Tổng quan về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử

Theo Ủy ban châu Âu (EOC), hóa đơn điện tử (HĐĐT) là việc chuyển tiếp các thông tin có trong hóa đơn giữa các đối tác kinh doanh, giữa người mua với người bán bằng hình thức điện tử. Phương thức này được xem là một kênh cung ứng tài chính hiệu quả, đồng thời tạo ra sự liên kết các quy trình trong nội bộ của doanh nghiệp (DN) vào hệ thống thanh toán.

Tại Việt Nam, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì “HĐĐT là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Theo quy định tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính: “Định dạng HĐĐT là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)”.

Như vậy, HĐĐT đơn giản được hiểu là tập hợp dữ liệu điện tử trong quá trình bán hàng, cung ứng dịch vụ. Nó được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thay vì trên giấy. HĐĐT được tạo lập và lưu trữ trên thiết bị điện tử được quy định cụ thể theo định dạng và tiêu chuẩn kỹ thuật riêng.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Trong đó, máy tính tiền dùng để khởi tạo HĐĐT là máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử, là một hay hệ thống thiết bị điện tử có giải pháp công nghệ thông tin.

Theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, đối tượng áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là HĐĐT có mã của cơ quan thuế bao gồm: DN, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác). Trường hợp các đối tượng này chưa có máy tính tiền hay phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm HĐĐT thì cần lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm HĐĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế.

Ưu điểm và hạn chế khi triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Ưu điểm

- Đối với cơ quan thuế: Theo báo cáo của Tổng cục Thuế cho biết, tính đến ngày 17/7/2023, đã có 27.433 DN, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền với số lượng hóa đơn có mã khởi tại từ máy tính tiền là 13,9 triệu hóa đơn. Việc sử dụng HĐĐT nói chung và HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nói riêng sẽ làm đơn giản hóa thủ tục kê khai, nộp thuế, qua đó hỗ trợ nâng cao hiệu quả trong công tác kê khai, quản lý người nộp thuế. Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền sẽ giảm thiểu được gian lận, thất thoát trong kê khai thuế, hạn chế các tình trạng kê khai thiếu tự giác, thiếu trung thực… đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong nộp thuế. Hiện nay, Tổng cục Thuế cũng đã chính thức đưa vào vận hành, triển khai Hệ thống phân tích cơ sở dữ liệu và quản lý HĐĐT. Cơ quan thuế các cấp sẽ tập trung thực hiện rà soát, phân tích để kịp thời phát hiện các dấu hiệu rủi ro trong việc phát hành HĐĐT, giúp ngăn ngừa, xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật về hóa đơn chứng từ nói riêng và về thuế nói chung. Qua đó, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý thuế cũng như tạo môi trường kinh doanh lành mạnh bình đẳng cho cộng đồng DN và người nộp thuế.

- Đối với người nộp thuế: Đối với DN, hộ kinh doanh khi sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền sẽ mang lại một số lợi ích như sau: Tiết kiệm được thời gian, chi phí, nguồn lực hơn so với việc sử dụng hoá đơn, chứng từ bằng giấy; hạn chế các trường hợp thất lạc, mất hóa đơn, thuận tiện trong việc tra cứu, truy xuất dữ liệu, lưu trữ dữ liệu; các giao dịch bằng HĐĐT với khách hàng sẽ tăng cường được tính minh bạch, thuận tiện hơn khi giao dịch, giảm thiểu các chi phí gửi thư, chuyển fax nhanh... Ngoài ra, việc HĐĐT còn tăng tính chủ động về thời gian trong việc lập, điều chỉnh hóa đơn, xử lý triệt để các khó khăn vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn.

- Đối với người tiêu dùng: Việc sử dụng HĐĐT giúp người tiêu dùng kiểm tra được thông tin hóa đơn một cách dễ dàng, nhanh chóng giảm thiểu sai sót so với cách hóa đơn thông thường. Hạn chế trường hợp thất thoát, mất hóa đơn khi nhận chuyển phát nhanh; Các giao dịch nhanh chóng, minh bạch, có hóa đơn chứng từ đầy đủ, minh bạch. Ngoài ra, khi mua hàng yêu cầu xuất HĐĐT người tiêu dùng còn có cơ hội tham gia chương trình “Hóa đơn may mắn” do cục thuế các địa phương tổ chức. Theo thống kê của Tổng cục Thuế, tính đến tháng 07/2023, chương trình “Hóa đơn may mắn” do các cục thuế địa phương tổ chức đã trao tặng 6.000 giải thưởng cho người tiêu dùng tương ứng với số tiền 14.130 triệu đồng.

Hạn chế

- Về phía Nhà nước: Về mặt pháp lý hiện nay theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2022 chỉ bắt buộc người bán phải xuất hóa đơn cho người mua khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ, song hiện nay vẫn chưa có văn bản nào đề cập đến tính bắt buộc phải sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Điều này cũng đồng nghĩa với việc cho phép người nộp thuế được chủ động trong việc lưa chọn hình thức xuất hóa đơn do đó phần lớn người nộp thuế hiện nay vẫn chưa chủ động trong việc chuyển đổi, sử dụng. Bên cạnh đó, nhóm đối tượng mà cơ quan thuế đang hướng đến là nhóm hộ kinh doanh, DN thuộc lĩnh vực bán lẻ, hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn tuy nhiên hầu hết các hộ kinh doanh hay DN thuộc lĩnh vực này mà có quy mô nhỏ và vừa đều chọn hình thức Thuế khoán do đó chưa phù hợp để chuyển đổi.

