Hệ thống thông tin (HTTT) kế toán quản trị (KTQT) được hiểu là một bộ phận trong tổng thể doanh nghiệp (DN), thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho nhà quản lý trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định quản trị.

Giá trị mà HTTT KTQT mang lại cho DN là những thông tin có chất lượng để kiểm soát hoạt động, sử dụng nguồn lực tối ưu và khai thác tiểm năng. Có thể khái quát HTTT KTQT theo sơ đồ tại Hình 1.

Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Để đảm bảo HTTT KTQT trong DN hoạt động hiệu quả, cần nghiên cứu trên các góc độ: Mục tiêu, cấu trúc và môi trường hoạt động của hệ thống thông tin KTQT.

Thứ nhất, mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán quản trị.

Mục tiêu của HTTT KTQT là cung cấp thông tin cho nhà quản lý trong kiểm soát và ra quyết định nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý. Như vậy, cần phải thiết kế hệ thống báo cáo KTQT theo hướng cung cấp thông tin để kiểm soát hoạt động và ra quyết định quản lý, các chỉ tiêu trên báo cáo phải linh hoạt, phù hợp từng cấp quản lý, từng thời điểm sử dụng... Về báo cáo quản trị, tác giả gợi ý một số loại báo cáo sau:

(i) Hệ thống báo cáo thực hiện chức năng kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị DN, là một tiến trình gồm nhiều hoạt động kiểm tra, giám sát để đảm bảo hoạt động được thực hiện như mục tiêu đã đặt ra.

- Báo cáo phân tích chênh lệch, được lập dưới dạng chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, hoặc chênh lệch giữa các kỳ thực tế hoạt động, hoặc kết hợp cả hai loại báo cáo trên. Báo cáo giúp phân tích nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó để nhà quản trị có biện pháp thích hợp điều chỉnh.

- Báo cáo phân tích nhân tố, phân tích sự ảnh hưởng của các nhân tố lên chỉ tiêu kinh tế tổng hợp như thế nào, làm tăng hay giảm bao nhiêu, trên cơ sở đó nhà quản trị xem xét được sự ảnh hưởng của nó lên các chỉ tiêu trọng yếu trong kế hoạch và có giải pháp tác động lên nó.

- Báo cáo thành quả quản lý, đánh giá hiệu quả điều hành của nhà quản trị các cấp trong phạm vi quyền quản lý. Trên cơ sở xác định nguyên nhân sai lệch giữa thực tế và mục tiêu, đề xuất các biện pháp đưa hoạt động theo định hướng ban đầu hoặc thay đổi tiêu chuẩn để đạt hiệu quả quản lý mong đợi.

- Báo cáo kết quả bộ phận, là báo cáo trách nhiệm quản lý mà bộ phận đó có thể xác định được riêng biệt về doanh thu, thu nhập và chi phí.

(ii) hệ thống báo cáo thực hiện chức năng ra quyết định: Ra quyết định là một trong các chức năng cơ bản của quản trị DN. Một quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả, sự ổn định, phát triển và đảm bảo được mục tiêu của tổ chức.

- Báo cáo phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận (CVP), giúp nhà quản lý xem xét sự ảnh hưởng giữa các nhân tố về khối lượng, giá bán, biến phí, định phí, cơ cấu sản phẩm, kết cấu chi phí… lợi nhuận để có quyết định đúng đắn về sản xuất và tiêu thụ.

- Báo cáo phân tích thông tin thích hợp, theo một quy trình chọn lọc, đơn giản hoá thông tin giữa các phương án để cung cấp thông tin ngắn gọn, phù hợp và có trọng tâm cho nhà quản trị chọn lựa một phương án kinh doanh trên cơ sở nhận diện các thông tin thích hợp.

Thứ hai, các thành phần của HTTT KTQT.

Có ba phần tử quan trọng của HTTT KTQT là con người, thiết bị và dữ liệu. Các phần tử này cần phải được nhận diện để HTTT KTQT thực hiện mục tiêu và cải tiến. Cụ thể:

- Về con người: Khi xem xét yếu tố con người cần phải tập trung một số khía cạnh sau: Năng lực, trình độ của nhân viên KTQT; Tổ chức bộ máy KTQT; Mối quan hệ giữa kế toán với các bộ phận trong DN.

- Về thiết bị, phương tiện: Đây là công cụ để thực hiện việc thu nhận, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin. Trang thiết bị kỹ thuật như hệ thống máy vi tính, thiết bị mạng và các phần mềm kế toán xử lý tự động là rất cần thiết đối với HTTT KTQT hiện đại.

