Theo đó, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác ở Trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện mua sắm xe ô tô phục vụ công tác chung của cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý trong 02 trường hợp sau: Cơ quan, đơn vị thành lập mới; Do nguyên nhân bất khả kháng dẫn đến không còn xe ô tô phục vụ công tác gồm: Xe bị tai nạn (bao gồm cả tai nạn bất khả kháng do thiên nhiên gây ra như: bão, lũ, mưa đá, cây đổ…) dẫn đến hư hỏng không đủ điều kiện tham gia giao thông; Xe bị mất mà không tìm thấy trong các trường hợp.

Ngoài ra, việc mua sắm xe ô tô phải đảm bảo các nguyên tắc: Sau khi rà soát, sắp xếp lại, sử dụng hiệu quả tối đa số xe hiện có trong phạm vi Bộ, ngành, địa phương nhưng không đủ để bố trí cho cơ quan, đơn vị; Đúng tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 và Quyết định số 61/2010/QĐ-TTg ngày 30/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty nhà nước.

Nguồn kinh phí mua xe được quy định: Tự sắp xếp, cân đối trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước năm 2014 được giao.

Công văn cũng nêu rõ, việc mua sắm xe ô tô phục vụ công tác chung của cơ quan, đơn vị do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ trưởng các cơ quan khác ở trung ương quyết định sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính (đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Trung ương quản lý); Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân cùng cấp (đối với các cơ quan, đơn vị thuộc địa phương quản lý).

Hồ sơ để làm căn cứ xem xét việc mua xe gồm: Công văn đề nghị của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác ở Trung ương gửi Bộ Tài chính (đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Trung ương quản lý) hoặc của cơ quan, đơn vị gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (đối với các cơ quan, đơn vị thuộc địa phương quản lý); Quyết định thành lập của cấp có thẩm quyền đối với cơ quan, đơn vị thành lập mới; Xác nhận của cơ quan đăng kiểm đối với xe ô tô bị tai nạn dẫn đến hư hỏng không đủ điều kiện tham gia giao thông theo quy định của Bộ Giao thông vận tải; Xác nhận của cơ quan công an hoặc các cơ quan khác có liên quan đối với xe ô tô bị mất mà không tìm thấy; Hồ sơ khác liên quan (nếu có).

Các trường hợp khác không thuộc hai trường hợp nêu trên, việc mua sắm thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 2133/BTC-QLCS ngày 19/02/2014 của Bộ Tài chính.