một trong những nghiệp vụ chủ yếu của các NHTM, đây là nghiệp vụ chứa đựng nhiều rủi ro, cũng như sai phạm. Sai phạm của các NHTM thường liên quan đến việc không tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ; làm giả hồ sơ, giấy tờ, chữ ký...

Ngoài ra, quy trình cấp tín dụng, giám sát thực hiện hợp đồng tín dụng cũng chưa được tuân thủ đầy đủ: Cấp tín dụng không đúng đối tượng khách hàng, chấm điểm tín dụng chưa chính xác, áp dụng sai mã sản phẩm…; không thực hiện đầy đủ quy trình kiểm tra, giám sát khoản vay…; thực hiện giao dịch vượt thẩm quyền...

Các NHTM chưa chú trọng đến hoạt động kiểm soát môi trường hoạt động công nghệ thông tin qua chiến lược phát triển phát triển công nghệ thông tin, thủ tục thiết lập và phát triển chương trình; thủ tục sử dụng báo cáo bất thường, thiết lập đường dây nóng để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề bất thường, các sai sót do gian lận và nhầm lẫn; thủ tục yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định của ngân hàng cũng như các quy định pháp luật làm giảm uy tín và gây thiệt hại về kinh tế cho ngân hàng...

Thực trạng giám sát các kiểm soát:

Qua kết quả khảo sát về chất lượng KSNB cho thấy, về cơ bản các NHTM hiện chưa thực hiện duy trì thành phần giám sát các kiểm soát, nên điểm trung bình rất thấp. Các nhà quản lý cấp cao chưa thực sự quan tâm tới việc kiểm soát thường xuyên, trong quá trình hoạt động thường chỉ khi có những sự kiện bất thường xảy ra thì mới thực hiện kiểm soát.

Hiện nay, bộ phận kiểm toán nội bộ về cơ bản đều được thành lập ở tất cả các NHTM. Tuy nhiên, cán bộ thuộc bộ phận này thường không đảm bảo số lượng phù hợp với quy mô của ngân hàng. Hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ đã tiến hành kiểm tra một số hoạt động, một số đơn vị tại ngân hàng và phát hiện tồn tại, thiếu sót và kiến nghị các biện pháp khắc phục.

Số đơn vị được kiểm toán so với mạng lưới hoạt động của NHTM cho thấy hoạt động kiểm toán còn mỏng, chưa kiểm tra được nhiều đơn vị trong hệ thống và nội dung kiểm tra chưa toàn diện, nên chưa đánh giá tổng quát được hoạt động của ngân hàng, chưa ngăn chặn kịp thời các vi phạm, tồn tại.

Các NHTM đã có quy định về thực hiện đánh giá hệ thống KSNB nội bộ định kỳ nhưng báo cáo chưa đi sâu đánh giá các nguyên tắc căn bản của hệ thống KSNB mà chủ yếu mô tả cơ cấu tổ chức của ngân hàng, tóm tắt tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán trong năm; rà soát hệ thống các văn bản, quy định nội bộ…; vai trò của các đơn vị trong hệ thống quản trị rủi ro còn hạn chế...

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội, 2007, Luật Các Tổ chức tín dụng;

2. Thông tư 44/2011/TT-NHNN quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

3. Vũ Thuý Ngọc, Hệ thống kiểm soát nội bộ của một số ngân hàng hiện đại. Tạp chí Ngân hàng số 9/2006.

Bình luận

Ý kiến của bạn sẽ được biên tập trước khi đăng. Xin vui lòng gõ tiếng Việt có dấu
  • tối đa 150 từ
  • tiếng Việt có dấu

Cùng chuyên mục