Lợi ích to lớn của phương pháp 5S

Trên thế giới có rất nhiều phương pháp quản lý tiên tiến giúp các doanh nghiệp (DN) nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm. Trong đó, quản trị tinh gọn là một phương pháp rất hữu ích, giúp các DN loại bỏ lãng phí, nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Quản trị tinh gọn bao gồm các công cụ, phương pháp nhỏ khác nhau nhưng 5S được xem là nền tảng của việc áp dụng tinh gọn trong hệ thống sản xuất của các DN. Thực hành tốt 5S chính là bước đầu của việc áp dụng các hoạt động cải tiến năng suất và chất lượng.

5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) là một phương pháp quản lý hữu ích giúp các DN, đặc biệt là các DN nhỏ và vừa hạn chế lãng phí, xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, phát triển ý thức của nhân viên và văn hóa công ty, qua đó nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.

Được giới thiệu đầu tiên tại Nhật Bản bởi Osada, 5S là từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Sau đó, các DN Nhật Bản bắt đầu biết và áp dụng 5S nhằm loại bỏ các loại lãng phí trong sản xuất và duy trì vệ sinh trong DN. Trong những năm tiếp theo, 5S được lan truyền sang các nước châu Âu, châu Mỹ và châu Á.

Đối với các nước châu Âu và châu Mỹ, 5S được dịch thành Sorting, Straightening, Shining, Standardizing và Sustaining. Khi du nhập vào Việt Nam, 5S được gọi là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng. Theo các nhà nghiên cứu trên thế giới, 5S được xem như một cách tích cực giúp các công ty nâng cao việc giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường, tạo môi trường làm việc an toàn.

Doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh nhờ Chương trình Hướng dẫn thực hành tốt 5S

Tại Việt Nam, hiện nay, các DNNVV đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế đất nước. Trong bối cảnh nền kinh tế đầy biến động, các DN, đặc biệt là DNNVV đang gặp rất nhiều khó khăn và lâm vào tình trạng khủng hoảng. Hàng loạt DN phải ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh và tuyên bố phá sản. Số liệu của Tổng cục Thống kê cho thấy, trong 3 tháng đầu năm 2020, số DN tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 18,6 nghìn DN, tăng 26% so với cùng kỳ năm trước; DN ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể là 12,2 nghìn DN; số DN hoàn tất thủ tục giải thể trong quý I/2020 là 4,1 nghìn DN, tương đương với cùng kỳ năm trước…

Trong bối cảnh đó, việc tìm ra giải pháp giúp các DN nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đứng vững trên thị trường là vô cùng thiết yếu. Thực tế cho thấy, quy mô nhỏ, hạn chế về các nguồn lực nên các DNNVV gặp khá nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh nhưng cũng giúp các DN này linh động và dễ dàng thay đổi hay áp dụng những phương pháp quản lý mới. Do đó, khi 5S du nhập vào Việt Nam, một số lượng khá lớn DNNVV đã mạnh dạn áp dụng 5S vào quá trình sản xuất và quản lý, mang lại hiệu quả đáng kể. Thực tế triển khai tại nhiều DN cho thấy, thực hiện tốt 5S có thể mang lại một số lợi ích cho DN như: nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm, cắt giảm chi phí, giao hàng đúng hẹn, đảm bảo an toàn trong công việc và nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên…

Chẳng hạn, sau 3 tháng triển khai Chương trình Hướng dẫn thực hành tốt 5S của Bộ Công Thương, diện mạo và môi trường làm việc của Công ty TNHH Hà Gia Phát (Lâm Đồng) đã thay đổi rõ rệt. Cụ thể, tỷ lệ lỗi trong quá trình sản xuất của công ty giảm đáng kể, tinh thần của người lao động được nâng cao. Không gian làm việc của nhà xưởng thông thoáng, sạch sẽ; nguyên liệu, bán sản phẩm, sản phẩm được xếp ngăn nắp, gọn gàng, dễ lấy, dễ vận chuyển sang các công đoạn tiếp theo, từ đó giúp năng suất lao động tăng lên.