- Về dữ liệu của KTQT: Là nguyên liệu của HTTT KTQT nhằm chế biến thành thông tin hữu ích cho nhà quản trị trong việc thực hiện mục tiêu hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Dữ liệu KTQT bao gồm thông tin quá khứ, thông tin kế hoạch, thông tin tương lai, được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bên trong và bên ngoài DN, bằng nhiều phương pháp như các phương pháp kế toán, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phỏng vấn, phương pháp thực nghiệm…

Thứ ba, môi trường hoạt động.

Để đảm bảo HTTT KTQT hoạt động hiệu quả cần phải xem xét sự tác động qua lại với môi trường của nó. Trong phạm vi bài viết, tác giả trình bày một số nhân tố chính tác động đến HTTT KTQT sau:

- Chiến lược phát triển của DN: Chiến lược là việc tạo dựng cho DN một vị thế duy nhất và có giá trị nhờ việc triển khai một hệ thống các hoạt động khác biệt với đối thủ, trên cơ sở năng lực cốt lõi (Ngô Quý Nhâm, www.ocd.vn). Việc xây dựng chiến lược phát triển cần phải xem xét đến các nguồn lực hiện có và năng lực của DN. HTTT KTQT cần phải thiết lập, vận hành để hướng tới việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý trong việc xây dựng chiến lược, hoạch định mục tiêu.

- Nhu cầu thông tin KTQT của các nhà quản lý: HTTT KTQT được tổ chức tốt hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của nhà quản lý. Nhận thức của nhà quản trị là nhân tố quyết định việc tổ chức, khai thác HTTT KTQT như thế nào để đáp ứng mục tiêu của nhà quản trị.

- Đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý: Mỗi DN đều có một quy trình công nghệ khác nhau, lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, phương thức quản lý khác nhau điều này cũng ảnh hưởng đến HTTT KTQT trong từng DN.

- Môi trường khoa học công nghệ: Khoa học công nghệ ảnh hưởng rất lớn đến việc khai thác, phương thức xử lý HTTT KTQT. Với sự phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin, việc tổ chức HTTT KTQT dưới sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại, phần mềm chuyên dụng sẽ đảm bảo khoa học trong việc thu nhận, xử lý dữ liệu góp phần cung cấp thông tin một cách thiết thực, tin cậy cho nhà quản trị để mục tiêu quản lý.

Hệ thống thông tin kế toán quản trị theo quá trình kế toán

Có thể phân chia HTTT KTQT thành các hệ thống con gồm: Hệ thống thu nhận dữ liệu; hệ thống xử lý dữ liệu; Hệ thống cung cấp thông tin; hệ thống kiểm soát thông tin.

Hệ thống thu nhận dữ liệu

Thu nhận dữ liệu là giai đoạn đầu tiên trong quy trình thông tin KTQT, hệ thống thu nhận bao gồm các nội dung:

- Nhân sự để tổ chức thu nhận dữ liệu: Nhân viên KTQT phối hợp với các bộ phận khác trong DN trong quá trình thu thập dữ liệu, trong đó nhân viên KTQT đóng vai trò chính trong quá trình thu nhận.

- Các thủ tục khi nhập dữ liệu: Việc sử dụng phần mềm cần phải tuân thủ các quy trình, thủ tục để đảm bảo phần mềm hoạt động một cách hiệu quả.

- Tính chất của dữ liệu: Thông tin ban đầu mà HTTT KTQT thu nhận có thể là thông tin quá khứ (nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra), thông tin kế hoạch (dự toán, dự tính) hoặc thông tin tương lai (dự báo, dự đoán).

- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu KTQT được thu thập từ kế toán tài chính, KTQT (phòng kế toán), từ các bộ phận, phòng ban trong DN (bộ phận sản xuất, bộ phận tiêu thụ, bộ phận kỹ thuật, bộ phận chiến lược, bộ phận nhân sự, bộ phận cung ứng...), từ cơ quan quản lý Nhà nước, từ đối thủ cạnh tranh, từ các hiệp hội nghề nghiệp, từ báo cáo phân tích của các chuyên gia...

- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thông tin ban đầu bao gồm dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng nhiều phương pháp khác nhau như các phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp quan sát, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phương pháp thực nghiệm…

Hệ thống xử lý dữ liệu

Hệ thống xử lý dữ liệu có nhiệm vụ chuyển dữ liệu ban đầu thành thông tin KTQT có ích cho nhà quản trị. Hệ thống xử lý dữ liệu cần thực hiện:

- Chuẩn hóa dữ liệu thu thập: Đây là giai đoạn làm cho dữ liệu có giá trị, hiệu chỉnh dữ liệu và mã hóa dữ liệu để xử lý. Nhân viên KTQT sẽ kiểm tra tính đáng tin cậy của dữ liệu thu thập được, trên cả góc độ định tính và định lượng, nếu có sai sót tiến hành hiệu chỉnh lại dữ liệu, đồng thời mã hóa dữ liệu theo các phương pháp phù hợp.

