Công tác quản lý chung

Tại các DN đều thực hiện phân quyền khai thác sử dụng nhằm ngăn chặn người không có quyền hạn và nhiệm vụ xâm nhập hệ thống. Trong phần lớn các phần mềm đều có thiết lập vấn đề bảo mật, thiết lập mật khẩu theo từng người sử dụng.

Thông thường, việc phân quyền cho người sử dụng chương trình là các kế toán tương ứng theo các phân hệ kế toán, như: Kế toán vật tư, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán thuế, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp… Trong đó, người thực hiện chức năng quản trị - kế toán trưởng thường được phân quyền dưới dạng toàn quyền, tức là có thể xem, nhập, sửa dữ liệu của toàn bộ phòng kế toán; Đối với những người dùng khác như nhân viên kế toán, thì chỉ được phép nhập/sửa dữ liệu kế toán liên quan đến phần hành mà mình phụ trách.

Ngoài ra, dữ liệu được nhập vào phần mềm theo từng phân hệ, giữa phân hệ này với phân hệ khác lại có mối liên kết với nhau thông qua mối liên hệ truyền – nhận thông tin. Mối liên kết truyền – nhận được đặt mặc định trong phần mềm kế toán.

Do vậy, giữa những người dùng (kế toán các phần hành) khác nhau có thể thực hiện đối chiếu và kiểm tra chéo nhau để đảm bảo tính thống nhất, chính xác, hạn chế sai sót, trùng lặp, bỏ sót nghiệp vụ… Như vậy, việc kiểm tra kế toán được thực hiện ngoài kế toán trưởng/phó phòng kế toán, thì còn được thực hiện bởi chính nhân viên kế toán trong quá trình nhập liệu và kiểm tra chéo giữa các kế toán thuộc các phần hành.

Quản lý nghiệp vụ cụ thể

Nhập và xử lý dữ liệu

 Hầu hết phần mềm kế toán của DN có sự kiểm soát ngay từ khâu nhập dữ liệu thông qua việc yêu cầu người nhập dữ liệu xác nhận những bút toán, định khoản, giống về số lượng, số tiền… khi kết chuyển dữ liệu. Khâu kiểm soát nhập liệu sẽ hạn chế, giảm thiểu được những sai sót, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu đầu vào. Bên cạnh đó, các phần mềm kế toán của DN đều cho phép lập báo cáo kế toán sớm… Qua đó, giúp kế toán kiểm tra được dữ liệu, tính cân đối ngay trong quá trình thực hiện xử lý dữ liệu mà không nhất thiết phải đợi đến cuối kỳ kế toán.

Đảm bảo an toàn dữ liệu

Tính bảo mật của dữ liệu được quản lý ngay từ khi dữ liệu được nhập vào hệ thống. Để vào hệ thống thì phải nhập tên đăng nhập và mật khẩu, đây là quy định bắt buộc trong phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán có chức năng khóa dữ liệu để tăng tính bảo mật, do đó, tính bảo mật của dữ liệu kế toán là tương đối cao. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, dữ liệu của hệ thống vẫn có thể bị mất do nhiều nguyên nhân như hỏng ổ cứng, bị nhiễm virus...

Thực trạng trên cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp đều trang bị máy vi tính cho công tác kế toán, đa số doanh nghiệp cho biết  phần mềm kế toán đem lại nhiều lợi ích cho công tác kế toán. Phần mềm kế toán sử dụng đều là mua sẵn. Việc quản lý hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp tương đối chặt chẽ, tuy nhiên, việc phân quyền truy cập chưa được thực hiện tốt, điều này sẽ không đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu, vẫn còn có những sai sót và gian lận cũng như thất thoát thông tin kế toán cần có giải pháp khắc phục.

Nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp

Một là, tiếp tục hoàn thiện và hướng dẫn chi tiết thực hiện chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán và kiểm toán. Cơ quan quản lý phải có hướng dẫn chi tiết về những quy định trong chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán, đồng thời phải đảm bảo tính thống nhất giữa nghị định của Chính phủ và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp. Ngoài ra, hệ thống chuẩn mực kế toán và chuẩn đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán phải tiếp tục hoàn thiện để phù hợp với thông lệ quốc tế.

Hai là, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán để đáp ứng được các quy định của pháp luật nói chung và gắn liền với việc nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán nói riêng. Chẳng hạn, đối với việc sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán, báo cáo tài chính khi phát hiện sai sót trọng yếu từ những năm trước cần phải điều chỉnh hồi tố khi đơn vị kế toán áp dụng phần mềm kế toán, thì đơn vị cung cấp thiết kế phần mềm kế toán phải xây dựng được tính năng hoặc cơ chế kiểm soát “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”.

Ba là, tiếp tục đẩy mạnh công tác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kế toán - kiểm toán trong tình hình mới. Trong đó, chương trình đào tạo kế toán - kiểm toán tại các trường đại học, cao đẳng cần chủ động cập nhật theo những thay đổi của chuẩn mực kế toán quốc tế đã được thừa nhận. Bên cạnh đó, các trường cũng cần có cách thức để rèn luyện cho sinh viên kỹ năng phân tích, phán đoán giao dịch, vận dụng nguyên tắc kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý và trình bày thông tin một cách linh hoạt, đảm bảo tính thích hợp, tin cậy và tính có thể so sánh được.  

Bốn là, cần đảm bảo an toàn thông tin hệ thống kế toán thông qua việc: (i) Bảo vệ hệ thống thông tin khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp, (ii) Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống, (iii) Bảo vệ sự xâm nhập bất hợp pháp về vật lý các thiết bị xử lý, (iv) An ninh đối với việc lưu trữ dữ liệu kế toán và việc truyền tải dữ liệu.

Như vậy, để đưa ra quyết định kinh tế phục vụ công tác quản lý, điều hành DN cần thiết và tiên quyết phải dựa vào các thông tin kế toán. Nhận thức được điều này, để từ đó các chủ DN hoạch định việc thu nhận - xử lý và phân tích, cung cấp thông tin kế toán đáp ứng được vai trò đối với từng DN.