Vài nét về ứng dụng nguồn lực doanh nghiệp

Ứng dụng nguồn lực doanh nghiệp - ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó, phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Tất cả các thông tin trong hoạt động của doanh nghiệp (DN) đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, với mỗi mô hình hoạt động của DN thì kiến trúc các phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể khác nhau trong một tiêu chuẩn mang tính đặc thù. ERP là giải pháp phần mềm duy nhất  mà các phân hệ của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc nhưng lại được tích hợp với nhau để thống nhất thực hiện một quá trình đầy đủ trong doanh nghiệp, các thông tin trong hoạt động của doanh nghiệp được truy xuất đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời.

ERP tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn dễ hiểu về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm: Nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn.

Vai trò của ứng dụng nguồn lực doanh nghiệp

Việt Nam đã bước vào giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn. Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội nhưng cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp Việt Nam đã, đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.

Phần mềm ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: Kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng…

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.

Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công phần mềm ERP, chúng ta sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh.

Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và ERP trong các doanh nghiệp Việt Nam

Các giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin của các doanh nghiệp

Các doanh nghiệp khi đầu tư cho công nghệ thông tin (CNTT) đều băn khoăn sẽ bắt đầu từ đâu. Qua các giai đoạn đầu tư, ứng dụng như thế nào để giảm thiểu rủi ro, đạt hiệu quả cao… Với ERP, các giai đoạn đầu tư CNTT gồm:

Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở hạ tầng: Đầu tư hệ thống hạ tầng CNTT về: Máy tính, mạng nội bộ, Internet, các giải pháp truyền thông cơ sở….

Giai đoạn 2: Ứng dụng tin học mức sơ khai: Tin học được sử dụng với các ứng dụng sơ khai nhất như soạn thảo văn bản, bảng tính, thu thập lưu trữ thông tin, chuẩn bị hồ sơ tài liệu, thư điện tử, diễn đàn, hội thoại, lịch công tác…

Giai đoạn 3: Ứng dụng tin học mức tác nghiệp: Khi đó doanh nghiệp đã có một loạt các ứng dụng phục vụ cho từng nhu cầu của công tác nghiệp vụ một cách đơn lẻ như ứng dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương, phần mềm quản lý khách hàng, quản lý vật tư, quản lý hợp đồng. Các ứng dụng này được sử dụng một cách rời rạc hướng tác nghiệp và mang tính thống kê lưu trữ số liệu là chính.

Giai đoạn 4: Ứng dụng tin học mức chiến lược: Ở giai đoạn này doanh nghiệp đã ứng dụng CNTT vào điều hành hoạt động của mình một cách trực tuyến với các giải pháp toàn diện cho tất cả các nguồn lực của mình theo các giải pháp như ERP - Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, CRM - Customer Relationship Management - Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng, SCM -  Supply Change Management - Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng… Các giải pháp này đã tích hợp tất cả các nguồn lực doanh nghiệp thành một khối thống nhất theo hướng điều hành trực tuyến đảm bảo nguồn thông tin lưu trữ tập trung và khai thác trên nhiều phương diện theo hướng mở.

Giai đoạn 5: Ứng dụng tin học mức thương mại điện tử. Ở giai đoạn này, các ứng dụng CNTT của doanh nghiệp đã dựa trên nền tảng điều hành trực tuyến với công nghệ internet hướng doanh nghiệp với khách hàng và doanh nghiệp với doanh nghiệp với phạm vi mở rộng toàn cầu.

Thực trạng ứng dụng quản lý nguồn lực doanh nghiệp  ở Việt Nam

Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều ứng dụng CNTT ở giai đoạn 3 với mức ứng dụng ở mức tác nghiệp rời rạc với những đặc điểm chung như sau:

- Các doanh nghiệp đều có các quy trình riêng trong việc xử lý, lưu trữ dữ liệu tác nghiệp theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp bằng sổ sách, giấy tờ, các bảng tính Exce. Một số chương trình phần mềm xây dựng riêng biệt như các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý vật tư, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương…

- Đa số lãnh đạo các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong tác nghiệp điều hành doanh nghiệp nhưng triển khai ứng dụng còn khá lúng túng trong lựa chọn giải pháp đồng bộ dẫn đến ứng dụng manh mún rời rạc hiệu quả không cao.

- Về đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin: Các cán bộ nằm trong bộ máy nhà nước có nhận thức khá hơn về thương mại điện tử nhờ có chương trình quốc gia về công nghệ thông tin được triển khai từ năm 1996 nhưng đa số các cán bộ làm trong doanh nghiệp nhận thức về thương mại điện tử là còn hạn chế. Đối với doanh nghiệp, việc kết nối Internet tuy đã được thực hiện tại một bộ phận doanh nghiệp nhưng kỹ năng nghiệp vụ và quản lý còn thấp.