Với sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn, Công ty đã thành lập Ban 5S gồm các thành viên từ phòng, Ban lãnh đạo công ty, phòng kế hoạch và bộ phận sản xuất. Đáng chú ý là trong quá trình triển khai chương trình có sự tham gia trực tiếp từ lãnh đạo, trong đó, Ban giám đốc công ty trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của phong trào 5S nên đã giúp các bộ phận sản xuất có ý thức và nghiêm túc hơn trong quá trình triển khai. Cán bộ, công nhân viên được nâng cao nhận thức về 5S, đã có ý thức tuân thủ các quy định, giữ gìn nhà xưởng sạch sẽ, gọn gàng hơn. Kho bãi được quy hoạch gọn gàng và thông thoáng hơn trước đây. Đặc biệt, tình trạng lỗi, hỏng hay gặp trước kia đã giảm đáng kể; chất lượng sản phẩm được nâng cao…

Một điển hình khác của Chương trình Hướng dẫn thực hành tốt 5S của Bộ Công Thương là Công ty Trình Nhi. Với sự hướng dẫn của các chuyên gia tư vấn, Công ty đã thành lập Ban Chỉ đạo 5S, đồng thời, tập trung đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, hướng dẫn 5S cho công nhân nhằm tạo nhận thức 5S cho người lao động. Sau 3 tháng triển khai thực hành tốt 5S (từ tháng 9 - 12/2018), 100% cán bộ, công nhân viên công ty đã được tham gia đào tạo 5S, 100% bộ phận được thiết lập quản lý trực quan về 5S và có tiêu chí đánh giá 5S, 100% các bộ phận tham gia được đánh giá 5S đạt theo tiêu chuẩn đánh giá do tư vấn và Ban 5S công ty thống nhất.

Đến nay, sau hơn 1 năm triển khai 5S, toàn bộ các phòng, ban, khu vực sản xuất của nhà máy đã áp dụng chuẩn mô hình 5S. Việc áp dụng 5S giúp môi trường làm việc sạch sẽ, thông thoáng, công việc trôi chảy hơn, thời gian rút ngắn hơn rất nhiều, hiệu quả công việc cao, không dẫn đến sai sót. Nhờ đó, tâm lý nhân viên vui vẻ, thoải mái, ý thức tự giác được nâng cao, góp phần nâng cao hiệu quả công việc, hạn chế được tình trạng chậm trễ với các đơn hàng của đối tác…

Hay như trường hợp Công ty cổ phần Gang thép Cao Bằng là một minh chứng sinh động khác. Từ giữa tháng 3/2018, Công ty đã thành lập Ban Chỉ đạo điều hành 5S và đăng ký 2 khóa đào tạo tập huấn 5S của Bộ Công Thương cho các cán bộ là lãnh đạo trong công ty. Nhờ sự hỗ trợ từ Bộ Công Thương và Công ty Cổ phần Tư vấn Epro thông qua Dự án Đào tạo hướng dẫn triển khai thực hành tốt 5S cho DN sản xuất công nghiệp, Công ty cổ phần Gang thép Cao Bằng đã đạt được nhiều kết quả khả quan.

Cụ thể, sau 9 tháng triển khai, kết quả cho thấy, việc thực hành tốt 5S đã mang lại nhận thức và hiệu quả quản lý trực quan cho DN. Việc thực hiện và duy trì tốt chương trình 5S đã tạo phong cách làm việc mới, sắp xếp nơi làm việc một cách khoa học, thuận tiện, sạch sẽ, tạo nên tinh thần làm việc thoải mái, hiệu quả, xây dựng hình ảnh đẹp cho công ty trong quá trình làm việc với đối tác. 5S cũng giúp các đơn vị, phòng, ban, phân xưởng nâng cao năng lực quản trị DN. Dụng cụ, vật tư, sản phẩm được sắp xếp ngăn nắp, định danh rõ ràng hơn, góp phần ngăn chặn sự xuống cấp của thiết bị, dụng cụ. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.