- Tổng hợp dữ liệu: Sau khi chuẩn hóa xong, dữ liệu KTQT phải được tổ chức tổng hợp theo các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật xử lý của KTQT để cung cấp thông tin.

- Phân tích thông tin: Việc phân tích thông tin KTQT thường sử dụng các phương pháp như phương pháp so sánh, phương pháp phân tích nhân tố, phương pháp cân đối, phương pháp phân tích chi tiết...

Hệ thống cung cấp thông tin

Thông tin KTQT sau khi tổng hợp và phân tích sẽ tiến hành cung cấp cho nhà quản trị để sử dụng. Hệ thống cung cấp thông tin xem xét trên các khía cạnh:

- Trách nhiệm của KTQT: Kế toán theo từng bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm về xử lý thông tin trên cơ sở dữ liệu thu thập được, trình kế toán trưởng để duyệt thông tin. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước nhà quản trị về việc cung cấp thông tin.

- Phương thức truyền thông tin: Là cách thức truyền tải thông tin cho nhà quản trị trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thiết thực, kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Đối với việc sử dụng phần mềm, việc truyền tải thông tin cho nhà quản trị theo các phương thức sau: (i) KTQT xuất dữ liệu dưới dạng bản mềm (files) để gửi qua internet cho nhà quản trị, đồng thời in bản giấy, có ký xác nhận của kế toán trưởng chuyển kèm theo để tăng tính pháp lý của thông tin truyền đạt; (ii) nhà quản trị trực tiếp truy cập, truy xuất dữ liệu trên phần mềm để lấy thông tin.

- Đối tượng nhận thông tin: Thông thường là các nhà quản trị các cấp của DN, tùy theo thông tin cung cấp là loại thông tin nào để xác định đối tượng nhận tin. Nếu thông tin KTQT phục vụ cho mục tiêu chiến lược thì người nhận tin là nhà lãnh đạo cao cấp, còn nếu phục vụ cho mục tiêu tác nghiệp thì người nhận tin là các nhà quản trị các phòng ban chức năng, ban giám đốc DN.

Hệ thống kiểm soát thông tin

Kiểm soát thông tin là hệ thống nhằm đảm bảo cho hoạt động của HTTT KTQT được an toàn, tránh các rủi ro, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và nhằm thực hiện mục tiêu của thông tin KTQT. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát bao gồm:

- Phân quyền trong HTTT KTQT: Cần xác định khối lượng công việc và trách nhiệm của từng nhân viên trong việc thu thập, xử lý, cung cấp và thông tin. Cần xây dựng một quy trình chung trong việc vận hành HTTT KTQT.

- Kiểm soát phương thức xử lý của HTTT KTQT: Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích, cung cấp và sử dụng thông tin thường kết hợp giữa các bộ phận trong DN, kết hợp giữa con người và thiết bị kỹ thuật, kết hợp giữa nguyên lý và phương pháp KTQT. Vì vậy, nhất thiết cần phải xây dựng quy trình kiểm soát để tránh các rủi ro và đảm bảo an toàn cho HTTT KTQT.

- Bảo mật thông tin KTQT: Thông tin KTQT là thông tin trong nội bộ DN, chỉ cung cấp riêng cho các nhà quản trị để thực hiện các mục tiêu quản lý, do vậy tính bảo mật thông tin đòi hỏi rất cao. Do đó, cần phải thực hiện các biện pháp nhằm bảo mật thông tin KTQT.

KTQT hình thành ở Việt Nam từ năm 1985, tuy nhiên đến nay vẫn chưa thể hiện hết vai trò của nó, các DN chỉ khai thác thông tin KTQT để phục vụ việc hoạch định và quản trị chi phí. Để KTQT thực sự trở thành một công cụ hữu hiệu của quản trị DN, trở thành kế toán chiến lược, cần phải có cách nhìn tổng thể và có hệ thống về thông tin KTQT.

Tài liệu tham khảo:

1. Học viện Tài chính (2010), “Giáo trình KTQT”, NXB Tài chính;

2. PGS.,TS Phạm Văn Dược, TS. Huỳnh Lợi (2009), “Mô hình và cơ chế vận hành KTQT”, NXB Tài chính;

3. Harold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich (1990), “Essentials of management”, McGraw – Hill;

4. Robert S Kaplan, Young, Atkinson (2004), “Management Accounting”, Pretice Hall, New Jersey, 4th edition.