- Về trang thiết bị: còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, trang thiết bị nghèo nàn, các máy tính đã được trang bị đa phần là các thế hệ máy tính cũ. Đối với các công cụ phần mềm, các cơ sở dữ liệu và dịch vụ CNTT chủ yếu phục vụ hoạt động quản lý chuyên ngành hoặc điều hành tác nghiệp.

- Bản thân doanh nghiệp khó khăn về tài chính, nguồn nhân lực và thiếu các tổ chức để tư vấn, hỗ trợ triển khai các giải pháp ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp.

- Phần lớn tập trung vào kế toán tài chính, vật tư, hàng hóa.

- Chưa đảm bảo tính toán tối ưu khai thác khả năng, nguồn lực của doanh nghiệp để có tính hiệu quả cao.

- Chưa nhiều đơn vị có được quy trình quản lý sản xuất từ khâu lập kế hoạch đến theo dõi điều độ thực hiện

- Hệ thống báo cáo của doanh nghiệp hiện nay sử dụng các phần mềm rời rạc còn nặng tính thống kê, không tức thời, chưa đủ cho phân tích quản trị doanh nghiệp.

Giải pháp ứng dụng quản lý nguồn lực cho các doanh nghiệp Việt Nam

Thông qua khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, để tăng năng lực cạnh tranh của Việt Nam trước bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu thì giải pháp ERP cho các doanh nghiệp phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu tổng quan sau:

Thứ nhất, cần quản lý thành hệ thống thông tin thống nhất trong toàn bộ công ty bao gồm tất cả các phòng ban chức năng, các xí nghiệp thành viên, các xưởng sản xuất… Hệ thống đó sẽ chia sẻ dữ liệu quy trình sản xuất kinh doanh cho toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp đồng thời cung cấp thông tin nhất quán, kịp thời cho quá trình ra quyết định trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ hai, đảm bảo tính tự động hóa cao, tích hợp được quy trình sản xuất kinh doanh tối ưu. Theo đó, cần tích hợp các công nghệ đặc thù của ngành. Việc kết nối này cũng cho phép cán bộ kinh doanh tính toán nhanh chi tiết giá thành chào hàng trong quá trình đàm phán chuẩn bị nhận đơn hàng gia công mới.

Thứ ba, cần tính linh hoạt và tính mở rất cao. Hệ thống cần linh hoạt trong tối ưu quy trình thiết kế, quy trình sản xuất, thống kê được năng lực sản xuất, năng lực máy móc, tiêu hao nguyên phụ liệu, nhân công để luôn đảm bảo tiến độ, chất lượng và yêu cầu cho các đơn hàng. Hệ thống đòi hỏi tính mở cao vì tốc độ phát triển của doanh nghiệp là khá lớn cộng với những thay đổi do môi trường tác động đòi hỏi hệ thống phải tương thích đáp ứng.

Thứ tư, tốc độ xử lý và nhập liệu phải nhanh: Trong sản xuất, do số lượng danh điểm trong quản lý sản xuất là rất lớn và cần lưu trữ để phục vụ phân tích thống kê nên việc quản lý danh điểm ngoài yêu cầu đáp ứng theo dõi nguyên phụ liệu, phải đảm bảo tốc độ xử lý, thời gian nhập liệu nhanh, thuận tiện trong kiểm soát danh điểm. Đây là một trong những yếu tố quyết định hệ thống ERP dùng được hay không.

Thứ năm, giải pháp ERP đề ra phải giải quyết được tối ưu các bài toán chức năng quản lý như: Bảo hiểm y tế, tính lương, thưởng, quản lý sản xuất, cân đối đồng bộ vật tư, giá thành sản phẩm theo từng công đoạn và chi tiết theo nhiều khoản mục, tồn kho, công nợ, kế hoạch, quản lý tiến độ dự án công việc, tối ưu hoá năng lực máy móc, năng lực nhân công sản xuất, quản lý hệ thống phân phối, quan hệ khách hàng… Các bài toán quản lý chức năng riêng lẻ phải được giải quyết hoàn thiện nhất trong bối cảnh thống nhất đồng bộ chung của toàn hệ thống.

Để đáp ứng được các yêu cầu tổng quát trên giải pháp mà bài viết trình bày được khái quát tại Hình 1. Theo đó, giải pháp quản trị đặt hàng là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp Việt Nam. Để đáp ứng được nhu cầu quản lý đặt hàng của doanh nghiệp, giải pháp đề ra giải quyết các chức năng chính sau đây:

- Quản trị đặt hàng: bao gồm quản trị yêu cầu mua, tính toán các đơn hàng kế hoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng: các thông tin đặt hàng, nghiệp vụ mua sắm, kế hoạch mua, lịch sử của các giao dịch mua hàng và quản lý giao nhận hàng.

- Quản lý nhà cung cấp với từ điển nhà cung cấp cùng các thông tin nhà cung cấp và địa điểm nhà cung cấp, công nợ phải trả cho nhà cung cấp.

