1. Tống các website ngốn thời gian vào danh sách đen

Tôi là một người hay mất tập trung. Vì thế, tôi dùng ứng dụng có tên SelfControl để ngăn mình vào các website ngốn thời gian như Twitter trong lúc làm việc.

Khi tôi dùng ứng dụng này, trình duyệt web sẽ nói: “website không truy cập được” và không cho tôi vào website trong danh sách đen trong một thời gian nhất định, tối đa là 24 tiếng. Thậm chí nếu tôi xóa ứng dụng và khởi động lại máy, tôi cũng không vào được website.

2. Hoàn thành trước – hoàn thiện sau

Khi có dự án phải làm, tôi thường ngắt kết nối Internet để tránh mất tập trung. Sau đó, tôi làm việc không ngừng cho đến khi hoàn thành dự án, hoặc ít nhất hoàn thành phần quan trọng của dự án.

Tôi không chú trọng đến sự hoàn thiện trong quá trình trên, mà tập trung làm cho xong dự án. Sau đó, tôi sẽ xem lại từ đầu và hoàn thiện dự án ở mức tốt nhất có thể. Tôi thấy phương pháp này rất có hiệu quả.

3. Ngủ nhiều hơn

Hãy ngủ nhiều hơn. Mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn ngủ đủ giấc.

4. Sắp xếp các ghi chú trong cuộc họp

Cách thức đơn giản, chỉ cần giấy và bút như hồi đi học này sẽ giúp bạn ghi chép hiệu quả hơn trong các cuộc họp:

Gấp đôi trang giấy và kẻ một đường ở giữa, trang giấy sẽ được chia thành cột trái và cột phải. Dùng cột trái để ghi các ý quan trọng như “Dự án X”, “Dự án Z”, “Cần làm”. Dùng cột phải để viết các thông tin liên quan.

Điều này sẽ giúp bạn phân loại các vấn đề được thảo luận một cách hệ thống, thay vì viết một đoạn ghi chú lộn xộn.

5. Làm ngay bây giờ

Tôi biết lời khuyên này nghe có vẻ vô hiệu và sáo rỗng với nhiều người. Nhưng sự thực là, không gì có thể giảm thiểu nỗi lo của bạn bằng cách bắt tay vào việc thay vì nghĩ ngợi lung tung.

Bạn phân vân khi phải từ chối yêu cầu của ai đó qua email? Hãy giải quyết trong 30 giây trước khi bạn trở nên mất tập trung. Bạn chần chừ không gọi điện? Hãy gọi ngay trước khi bạn nghĩ đến nó lần hai. Bạn có thêm dự án lớn bên cạnh núi việc phải làm? Hỏi ngay những gì chưa rõ và bắt tay vào làm.

Những việc mệt mỏi, đáng sợ nhất luôn ít kinh khủng hơn bạn tưởng, một khi bạn thực sự làm chúng.

6. Nhảy vào “vùng nước sâu”

Thật dễ dàng khi ngâm mình trong vùng nước “nông” và vùng an toàn. Nhưng theo quan điểm của tôi, đừng nên làm như thế.

Khi bạn ép bản thân ra khỏi vùng an toàn và làm công việc khó khăn nhất, bạn sẽ học hỏi được nhiều hơn. Đó không phải là bí quyết giúp bạn năng suất hơn ngay trong hôm nay.

Nhưng bạn càng học hỏi được nhiều, bạn càng làm được nhiều thứ ở quy mô lớn hơn. Thế là năng suất của bạn đã tăng rồi.

7. Chia dự án lớn thành các phần việc đơn giản

Bí quyết yêu thích của tôi (có lẽ ai cũng biết) là lập danh sách những việc cần làm thật chi tiết. Danh sách này sẽ nêu ra mọi chi tiết nhỏ của những việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định. Khi một dự án lớn được chia thành các nhiệm vụ đơn giản, ta chỉ cần làm tuần tự là danh sách sẽ hoàn thành.

Trong phương pháp trên, tôi áp dụng “quy tắc hai phút”. Tức là nếu một công việc tốn dưới hai phút để hoàn thành, thì hãy làm ngay. Tôi thấy nó rất có hiệu quả. Giờ đây, khi tôi biết mình phải làm một dự án lớn, tôi sẽ cố chia chúng thành những phần việc nhỏ nhất có thể.

8. Ưu tiên và tập trung vào một việc tại một thời điểm

Chúng ta dễ bị xao nhãng khi làm nhiều việc cùng một lúc, và cuối cùng chẳng đạt được kết quả gì. Hãy tập trung vào công việc có mức ưu tiên cao nhất cho đến khi hoàn thành, rồi mới chuyển sang làm việc tiếp theo.

9. Nghe tiếng ồn trắng

Tôi thích nghe tiếng ồn trắng từ thời đại học. Tiếng ồn trắng là dạng tiếng ồn được tạo ra bằng cách kết hợp nhiều loại âm thanh có tần số khác nhau. Tiếng ồn trắng thường được dùng để che đậy các loại âm thanh khác và giúp người nghe tập trung hơn.

Vì thế, khi phòng làm việc trở nên ồn ào hoặc khi tôi thật sự cần tập trung, tôi thường bật tiếng ồn trắng để nghe.

10. Làm việc có hệ thống

Hệ thống hóa các mục tiêu và nhiệm vụ hàng ngày của bạn. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát mọi chi tiết nhỏ nhất của dự án cần làm.

Làm các việc trong danh sách một cách tùy tiện và lung tung sẽ khiến bạn giảm năng suất theo thời gian, vì bạn không đưa chúng vào hệ thống.