Có những sự nghiệp lớn lao được khởi đầu rất nhỏ bé. Chẳng hạn, ý tưởng thành lập hãng công nghệ Polycom (ngày nay có trị giá 2 tỷ USD) đến từ một quyển sách trị giá 0,95 USD mà nhà sáng lập Jeff Rodman mua từ RadioShack vào năm 1991.

Cuốn sách nhỏ ấy đã giới thiệu cho ông và người đồng sáng lập Brian Hinman một chủ đề “bí hiểm” là kỹ thuật thiết kế loa cách âm treo (Acoustic Suspension). Biết về kỹ thuật đó, Rodman hiểu ra một điều: vẫn có thể có âm thanh to mà chẳng cần phải dùng loa lớn.

Từ đó, Rodman và Hinman tìm ra được cách thiết kế các thiết bị có thể phát ra âm thanh lớn và rõ nhưng lại có kích thước nhỏ gọn. Chính sự nhỏ gọn và tiện lợi đó đã giúp Polycom bán được hàng triệu bộ điện thoại dùng trong phòng họp cho hơn 400.000 doanh nghiệp khắp thế giới.

Hiện tại, Polycom đang có 3.800 nhân viên trên khắp thế giới, hằng năm đạt doanh thu khoảng 1,4 tỷ USD và lợi nhuận tầm 130 triệu USD. Tháng 7/2016, Polycom được bán lại với giá 2 tỷ USD cho hãng Siris Capital Group.

Trong suốt hơn 25 năm xây dựng nên Polycom, Jeff và các đồng nghiệp đã cùng nhau đạt nhiều thành công lớn lao. Tuy nhiên, những thành công lớn đó lại không đến từ việc chạy theo những ý tưởng to tát.

Jeff nhận định: “Những điều lớn lao được tạo dựng từ những điều nhỏ nhặt hơn. Nếu bạn chỉ biết nghĩ theo kiểu “phải làm lớn”, bạn sẽ không bao giờ đạt được mục tiêu thực sự”.

Từ thành công của Polycom, Jeff đã rút ra 3 bài học nhỏ nhưng lại có thể tạo ra nhiều thay đổi lớn:

1. Biết cách hỏi những câu hỏi nhỏ

Tập trung vào những đổi mới nhỏ sẽ dẫn đến những đột phá lớn. Từ “đổi mới” có vẻ rất "hoành tráng" nhưng thật ra nó chỉ có nghĩa là tập cách làm được nhiều thứ hơn với mức chi phí thấp hơn.

Thay vì ám ảnh bởi những suy nghĩ quá to tát, hãy tự hỏi bản thân: “Đâu là sự thay đổi nhỏ nhất chúng ta có thể đem lại cho chất lượng sản phẩm, hệ thống giao hàng, hệ thống phân phối, cơ cấu tổ chức hoặc kênh thông tin nội bộ của công ty?”.

Hay xa hơn nữa là hãy đặt các câu hỏi buộc bạn phải vừa nghĩ cách giảm chi phí lại vừa tăng kết quả: “Chúng ta có thể cắt giảm những gì trong lĩnh vực này để cải thiện và đơn giản hoá các quy trình?”

2. Hiểu quy tắc “thiết kế nhỏ”

Phải nhớ rằng việc thiết kế là hướng vào trải nghiệm của khách hàng chứ không phải chỉ chạy theo những tiến bộ công nghệ. Quy tắc “thiết kế nhỏ” của Polycom không chỉ dừng lại ở việc tạo ra các sản phẩm nhỏ gọn hơn mà còn đòi hỏi phải giảm thiểu độ phức tạp trong việc sử dụng sản phẩm. Mỗi sản phẩm mới của Polycom luôn hướng tới mục tiêu cho phép người dùng làm được nhiều việc hơn với công sức bỏ ra ít hơn.

Trong cuốn sách Creativity, Inc.: Overcoming the Unseen Forces That Stand in the Way of True Inspiration, nhà sáng lập kiêm CEO của hãng phim Pixar là Ed Catmull đã kể lại rằng, ông phát hiện việc sử dụng các bộ bàn họp hình chữ nhật là nhân tố ảnh hưởng tiêu cực đến sự sáng tạo. Do đó, Pixar đã sớm chuyển sang sử dụng bàn họp hình vuông. Đó là một thay đổi nhỏ về thiết kế, nhưng kết quả mang lại là cực kỳ lớn.

Jeff và đồng sự của mình đã đi đến kết luận tương tự khi thiết kế RealPresence Centro - giải pháp họp trực tuyến (video conference) mới nhất của Polycom. Cả phần cấu trúc bên ngoài và thiết kế âm học của sản phẩm này đã được tối ưu hóa cho các cuộc họp “bàn tròn” (in the round) thay vì dạng bàn họp dài truyền thống. Đây là một điển hình của việc tăng cường giá trị hữu dụng bằng cách giảm độ phức tạp, chứ không phải chỉ là bổ sung thêm tính năng.

Trên hết, điểm mấu chốt của bất kỳ một thiết kế tốt nào là làm cho người dùng không còn để ý tới nó nữa – một thiết kế đơn giản và tinh gọn tới mức trải nghiệm của người dùng trở nên cực kỳ tự nhiên.

3. Rèn luyện những thói quen nhỏ

Những thói quen nhỏ sẽ có ảnh hưởng lâu dài. Đấy có thể là những điều đơn giản như dành thời gian xem thể thao với bạn bè, có một giấc ngủ sâu mỗi đêm, luôn ghi ngày tháng phía trên cùng của mỗi trang ghi chú. Biết suy nghĩ trước về việc ngày mai sẽ làm gì trong lúc đang tắm có thể là thói quen nhỏ nhưng đem lại hiệu quả rất cao.

Charles Duhigg đã chỉ ra trong cuốn sách The Power of Habit rằng, người ta sống hạnh phúc không phải vì đặt ra mục tiêu là sống hạnh phúc, mà đó là kết quả của việc biết xây dựng những thói quen nhỏ nhưng mang lại nhiều lợi ích.

Một số thói quen nhỏ được tạo dựng một cách tự nhiên, chẳng hạn như việc ăn uống đúng cách hoặc kiểm tra chìa khóa khi ra khỏi nhà. Một số thói quen khác được phát triển qua thời gian, và chúng ta sẽ biết được thói quen nào tốt và thói quen nào xấu.

Một trong những thói quen nhỏ của Jeff là vào cuối mỗi buổi thuyết trình mình tham gia, ông sẽ nghĩ xem ai là gương mặt sáng giá trong hôm đó (tạm gọi là X), sau đó ông sẽ hỏi người thuyết trình rằng: “Anh/cô X nghĩ gì về điều này?”.

Câu hỏi này là một mũi tên trúng 2 đích. Thứ nhất, nó buộc Jeff phải luyện tập việc nhớ tên và khuôn mặt của những người mà ông làm việc chung. Thứ hai, các nhà quản lý dưới quyền của Jeff được nhắc nhở rằng ông muốn họ phải biết tiếp thu ý kiến từ các nhân viên, chứ không phải đưa ra quyết định trong sự cô lập.