Một số công trình nghiên cứu đã chỉ ra rằng, văn thư điện tử là bước khởi đầu của chính phủ điện tử, lưu trữ điện tử là kết quả của quá trình thực hiện chính phủ điện tử. Bắt kịp xu thế, Bộ Tài chính luôn tiên phong và tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ, kịp thời đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và lưu trữ của toàn Ngành.

Thực trạng công tác lưu trữ trong ngành Tài chính

Trong những năm qua, công tác lưu trữ tài liệu trong ngành Tài chính đã đạt được những kết quả bước đầu, tuy nhiên, thực tế triển khai công tác này cũng đã phát sinh nhiều khó khăn, thách thức sau:

- Tài liệu lưu trữ giấy lớn, trong khi tài liệu lưu trữ điện tử chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn.

Theo báo cáo của Văn phòng Bộ Tài chính, tính đến 31/12/2017, toàn Ngành đang quản lý 836.574m tài liệu, trong đó, tại cơ quan Bộ Tài chính quản lý 6.360m; tại khối các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp thuộc Bộ Tài chính đang quản lý 3.734 m; tại khối tổng cục và tương đương đang quản lý 826.481m. Tính đến hết năm 2019, con số trên đã tăng lên khoảng 20%.

- Tỷ lệ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trong ngành Tài chính hiện nay còn thấp.

Theo khảo sát của Văn phòng Bộ Tài chính về việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ lưu trữ của các đơn vị trong ngành Tài chính, Tổng cục Thuế có khoảng 25% đơn vị ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ; Tổng cục Hải quan có khoảng 18,5% đơn vị có ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ; Tổng cục Dự trữ Nhà nước có khoảng 4,2% đơn vị có ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ; Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh có khoảng 18,2% đơn vị có ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ. Như vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ của các đơn vị trong Ngành chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

- Tài liệu điện tử hình thành từ các ứng dụng chưa được quản lý rủi ro, cho nên hiện hữu nguy cơ mất dữ liệu.

Thống kê từ tháng 12/2015 đến 14/3/2019 tại cơ quan Bộ Tài chính, số lượng văn bản điện tử được lưu trữ, quản lý trên Chương trình edocTC là 1.624.072 văn bản, trong đó, có 1.255. 253 văn bản đến, 205.485 văn bản đi, 162.206 Tờ trình Bộ và các văn bản nội bộ khác. Trung bình số lượng văn bản được lưu trữ, quản lý trên chương trình eDocTC là 464.020 văn bản/năm. Chỉ tính riêng năm 2019, số lượng văn bản gửi đi qua chương trình eDocTC là 140.495 văn bản (tăng 2,42% so với năm 2018), trong đó gồm 94.536 văn bản giấy đến Bộ; 36.345 văn bản điện tử đến Bộ qua Trục liên thông văn bản quốc gia.

Bên cạnh các ứng dụng văn bản điều hành, trong ngành Tài chính còn rất nhiều ứng dụng chuyên môn và các ứng dụng nội ngành. Các ứng dụng này tạo ra nguồn dữ liệu, tài liệu điện tử cần thiết được tập trung về một mối theo chế độ lưu trữ, để phục vụ cho công tác quản lý điều hành của Bộ Tài chính...

Thuận lợi, khó khăn trong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính

Những thuận lợi

Thứ nhất, ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ tài liệu của ngành Tài chính là giải pháp thiết thực, kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quản lý và lưu trữ hiện nay.

Thứ hai, ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp (CMCN) 4.0 là tất yếu. Hiện nay, mọi lĩnh vực trong đời sống gần như đã ứng dụng các thành tựu của CMCN 4.0. Chính phủ điện tử hoạt động hiệu quả, nền hành chính dần chuyển đổi từ văn bản, giấy tờ sang số hóa các văn bản, tài liệu giấy. Tài liệu điện tử, tài liệu số sản sinh bắt buộc phải được tổ chức, quản lý bằng phương thức mới; đồng thời, chuyển đổi tài liệu lưu trữ từ dạng truyền thống sang dạng điện tử.

