Xác định nội dung, mục đích câu hỏi

Nếu khôn hiểu rõ mục đích câu hỏi, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng lan man dẫn đến giao tiếp không hiệu quả khi phỏng vấn tìm việc làm online hoặc khi bắt đầu công việc.Trừ những cuộc trò chuyện xã giao đơn giản, trước khi đặt câu hỏi, bạn nên có sự chuẩn bị cần thiết: Xác định rõ mục đích hỏi, thông tin nào bạn muốn biết, vấn đề nào bạn cần đào sâu. Từ đó, xây dựng phương pháp hỏi, các dạng câu hỏi phù hợp với mục đích đặt ra.

Sử dụng linh hoạt, hợp lý các dạng câu hỏi

Tùy vào tình huống, thường có một số dạng câu hỏi được sử dụng phổ biến như:

● Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là những câu hỏi mà câu trả lời thường là “Có” hoặc “Không”, ý nghĩa của nó là xác nhận lại thông tin, chứ không có tính gợi mở. Hỏi đóng thường dùng với tính chất là câu mở đầu cho một đề tài nào đó, để thăm dò, xác định mức độ quan tâm của người đối diện. Bên cạnh đó, câu hỏi đóng còn được sử dụng khi cần kết thúc, ra quyết định cho một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận và khi cần khảo sát thông tin quy mô rộng. Không nên lạm dụng câu hỏi đóng liên tục vì điều này dễ tạo cảm giác bị tra khảo cho người đối diện. Nếu câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc cũng có thể “giết chết” cuộc đối thoại.

● Câu hỏi mở

Chúng ta sử dụng câu hỏi mở khi cần phát triển một cuộc trò chuyện mở, nắm bắt ý kiến của người được hỏi và khai thác thông tin sâu hơn. Câu hỏi mở không có câu trả lời cố định, chúng kích thích và mở ra những trao đổi hoặc tranh luận, trong đó người được hỏi không bị gò bó về suy nghĩ. Dựa trên mục đích của người hỏi, câu hỏi mở có thể là đào sâu. Chẳng hạn: Tại sao bạn nghĩ vậy? Bạn có thể cho một ví dụ không? Bạn đánh giá như thế nào về…? Câu hỏi mở rất cần thiết cho việc nghiên cứu, điều tra thực tế, giúp ta nắm được sự hiểu biết, quan điểm và cảm xúc của người trả lời. Câu hỏi càng mở, người được hỏi càng dễ trả lời.

● Mô hình câu hỏi “hình nón”

Đây là dạng câu hỏi bắt đầu từ những điều chung chung, sau đóđi sâu vào chi tiết. Cách hỏi này có tác dụng làm tăng sự tin cậy đối với người được hỏi, tránh cảm giác cuộc hội thoại quá dồn dập.Sử dụng đúng dạng câu hỏi, đúng thời điểm, đúng trình tự là cả một nghệ thuật. Khi hỏi, đừng quên chú ý tới tính liên tục, sự chặt chẽ giữa các câu hỏi.

Ngôn từ, thái độ phù hợp

Một câu hỏi tốt là một câu hỏi dùng từ ngữ phù hợp với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người được hỏi. Giữa bạn và người được hỏi có mối quan hệ thân thiết hay xã giao, cấp bậc hay ngang hàng, đối tác hay bạn bè… tất cả điều này sẽ quyết định việc bạn sẽ áp dụng kỹ năng đặt câu hỏi như thế nào.

Về thái độ, hãy luôn lịch sự, từ tốn, không nên hỏi quá dồn dập, sỗ sàng. Khi sử dụng ngôn từ sai hay thái độ không tốt, bạn thường không nhận lại được câu trả lời mình mong muốn và thậm chí có thể làm ảnh hưởng tới mối quan hệ với người được hỏi.

Lắng nghe chăm chú

Song song với việc hỏi, đừng quên lắng nghe thật chăm chú và chân thành. Một người biết cách lắng nghe có thể hoàn toàn làm chủ được mọi tình huống và sự trao đổi thông tin. Sau khi hỏi, cần chú ý thời gian để đối phương trả lời, không nên thúc giục, ngắt lời giữa chừng. Thao tác này sẽ giúp bạn quan sát tốt hơn, hiểu rõ quan điểm của đối phương hơn và hỗ trợ việc đặt ra những câu hỏi tiếp theo. Bên cạnh đó, lắng nghe cũng giúp người được hỏi cảm thấy họ được tôn trọng, kích thích họ bày tỏ ý kiến và tạo nền tảng tốt đẹp cho mối quan hệ.

Tóm lại, kỹ năng đặt câu hỏi khi giao tiếp là một kỹ năng không thể thiếu trong công việc và cả đời thường. Hy vọng những gợi ý nêu trên kết hợp với việc luyện tập thường xuyên sẽ giúp bạn thành thục hơn kỹ năng này và đạt được nhiều thành công trong công việc lẫn cuộc sống!