Vậy nên, việc tổ chức hạch toán ban đầu, phân công nhiệm vụ cho từng kế toán trong các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội sẽ là cơ sở để các trường đại học tiết kiệm chi phí, quản lý tài sản hiệu quả. Trước yêu cầu đó, bài viết đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán trong các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội.

Theo Luật Kế toán Việt Nam 2015 “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Như vậy, kế toán phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện và có hệ thống về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính gắn với các loại tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị, nhờ đó mà kế toán thực hiện được chức năng giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình hoạt động của một đơn vị.

Hiện nay, các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp hoặc bằng các nguồn kinh phí khác như: Thu sự nghiệp, phí, lệ phí hay viện trợ không hoàn lại... Do đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu hàng năm các trường đại học đều phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này.

Vậy nên, việc tổ chức hạch toán ban đầu, phân công nhiệm vụ cho từng kế toán trong các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội sẽ là cơ sở để trường đại học tiết kiệm chi phí, quản lý tài sản hiệu quả. Bộ phận tổ chức công tác kế toán được coi là bộ phận quan trọng trong cơ cấu của một đơn vị. Do vậy, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội là vấn đề được đặc biệt quan tâm, chú trọng. Bài viết này  đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán trong các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội.

Hoàn thiện về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán

Thực tiễn hoạt động của các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội cho thấy, các trường đang trong quá trình phát triển nhanh chóng về số lượng và đạt chất lượng về công tác đào tạo trong các năm trở lại đây, đồng thời cần phải tinh giản biên chế, điều này đặt ra yêu cầu bộ phận kế hoạch tài chính cần phải sắp xếp gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả hơn nữa trong giai đoạn phát triển công nghệ 4.0 như hiện nay.

Với số lượng bộ máy kế toán như hiện nay, trong thời gian tới sẽ không đáp ứng được yêu cầu đề ra. Căn cứ trên quy mô phát triển và khả năng tài chính của các trường, cần bổ sung thêm cán bộ kế toán để đáp ứng yêu cầu của công việc. Do đó, tác giả đưa ra mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại các trường đại học công lập ở Hà Nội như sau:

- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý trong công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến toàn bộ hoạt động của trường đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và đơn vị kế toán HCSN về hạch toán kế toán. Chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của trường.

- Kế toán tổng hợp: Thực hiện phân quyền trên phần mềm kế toán, chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu kế toán cuối tháng báo cáo chi tiết cho kế toán trưởng. Kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các bộ phận, các phần hành kế toán trước khi kế toán trưởng ký duyệt. Định kỳ báo cáo cho kế toán trưởng đầy đủ số liệu tổng hợp từ các phần hành kế toán bộ phận.

- Kế toán thanh toán: Thực hiện việc lập, theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra kiểm soát chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi thanh toán (bao gồm cả tạm ứng) đảm bảo tuân thủ đúng quy định của đơn vị mình phụ trách và trước pháp luật. Chịu trách nhiệm về số liệu, cuối tháng có báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cho kế toán tổng hợp.

- Kế toán tài sản cố định: Chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, phản ánh chính xác tình hình hàng hóa nhập vào, xuất ra, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của TSCĐ. Trực tiếp tham gia kiểm kê định kỳ, lập báo cáo nhập – xuất – tồn cuối kỳ.

- Kế toán tiền lương: Tính và lập bảng lương thưởng và các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong Trường mình đang công tác dựa trên các quy định của Nhà nước và đồng thời lập bảng tổng hợp đưa lên máy vi tính để phân bổ và trích tiền lương sao cho chính xác cho người lao động.

Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu

Công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại một số trường đại học trên địa bàn Hà Nội thực hiện theo Thông tư số 107/2017/TT/BTC ngày 10/10/2017. Tuy nhiên, các trường ở một số khía cạnh vẫn cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện, chuẩn hóa hệ thống chứng từ đã và đang sử dụng, đảm bảo khách quan, trung thực, minh bạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện, ngăn ngừa các hành vi tiêu cực trong quản lý kinh tế tài chính của đơn vị mình phụ trách.

Hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán tại các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội, trong đó cần có quy định về các yếu tố của chứng từ, đặc biệt là yếu tố chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan được quy định trong Điều lệ của trường, các quy định phải tuân thủ nghiêm ngặt, không bỏ qua bất cứ khâu nào. Các trường cần quy định rõ các bộ phận có trách nhiệm lập chứng từ, thủ tục, phương pháp lập chứng từ.

Đối với các chứng từ thu, chi không theo quy trình thanh toán thì Kế toán trưởng không duyệt chi, chứng từ có đầy đủ chữ ký của ban giám hiệu và Kế toán trưởng mới đủ điều kiện chi. Nội dung chứng từ hạn chế viết tắt để tránh làm mất đi tính rõ ràng, chính xác của chứng từ kế toán.

Bên cạnh đó, cần xác định các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong quá trình lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ trong nội bộ các trường. Các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn chủ yếu là chứng từ sử dụng trong nội bộ, các trường phải căn cứ vào đặc điểm điều kiện cụ thể để vận dụng. Các trường phải nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu của chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối kế toán được chính xác.