Thứ ba, ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ là nhiệm vụ cấp bách được Đảng, Chính phủ và Bộ Tài chính chỉ đạo tại: Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019 – 2020, định hướng đến 2025; Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”; Nghị quyết số 02-NQ/BCSĐ của Ban Cán sự Đảng Bộ Tài chính ngày 09/3/2018 về triển khai ứng dụng công nghệ của CMCN 4.0 trong lĩnh vực tài chính, ngân sách; Quyết định số 556/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về phê duyệt kế hoạch ứng dụng CNTT ngành Tài chính giai đoạn 2016-2020...

Thứ tư, hiện nay, cơ sở hạ tầng CNTT của Bộ Tài chính đã tương đối đồng bộ và ổn định.

Những điều kiện căn bản trên là yếu tố cần và đủ đảm bảo cho việc triển khai ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính thông suốt trong thời gian tới.

Một số tồn tại, vướng mắc

Bên cạnh kết quả đạt được ở trên, việc triển khai ứng dụng CNTT và số hóa công tác lưu trữ thời gian qua cũng gặp một số rào cản sau:

Một là, văn bản pháp lý quy định về tài liệu lưu trữ điện tử hiện nay còn thiếu và chưa đồng bộ, rõ ràng. Cụ thể:

- Chưa quy định cụ thể về quy trình chung đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

- Chưa có quy định rõ ràng về chức năng, tính năng văn thư, lưu trữ, để trên cơ sở đó các đơn vị xây dựng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp;

- Chưa có quy định về quy trình thu thập, giao nộp, chỉnh lý, tiêu hủy tài liệu điện tử;

- Chưa có những quy định về sao, chứng thực tài liệu lưu trữ…

Tại một số văn bản hướng dẫn như: Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ tuy đã quy định về một số vấn đề liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ điện tử, nhưng chưa thực sự là căn cứ đầy đủ để các đơn vị triển khai thực hiện.

Hai là, cơ sở hạ tầng thông tin của ngành Tài chính hiện nay còn có một số hạng mục chưa thực sự đồng bộ và đồng đều: Chưa có nền tảng chia sẻ tích hợp các ứng dụng dùng chung cho toàn Ngành; chưa hình thành các dịch vụ dữ liệu và kho dữ liệu mở; tổ chức CNTT và thống kê chưa thống nhất, dẫn đến việc triển khai, xây dựng ứng dụng CNTT, thống kê trong toàn ngành Tài chính còn manh mún, cục bộ.

Việc đầu tư ứng dụng CNTT (phân bổ nguồn lực), cũng như khả năng ứng dụng CNTT giữa các phân hệ trong ngành Tài chính chưa đồng đều. Việc ứng dụng CNTT vào lĩnh vực thống kê phân tích chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế. Việc lưu trữ các thông tin thống kê phục vụ quá trình quản lý, điều hành và hoạch định chính sách, cũng như phục vụ công tác nghiên cứu về lĩnh vực tài chính còn phân tán, chưa kịp thời áp dụng các công nghệ, mô hình phân tích, dự báo hiện đại...

Thứ ba, cán bộ văn thư của các đơn vị, nhất là ở các đơn vị địa phương, các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp thuộc Bộ Tài chính phần lớn là kiêm nhiệm. Do vậy, để vận hành hiệu quả phần mềm lưu trữ, đòi hỏi các đơn vị phải có cán bộ chuyên trách công tác văn thư, để thường trực cập nhật, thực hiện việc tiếp nhận, trao đổi dữ liệu.

Thứ tư, kinh phí đầu tư xây dựng cho phần mềm lưu trữ tương đối lớn, đây là hạn chế lớn đối với nỗ lực ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ hiện nay.

Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính

Để thúc đẩy ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính, thời gian tới, cần tập trung một số giải pháp cụ thể sau:

Hoàn thiện hành lang pháp lý

- Rà soát, nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoặc quy định chưa phù hợp và xây dựng; ban hành mới đối với các nội dung quy định về lưu trữ điện tử.

- Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ điện tử để thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức nhận thức được đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ điện tử, từ đó có ý thức trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập tài liệu điện tử và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Thông qua công tác kiểm tra, hướng dẫn, các cấp quản lý thấy được kết quả đạt được, chưa đạt được về việc triển khai thực hiện các quy định về lưu trữ điện tử nhằm kịp thời có sự điều chỉnh, sửa đổi, hoàn thiện.

Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

Tiếp tục xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT đồng bộ, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin; Xây dựng trục liên thông văn bản ngành Tài chính hiện đại, phù hợp với Trục liên thông văn bản quốc gia, làm nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu... và là nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu trong ngành Tài chính.

Trước mắt, cần thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử theo lộ trình (quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ), tạo tiền đề cho công tác quản lý và lưu trữ điện tử thời gian tới. Đồng thời, tiếp tục nghiên cứu các quy định mới của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông để cập nhật, nâng cấp phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ phù hợp với các chuẩn thông tin quốc gia.

Nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Công tác lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan là khâu then chốt, quyết định chất lượng, thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi cơ quan, đơn vị và ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các khâu còn lại. Vì vậy, cần thực hiện tốt tổng thể các giải pháp về công nghệ, về hành chính, về kỷ luật, để quán triệt cán bộ công chức lập hồ sơ trên môi trường mạng.

- Tài liệu lưu trữ điện tử sau khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan cần thực hiện chỉnh lý để phục vụ cho nhu cầu khai thác, bảo quản, giao nộp vào lưu trữ lịch sử, tiêu hủy theo quy định. Tài liệu lưu trữ điện tử được chỉnh lý hàng năm, tránh tình trạng thu thập về không chỉnh lý giống tài liệu giấy, dẫn đến tài liệu không được sắp xếp, bảo quản, giao nộp vào lưu trữ lịch sử, tiêu hủy không đúng quy định.

- Phối hợp chặt chẽ giữa lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan để tiến hành giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử; lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan thống nhất theo Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển…

- Người làm lưu trữ cần xác định rõ vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình đối với tài liệu lưu trữ điện tử, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử trong hiện tại và tương lai. Mỗi cán bộ công chức cần nâng cao ý thức việc bảo mật thông tin đối với tài liệu lưu trữ. Cơ sở hạ tầng phải được đầu tư thích đáng để bảo vệ an toàn kho cơ sở dữ liệu của Ngành. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu. 

- Đối với cán bộ công chức chuyên môn cần có ý thức để thực hiện trách nhiệm mà pháp luật đã quy định về công tác lập hồ sơ điện tử, giao nộp tài liệu điện tử và lưu trữ cơ quan và ý nghĩa bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó, quan tâm đúng mức và có chế độ đãi ngộ, động viên cán bộ công chức làm công tác lưu trữ nhằm khuyển khích và thu hút cán bộ lưu trữ gắn bó với nghề.

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Thị Hà (2014), “Quan điểm tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử và những vấn đề đặt ra đối với các cơ quan lưu trữ”, Hội thảo khoa học tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử, ngày 10/9/2014, Hà Nội, Tr. 32- 38;

2. Lê Thị Bình (2015), “Giới thiệu khái quát về tài liệu lưu trữ Bộ Tài chính”, Tạp Chí Văn Thư Lưu trữ Việt Nam, số 12/2015, Tr. 37- 44;

3. Đặng Đức Mai - Cục Tin học và Thống kê – Tài chính (2016), “Xây dựng mô hình ứng dụng công nghệ thông tin toàn ngành Tài chính giai đoạn 2016-2020”, Đề án nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Bộ Tài chính;

4. Trần Thanh Hà – Văn phòng Bộ Tài chính (2017), “Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ ngành Tài chính”, Đề án nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Bộ Tài chính.