Trước những e ngại về việc cần tốn thêm chi phí để sử dụng hình thức HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, ông Phạm Quang Toàn - Cục trưởng Cục Công nghệ Thông tin (Tổng cục Thuế) cho biết, doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ cần có thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, khởi tạo HĐĐT có dải ký tự mã của cơ quan thuế đảm bảo duy nhất, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch...

Hệ thống trên được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử là có thể sử dụng được HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Như vậy, đối với hình thức máy tính tiền có kết nối chuyển dự liệu điện tử với cơ quan thuế có thể là hình thức máy tính sẵn có của doanh nghiệp, hộ kinh doanh mà đáp ứng được việc cài đặt phần mềm hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan thuế (không cần phải đầu tư mới).

Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc các lĩnh vực trực tiếp đến người tiêu dùng đang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đều được lựa chọn sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Khi sử dụng hình thức HĐĐT, doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ cần đáp ứng đủ điều kiện cơ bản như: có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử (như: có chữ ký số và đăng ký để được cơ quan thuế cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử); có hạ tầng công nghệ thông tin (như: máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet, email); sử dụng phần mềm lập HĐĐT - đây là phần mềm có thể lập HĐĐT đồng thời có thể truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế.

Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh lựa chọn hình thức HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì ngoài các điều kiện cơ bản nêu trên thì chỉ cần thay đổi phần mềm HĐĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Ông Phạm Quang Toàn nhấn mạnh, phần mềm HĐĐT ngoài những chức năng cơ bản như: lập HĐĐT, có thể truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế, thì còn có thêm chức năng như: có thể gắn mã của cơ quan thuế ngay khi hóa đơn được khởi tạo mà không mất thời gian chờ đợi như hình thức hóa đơn có mã thông thường; bản in ra của hóa đơn có giá trị pháp lý, là chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế; không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn; trường thông tin về người mua trên hóa đơn có thể là MST hoặc CMND/CCCD/Hộ chiếu (nếu người mua không có MST hoặc không nhớ MST).

Theo đó, khi sử dụng chương trình HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể xuất HĐĐT ngay cho khách hàng kể cả ngoài giờ hay đêm khuya do hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế chính là HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũng chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày không phải gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường. Tại một địa điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định để xuất HĐĐT cho khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi.

Ngoài ra, doanh nghiệp, hộ kinh doanh lựa chọn hình thức HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người mua hàng hóa, dịch vụ trong việc tham gia dự thưởng chương trình “Hóa đơn may mắn” của ngành Thuế.

Đối với người tiêu dùng, việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền góp phần bảo vệ quyền lợi cho người mua hàng hóa, dịch vụ khi lấy hoá đơn để bảo hành sản phẩm; xử lý các tranh chấp trong quá trình giao dịch. Đồng thời, khách hàng cần hóa đơn để tham gia dự thưởng đã có thêm trường thông tin về CMND/CCCD trên HĐĐT từ máy tính tiền (đối với trong trường hợp người mua hàng chưa có mã số thuế hoặc không nhớ mã số thuế).