Các trường cần chú ý xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học và có hiệu quả trong quá trình quản lý, đảm bảo khép kín giữa các khâu, thuận tiện trong quá trình giám sát, kiểm tra và quản lý TSCĐ. Chứng từ kế toán cần được chuyển về phòng tài chính kế toán hằng ngày để kế toán cập nhật kịp thời vào máy vi tính, lên phần mềm kế toán.

Ngoài ra, việc lưu trữ chứng từ cũng cần sắp xếp khoa học hợp lý, đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra, thanh tra kế toán sau này.

Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Theo hướng dẫn của chế độ kế toán mới, các tài khoản được xây dựng không chia thành tài khoản phản ánh tài sản ngắn hạn, dài hạn hoặc nợ phải trả ngắn hạn, dài hạn mà mỗi một tài khoản dùng để phản ánh, theo dõi một đối tượng kế toán. Thông thường Tài khoản cấp 1 theo dõi tổng hợp và Tài khoản cấp 2, 3… dùng để theo dõi các đối tượng kế toán chi tiết trong đối tượng tổng hợp liên quan.

Tuy nhiên, tại các trường nên thực hiện vận dụng hướng dẫn của Thông tư số 107/2017/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo hướng xây dựng và mã hóa các đối tượng theo dõi trong danh mục Tài khoản trên cơ sở quy định phân loại ngay từ đầu thành tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, nợ phải trả ngắn hạn, nợ phải trả dài hạn… để tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu lập BCTC thuận lợi. Đồng thời, để đảm bảo công nợ được chính xác, kế  toán các trường đại học nên tiến hành đối chiếu công nợ một cách thường xuyên, có thể tiến hành đối chiếu theo tháng, quý để thuận lợi trong quá trình làm công tác tài chính cho các trường.

Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán

 Các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội hiện đang sử dụng hệ thống sổ kế toán theo Thông tư số 107/2017/TT/BTC ngày 10/10/2017. Các trường cần phải quy định thêm những sổ kế toán các khoản đầu tư tài chính tại đơn vị nội bộ cũng như đơn vị bên ngoài, sổ chi tiết các khoản công nợ nội bộ,chi phí nội bộ, sổ chi tiết các luồng lưu chuyển tiền trong nội bộcác Trường… theo cách thức mã hóa các tài khoản chi tiết.

Để nâng cao công tác quản lý tài sản của đơn vị kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp tại các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội ngoài việc mở “Sổ tài sản cố định” theo dõi tình trạng tăng, giảm, hao mòn TSCĐ, kế toán cần mở “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng” giúp cho việc quản lý tài sản được thuận tiện hơn. Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ và công cụ dụng cụ tại các phòng ban, bộ phận các khoa trong trường là căn cứ đối chiếu khi tiến hành kiểm kê.

Mỗi TSCĐ, loại công cụ dụng cụ được ghi ở một hoặc một số trang. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ như Biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu xuất công cụ dụng cụ, giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ, biên bản thanh lý TSCĐ. Sổ này được mở cho từng phòng ban, bộ phận các khoa sử dụng trong các trường. Thông qua số liệu của sổ này, các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội nắm rõ được tình hình tài sản đang sử dụng tại từng bộ phận cụ thể, tình hình tài sản mất mát hư hỏng cụ thể để từ đó có các phương pháp quản lý TSCĐ được hiệu quả nhất.

Thực hiện việc sửa số liệu sai trên sổ kế toán đúng theo phương pháp chữa sổ quy định như: Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật kế toán hiện hành trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, các trường phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.

Các sổ kế toán được in ra từ hệ thống máy tính cần đảm bảo đầy đủ nội dung và mẫu biểu theo quy định của Nhà nước. Khi thay đổi về chế độ kế toán và chính sách tài chính thì kế toán phải cập nhật thông tin để điều chỉnh, nâng cấp, sửa đổi lại phần mềm cho phù hợp. Các sổ sau khi được in ra phải được đóng quyển, phải có đầy đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, đóng dấu giáp lai và sắp xếp hợp lý và khoa học.

Hoàn thiện về tổ chức lập báo cáo tài chính

BCTC là một công cụ hữu ích để đánh giá tình hình tài chính của mỗi trường đại học và để so sánh một trường với các trường khác. Các báo cáo thể hiện các khoản thu, chi, tạm ứng... trong một khoảng thời gian nhất định, vị thế của mỗi trường đại học đã thay đổi như thế nào từ báo cáo cuối cùng của họ.

Thông qua BCTC các nhà quản lý có thể thấy được tình trạng hoạt động của đơn vị là tốt hay xấu, nhận thấy được mặt cần khắc phục để đưa ra các giải pháp thích hợp. Các trường cũng cần chú trọng hơn nữa đến những lợi ích của BCTC đem lại cho cơ quan, đơn vị của mình. Trong quá trình thực hiện, vận dụng cần phải hoàn thiện theo các đề xuất sau:

- Cần phải lập, in BCTC, báo cáo quyết toán đầy đủ theo quy định và nộp đúng thời hạn giúp cho các nhà quản lý và cơ quan chủ quản nắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra quyết định quản lý tốt nhất.