Giải pháp quản trị sản xuất là giải pháp chi tiết quan trọng nhất và phức tạp nhất trong giải pháp ERP cho doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Đã có khá nhiều giải pháp ERP đưa ra nhưng đều thất bại mà nguyên nhân chính là giải pháp quản lý sản xuất không đáp ứng được. Đó là do nghiệp vụ quản lý sản xuất doanh nghiệp Việt Nam khá phức tạp và thường làm thủ công, không có quy trình thống nhất nên khi triển khai đề ra giải pháp nếu không khảo sát chi tiết đặc thù quy trình sản xuất của doanh nghiệp thì dễ dẫn đến thất bại.

Giải pháp quản trị tài sản cố định là một trong những phần quan trọng của giải pháp ERP cho doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Nhu cầu doanh nghiệp cần quản lý tập trung hệ thống thông tin về tài sản cố định để chủ động tối đa trong sản xuất, kinh doanh và chiến lược phát triển lâu dài. Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay việc quản lý tài sản cố định nằm ở phòng kế toán và phòng quản trị thiết bị với 2 mảng rời rạc và độc lập nhau như phòng quản trị quản lý số lượng, hiện trạng còn phòng kế toán quản lý giá trị. Các phần này gần như không thống nhất với nhau khiến các bộ phận khác nhau muốn có thông tin đầy đủ về hiện trạng tài sản cố định mất khá nhiều thời gian và công sức và đôi khi không chính xác. Do đó, cần có giải pháp quản lý tập trung mọi tài sản cố định của doanh nghiệp trên cùng hệ thống để đảm bảo các thông tin về tài sản được chia sẻ chung nhất cho toàn bộ các bộ phận có liên quan có thể nắm bắt như: Bộ phận quản trị thiết bị quản lý thông tin sổ tài sản, thông tin sửa chữa bảo dưỡng,  bộ phận kế toán quản lý nguồn vốn hình thành lên tài sản, khấu hao tài sản, đánh giá lại tài sản… Bộ phận kế hoạch nắm bắt được tình trạng quá khứ, hiện tại và tương lai các tài sản cố định của doanh nghiệp, bộ phận sản xuất nắm được hoạt động tài sản máy móc thiết bị để chủ động sản xuất… Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án. Do đó, cần phải có các bước chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải pháp triển khai. Ngoài ra, trong hình 1 đã mô tả các bước thực hiện cho các giải pháp kế toán tổng hợp, quản trị kho, quản trị bán hàng và quản trị tiền lương.

Kết luận

Triển khai giải pháp ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam là xu hướng tất yếu để quản trị doanh nghiệp một cách tổng thể và tối ưu nhất, phù hợp với các nhu cầu ứng dụng công nghệ và giải pháp hiện đại, toàn diện hiện nay. Giải pháp ERP mang lại những lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam: Nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo, hiệu quả công việc của toàn bộ doanh nghiệp, tạo môi trường thống nhất cho phép doanh nghiệp khai thác các thông tin thuận lợi và trao đổi thông tin với các đối tượng khác ngoài doanh nghiệp một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất. Sau khi nghiên cứu giải pháp ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam, có thể rút ra một số kết luận sau đây:

Một là, giải pháp ERP cần tính đến các nền tảng công nghệ thông tin của doanh nghiệp từ cơ sở vật chất, kiến thức tin học của nhân viên tác nghiệp, nhân viên hệ thống, khả năng nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản lý của các cấp lãnh đạo để đảm bảo đưa ra được giải pháp phù hợp nhất với từng doanh nghiệp.

Hai là, các phân hệ xây dựng trong giải pháp ERP cho doanh nghiệp cần tuân theo các chuẩn mực chung về kế toán của Việt Nam, các quy định về thương mại quốc tế, thương mại điện tử, các chính sách của ngành và của nhà nước.

Ba là, hệ thống ERP luôn đòi hỏi có tính mở cao phù hợp với xu thế phát triển của doanh nghiệp. Các thay đổi phải được chỉnh sửa dễ dàng và không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh  doanh của doanh nghiệp.             

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2004), “Quản trị Kinh doanh”, tr. 174-540 , NXB Lao động xã hội;

2. Phí Anh Tuấn (2007), “ERP Bài học triển khai “, tr. 30-32, Tạp chí Tin học và Đời sống số tháng 04/2007;

3. Rowan Gibson , Bản dịch (2002), “Tư duy lại tương lai”,  NXB Trẻ TP. Hồ Chí Minh;

4. Anderegg, Travis (2000), “ERP:  A-Z Implementer’s guide for success”, Resource Publishing;

5. Brandy, Monk, Wagner(2005), “Enterprise Resource Planning” – South Western;

6. Gerald Grant (2003), “ERP & Data Warehousing in Organizations”, IRM Press;

7. Robbins, S.P. và Coultar, M.(1996); “Management” - Prentice Hall International;

8. Stoner, J.A.F. và Wankel, C.(1987); “Management” – Prentice Hall International.