Làm lãnh đạo, việc chỉ bảo cấp dưới là cần thiết, nhưng tuyệt đối đừng bao giờ bắt đầu bằng cụm từ “Tôi không có ý xúc phạm nhưng có vẻ anh/chị không ý thức được điều này…” Vâng, chỉ cần cụm từ này thôi, người nghe sẽ chẳng quan tâm vế sau mà bạn muốn trình bày vì cơ bản họ đã thấy được thái độ “thô bạo” từ bạn. Những phát ngôn như thế sẽ dễ dàng phá hoại những mối quan hệ tốt đẹp ở nơi làm việc.

“Nhất ngôn ký xuất, tứ mã nan truy”, bạn cần phải cẩn thận trong từng câu từ của mình, nhất là khi bạn đang là một ông chủ hay sếp lớn trong công ty. John Baldoni, tác giả cuốn Great Communication Serects of Great Leaders (Bí quyết giao tiếp của những nhà lãnh đạo kiệt xuất) cho biết: “Thông thường, một nhà lãnh đạo hành xử cộc cằn, thô lỗ là bởi áp lực thời gian nên thành ra không suy nghĩ gì về những gì mà mình đang nói”. Đó là một sai lầm lớn không bao giờ nên mắc phải.

Dưới đây là 5 cụm từ bạn nên tránh sử dụng, cùng với một số lựa chọn thay thế có thể giúp bạn truyền đạt, diễn giải câu nói của mình một cách có ý nghĩa, tử tế và chuyên nghiệp hơn.

1. “Thật là phí thời gian”

Tình huống đặt ra: Bạn thấy một nhân viên đang tiến hành một dự án hoặc nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu ưu tiên hiện nay của cả nhóm. Bạn đã có kinh nghiệm kha khá trong việc này và bạn biết rõ điều gì quan trọng, điều gì là tốn thời gian.

Những gì người khác thực sự nghe: “Tôi cho rằng bạn chả biết bạn đang làm cái quái gì cả. Tôi không tôn trọng ý kiến của bạn, do đó tôi sẽ chấm dứt cái việc bạn đang làm.”

Cách tiếp cận mới: Baldoni gợi ý chúng ta nên bắt chuyện với nhân viên thế này “Hãy nói cho tôi biết những gì bạn đang cố gắng thực hiện”. Sau đó, hãy sử dụng những câu hỏi bổ sung để giúp nhân viên của bạn nhận ra rằng việc họ làm sẽ không đem lại kết quả như dự tính ban đầu.

Suzanne Bates, tác giả của quyển sách Speak Like a CEO: Serect for Commanding Attenion and Getting Result lại khuyên nên dùng cách nói sau: “Đó là một ý tưởng  thật thú vị, tôi nhớ lúc trước chúng tôi cũng đã thực hiện công việc này theo cách tương tự (nói về thời điểm) và (hãy chỉ ra mọi thứ diễn ra như thế nào). Tuy nhiên, có rất nhiều thứ đã thay đổi kể từ lúc ấy. Hãy cho tôi biết thêm về những điều bạn đang suy nghĩ.”

2. “Có lẽ bạn không nhận thức được điều này nhưng…”

Tình huống đặt ra: Bạn phát hiện nhân viên đang mắc phải một sai lầm, và bạn biết rằng họ sẽ không mắc phải điều này nếu như biết thêm một vài thông tin quan trọng từ bạn.

Những gì người khác thực sự nghe: “Tôi là sếp và chắc chắn tôi giỏi hơn bạn.”

Cách tiếp cận mới: Baldoni gợi ý chúng ta bắt đầu vấn đề này bằng cách nhấn mạnh vào việc bạn đã bở lỡ cơ hội để mọi người nắm rõ thông tin. “Tôi xin lỗi, tôi quên không nói với bạn về điều này.”