- Bên cạnh những báo cáo bắt buộc trong hệ thống báo cáo tài chính cần có những báo cáo chi tiết như: Báo cáo chi tiết về tình hình công nợ, Báo cáo chi tiết về tăng giảm lãi tài sản, Báo cáo chi tiết về tạm ứng …

Hoàn thiện về tổ chức kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề quan trọng đảm bảo công tác kế toán đi vào nề nếp, thực hiện đúng chế độ kế toán HCSN theo đúng quy định, ngăn ngừa hành vi tiêu cực  trong quản lý tài chính. Vì vậy, các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội cần thực hiện các nội dung sau:

(i) Dựa trên các quy định của Nhà nước về công tác kiểm tra kế toán, kiểm tra nội bộ, các trường nên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng bộ phận thực hiện công tác này. Cần có những quy chế, quy định cụ thể về việc thực hiện kiểm tra kế toán để mỗi kế toán viên nhận thức được tầm quan trọng của công tác kiểm tra kế toán.

(ii) Hoàn thiện bộ phận kiểm tra nội bộ nhằm phát hiện những sai phạm để có biện pháp ngăn ngừa phát hiện và giải quyết kịp thời những thiếu sót, sơ hở trong quản lý tài chính góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong đơn vị.

(iii) Tăng cường hơn nữa công tác tự kiểm tra nội bộ, nâng cao vai trò của người đứng đầu đơn vị và kế toán trưởng trong việc thực hiện chức năng này. Cụ thể, các trường Đại học công lập trên địa bàn Hà Nội cần xây dựng kế hoạch kiểm tra ngay từ đầu năm, phải xác định rõ trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc liên quan đến kế toán như: kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc chấp hành chế độ ghi chép ban đầu và ghi chép trên sổ sách kế toán, kiểm tra việc lập báo cáo kế toán, kiểm tra việc thực hiện các định mức chi theo quy định chung của Nhà nước và quy định của đơn vị, đối tượng kiểm tra, nội dung, phương pháp và thời gian kiểm tra.

(iv) Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng theo quy định thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu bổ sung thủ tục và điều chỉnh khớp đúng, sau đó mới tiến hành ghi sổ kế toán.

Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán

Để hoàn thiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại các trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội thì biện pháp hữu hiệu nhất là xây dựng hệ thống mạng nội bộ của đơn vị (mạng LAN). Các trường mua sắm hệ thống trang thiết bị để xây dựng hệ thống mạng nội bộ như: Xây dựng hệ thống cáp kéo đến tất cả các phòng ban và có máy chủ trung tâm. Tất cả các máy đều được quản lý bằng máy chủ trung tâm, mỗi máy tính đều được phân quyền sử dụng bằng các user của từng nhân viên.

Hiện nay, các trường: Đại học Nội vụ Hà Nội, Đại học Tài Nguyên và Môi Trường, Đại học Giao thông vận tải, Học viện Hành chính Quốc gia đã sử dụng phần mềm kế toán Misa, Fast và phần mềm Access là tương đối phức tạp, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn nhất định về tin học đặc biệt là các phần mềm ứng dụng phần mềm để phục vụ công tác kế toán.

Các trường đại học trên cũng đã sử dụng phần mềm kê khai thuế qua mạng của Tổng cục Thuế để gửi các văn bản, báo cáo thuế hàng kỳ đúng theo quy định. Vì vậy, cần tăng cường mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn về các phần mềm tin học, qua đó giúp kế toán viên tiếp cận với công nghệ thông tin và các quy định mới nhất của Nhà nước.

Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán

Khi ứng dụng phần mềm vào tổ chức công tác kế toán phải đạt được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp nhanh chóng, chính xác và lại đảm bảo tiết kiệm chi phí. Chương trình phần mềm kế toán đang sử dụng tại các trường là phần mềm Fast hoặc Misa, phần mềm trên được thiết kế theo hình thức nhật ký chung.

Về tổ chức bộ máy kế toán của các trường đại học cần triển khai theo mô hình gồm: 1 kế toán trưởng và 8 kế toán viên, 1 thủ quỹ để đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán. Kế toán viên là người có trình độ nghiệp vụ kế toán, được đào tạo đúng chuyên nghành kế toán tài chính hoặc kiểm toán. Các phần hành kế toán được phân công rõ ràng.   

Tài liệu tham khảo:

1.Quốc hội, Luật Kế toán 2015;

2.Bộ Tài chính (2017), Thông tư số 107/2017/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;

3.Bộ Tài chính (2007), Tài liệu hội thảo định hướng và lộ trình áp dung chuẩn mực kế toán công quốc tế vào Việt Nam, Hà Nội, lưu hành nội bộ;

4.Học viện Tài chính (2011), Giáo trình chuẩn mực kế toán công quốc tế, NXB Tài chính.

(*) ThS. Nguyễn Văn Hải, Vũ Thế Vinh - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 7/2021.