- Về cơ sở hạ tầng: Khi áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế cần phải trang bị được máy tính hoặc thiết bị có kết nối Internet; máy tính tiền ngoài công dụng tính tiền còn đảm bảo được tính lưu trữ, tra cứu thông tin, giao dịch, đảm bảo được tính bảo mật... Tuy nhiên, hiện tại hầu hết các hộ kinh doanh hay DN có quy mô vừa và nhỏ hiện nay chỉ mới sử dụng máy tính tiền ở chức năng cơ bản là tính tiền. Theo Vụ Kinh tế số và Xã hội số (Bộ Thông tin và Truyền thông), hiện tại cả nước có khoảng 99,73% thôn, bản đã có cáp quang tuy nhiên vẫn còn khoảng 6.768 thôn, bản chưa được phủ sóng dẫn đến khó khăn cho việc truyền, chia sẻ kết nối dữ liệu.

- Về tâm lý người sử dụng: Khi cái mới ra đời luôn đi kèm theo đó là những quan điểm trái chiều do tâm lý lo lắng, ngại thay đổi. Việc khởi tạo HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế cũng không phải là ngoại lệ. Một số hộ kinh doanh, DN đặc biệt là những đối tượng có quy mô nhỏ, cảm thấy ngại thay đổi cách thức sử dụng, quản lý, lưu trữ…

- Về chi phí sử dụng: Để sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền yêu cầu phải có cơ sở hạ tầng hay trang thiết bị kết nối như máy tính, mạng Inernet, thiết bị lưu trữ, phần mềm xuất hóa đơn đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn… Nói cách khác, DN, người nộp thuế phải bỏ ra nhiều chi phí hơn so với cách sử dụng hóa đơn thông thường. Đây cũng là một trong số nhiều khó khăn dẫn đến hộ kinh doanh, DN đang trì hoãn trong việc chuyển đổi sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Một số khuyến nghị

Nhằm tháo gỡ vướng mắc trong quy trình triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền hiện nay tại Việt Nam, tác giả đưa ra số một số khuyến nghị sau:

Về phía Nhà nước

- Cần ban hành văn bản pháp luật cụ thể, quy định rõ về tính bắt buộc sử dụng, cũng như đối tượng áp dụng, lộ trình áp dụng. Cơ quan thuế cần tăng cường rà soát các nhóm đối tượng thuộc diện sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền để có phương án kiểm tra, đôn đốc cho phù hợp.

- Để khuyến khích cũng như hỗ trợ người nộp thuế sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, cơ quan thuế cần tăng cường các buổi tập huấn, hướng dẫn cách sử dụng, các thao tác kỹ thuật, cách xử lý các lỗi kỹ thuật thường gặp... để giảm bớt tâm lý lo lắng cũng như giúp người nộp thuế an tâm hơn khi thực hiện việc chuyển đổi.

Về cơ sở hạ tầng

Đối với cơ sở hạ tầng quốc gia, cần sớm hoàn thiện 100% cáp quang đến từng thôn, bản để hoàn thiện hệ thống kết nối, truyền dẫn và lưu trữ dữ liệu trong cả nước. Riêng đối với các hộ, cá nhân kinh doanh, DN cần sớm đầu tư thêm các trang thiết bị đặc biệt là máy tính tiền, phần mềm xuất hóa đơn phù hợp với mô hình xuất HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Đối với người nộp thuế, cần sớm nghiên cứu phương án để đầu tư thêm hoặc thay đổi các trang thiết bị máy móc, mạng Interet, phần mềm xuất hóa đơn... cho phù hợp với mô hình HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Bên cạnh đó, DN cần tạo điều kiện hỗ trợ để nhân viên tham gia các lớp học nâng cao hoặc buổi tập huấn bên ngoài hoặc do cơ quan thuế tổ chức để giảm bớt khó khăn về mặt kỹ thuật khi thực hiện chuyển đổi.

Về truyền thông

Để có thể thay đổi cũng như khích lệ người nộp thuế tiếp thu cái mới, loại bỏ tâm lý lo lắng, sợ thay đổi cơ quan thuế cần chú trọng đưa ra những giải pháp tuyên truyền phối hợp, hỗ trợ người nộp thuế trong việc chuyển đổi từ cái cũ sang cái mới, đặc biệt là việc hỗ trợ về mặt kỹ thuật, công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng giúp người nộp thuế an tâm sử dụng.

Kết luận

Không chỉ mang lại lợi ích trong việc quản lý thuế, hạn chế được gian lận trong kê khai, trốn thuế mà việc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền còn mang lại nhiều lợi ích khác như: cắt giảm chi phí quản lý DN; tạo điều kiện cho các giao dịch mua, bán diễn ra nhanh chóng, thuận lợi; giúp việc tra cứu và truy xuất dễ dàng, có hệ thống; làm tăng tính minh bạch, công khai trong các giao dịch… Tuy nhiên, để việc triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền một cách hiệu quả cần có sự điều tiết từ các cơ quan chính quyền và sự phối hợp của hộ, cá nhân, DN kê khai và nộp thuế.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2019), Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019;
2. Chính phủ (2018), Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.;
3. Bộ Tài chính (2021), Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
4. Misa (2023), Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất 2023. Link truy cập: https://www.meinvoice.vn.