Kelly Decker, đồng tác giả của quyển Communicate to Influence: How to Inspire Your Audience to Action lưu ý rằng sự nhấn mạnh ở đây có ý nghĩa rất quan trọng. “Chọn nhấn mạnh vào chữ “bạn” hay chữ “điều này” có thể làm thay đổi 180 độ ý nghĩa của câu trên. Phải đảm bảo cho người lắng nghe cảm thấy điều được nhấn mạnh ở đây là thông tin của bạn đưa ra, chứ không phải là chuyện họ có lỗi hay không.”

3. “Tôi không thể giúp bạn chuyện này.”

Tình huống đặt ra: Một nhân viên đặt ra cho bạn một câu hỏi, hoặc yêu cầu giúp đỡ về một thứ không liên quan đến công việc của bạn.

Những gì người khác thực sự nghe: “Tôi không hứng thú với việc giúp bạn có được những thông tin đang cần.”

Cách tiếp cận mới: Nếu người khác có thể hướng dẫn và giải đáp câu hỏi đó tốt hơn, hãy giúp nhân viên của bạn liên hệ với người đó. Decker khuyên bạn có thể chỉ ra cho họ một phương hướng cụ thể, chẳng hạn như “Tôi thật sự không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, nhưng tôi biết cô S. có thể xử lý được vấn đề của bạn. Bạn nên nói chuyện với cô ấy thử xem, tôi sẽ giới thiệu bạn với cô ấy.”

4. “Không có ý xúc phạm gì nhưng…”

Tình huống đặt ra: Nhân viên nói hoặc làm một điều gì đó mà bạn nghĩ là sai lầm, có thể là đến từ sự ngây thơ hay thiếu kinh nghiệm của họ.

Những gì người khác thực sự nghe: “Bạn đã nói hoặc làm điều đó thật sự ngu ngốc, tôi sắp mắng bạn đây.”

Cách tiếp cận mới: Bạn hãy ngừng hoàn toàn việc sử dụng dùng cụm từ này, hoặc các câu có nghĩa tương tự. Bates cho biết “Câu nói này nghe có vẻ thiếu tôn trọng và không chuyên nghiệp”. Nếu bạn gặp vấn đề với ý kiến của cấp dưới, hãy bắt đầu câu trả lời của bạn thế này: “Đây là lý do tại sao tôi không đồng ý với bạn”. Nếu một nhân viên đã làm điều gì đó không đúng, hãy kéo họ sang một bên và nói: “Tôi hiểu tại sao bạn lại cho rằng đó là giải pháp tốt nhất. Nhưng lần tới, tôi sẽ hài lòng hơn nếu bạn có thể xử lý theo cách này.”

5. “Đừng bận tâm, tôi sẽ xử lý việc này.”

Tình huống đặt ra: Sự sai lầm hoặc thiếu kinh nghiệm của một nhân viên nào đó sẽ tạo ra thêm gánh nặng công việc cho bạn, do đó bạn cho rằng sẽ tốt hơn nếu bạn trực tiếp xắn tay vào làm.

Những gì người khác thực sự nghe: “Tôi không tin tưởng giao cho bạn làm điều này, tôi cũng không muốn dành thời gian để chỉ bảo hay giảng dạy cho bạn”.

Cách tiếp cận mới: Decker cho biết “Điều tồi tệ nhất khi sử dụng cụm từ này chính là bạn đang tự đổ dồn tất cả mọi công việc còn lại vào chính mình. Mọi thứ sẽ tốt hơn nếu bạn có thể lùi lại một bước và xác định chính xác trách nhiệm cũng như khả năng của cấp dưới, và làm thế nào để họ có thể thu hẹp khoảng cách giữa 2 điều đó.”

Bạn có thể tạm thời thử kiểm soát mớ công việc phát sinh với lời hứa sẽ giải thích kỹ càng hơn về những điều mà nhân viên đã làm sai. Baldoni gợi ý: “Tôi đã không cung cấp đủ thời gian hay thông tin cho bạn. Hãy để tôi xử lý nốt chỗ này. Sau khi tôi hoàn thành, chúng ta có thể thảo luận để bạn có thể hình dung phải làm gì cho lần tới.”