Có một chuyện rõ ràng là mọi người đều có cùng số giờ làm việc trong một ngày. Vậy tại sao một số người lại làm được nhiều việc hơn hẳn? Họ nhanh hơn ư? Hay họ thông minh hơn? Họ có nhiều sự trợ giúp hơn chăng? Có lẽ là vậy, nhưng quan trọng hơn hết, họ có những thủ thuật tận dụng thời gian và loại bỏ những việc không quan trọng.

Dưới đây là 6 điều mà những người “siêu năng suất” làm hàng ngày để đạt được kết quả và thành công tối đa:

1. Khởi đầu ngày mới theo lịch trình cố định

Sự nhất quán và các thói quen tốt là hữu ích để bạn chủ động bắt đầu một ngày mới. Trong vô số những thứ ngổn ngang, người “siêu năng suất” sẽ tìm thấy một danh sách các việc cần làm và sắp xếp chúng thật khoa học.

Doanh nhân kiêm diễn giả nổi tiếng Gary Vaynerchuk, người từng làm nhà đầu tư hoặc cố vấn cho các công ty như Uber, Facebook, Twitter và Tumblr, cho biết ông luôn thức dậy vào lúc 6 giờ mỗi buổi sáng và tuân theo những thói quen đều đặn. Gary nói: “Tôi bắt đầu ngày mới bằng cách tiêu thụ khá nhiều thông tin. Tôi truy cập vào ứng dụng Techmeme và đọc qua các bài viết. Tôi đọc bản newsletter của Jason Hirschhorn. Sau đó, tôi bắt đầu xem các trang tin tức, chủ yếu là trang tổng hợp Nuzzel để xem những bản tin mà bạn bè tôi thường chia sẻ.”

Sau khi cập nhật thêm thông tin trên Twitter và Instagram của mình, Gary Vaynerchuk đến phòng gym để tập thể dục cùng huấn luyện viên của mình; trở về nhà dùng bữa sáng với gia đình trước khi bắt đầu ngày làm việc; và rồi chuẩn bị tinh thần cho cuộc họp đầu tiên trong ngày. Gary cho biết: “Từ trước khi bước vào phòng họp, tôi đã thu thập được khá nhiều thông tin.”

Người “siêu năng suất” hiểu sự khác biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ cấp bách. Trong khi những việc quan trọng thúc đẩy việc kinh doanh tiến về phía trước, thì những nhiệm vụ cấp bách đóng vai trò “dập lửa” ngay trước mắt. Bạn sẽ dễ bị thôi thúc muốn lấp đầy ngày làm việc của mình với các nhiệm vụ cấp bách vì chúng có vẻ quan trọng hơn trong thời điểm đó. Tuy nhiên, bạn sẽ không bao giờ có cơ hội sáng tạo và vươn xa hơn nếu như bạn không chịu khám phá các cơ hội mới.

Gary Keller, người sáng lập hãng bất động sản Keller Williams Realty kiêm tác giả cuốn sách bestseller “The ONE thing”, là chuyên gia hàng đầu về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Keller viết “Yếu tố quan trọng nhất ở đây là thời gian. Thành công được xây dựng theo tuần tự, mỗi thời điểm bạn phải tập trung vào một công việc.”

Để định hình xem công việc quan trọng nhất (the one thing) là gì, Keller nhìn vào các mục tiêu của mình trong năm nay và tự hỏi, “Nếu làm chuyện gì thì sẽ làm cho mọi việc còn lại dễ dàng hơn hay là thậm chí không cần thiết nữa?”. Sau đó, ông sử dụng 4 giờ đầu tiên của mỗi ngày để làm duy nhất chuyện đó.

Keller đã sử dụng kỹ năng đó trong việc viết sách và phát triển công ty của mình trở thành chuỗi kinh doanh bất động sản hàng đầu. Ông tin rằng cho đến khi công việc quan trọng hàng đầu của mình được hoàn tất thì mọi thứ khác đều là phiền nhiễu.

 Peter Bregman, tác giả của cuốn bestseller “Four Seconds: All the Time You Need to Replace Counter-Productive Habits with Ones that Really Work” (Bạn chỉ cần 4 giây để thay thế thói quen xấu bằng thói quen tốt), cho biết mặc dù việc lập danh sách những việc phải làm (to-do list) là cần thiết, thế nhưng những người “siêu năng suất” không chạy theo nó. Thay vào đó, Bregman đề xuất việc kê tất cả các công việc phải làm lên lịch và sử dụng nó để lên kế hoạch hàng ngày.

Bregman viết trên blog của mình: “Chủ động quyết định khi nào và nơi nào bạn sẽ làm việc gì, và như thế khả năng bạn hoàn tất việc đó sẽ gia tăng đáng kể”. Theo Bregman, lịch giúp bạn sắp xếp ưu tiên của mình: “Đâu là những việc cần hoàn thành trong ngày hôm nay? Có việc nào quan trọng bạn đã bỏ sót? Bạn có thể đặt chúng vào đâu trong lịch trình của mình?”. Ông cho biết: “Lịch là hữu hạn và chỉ có một số khung giờ nhất định trong một ngày. Lập kế hoạch trên lịch giúp bạn nhận ra mình đang cố nhồi nhét quá nhiều thứ vào một không gian hữu hạn.”

Những người “siêu năng suất” luôn muốn vòng xoay công việc của mình thật hiệu quả, họ không muốn để từng phút từng giây bị trôi qua một cách lãng phí.

Grant Cardone, tác giả của cuốn “The 10X Rule: The Only Difference Between Success and Failure” (Quy tăc 10X: Khác biệt giữa thành công và thất bại), chia sẻ kinh nghiệm học được từ Alan Greenspan, cựu Chủ tịch Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Fed). Theo đó, Greenspan bố trí lịch làm việc của mình theo từng cụm 15 phút, thay vì theo từng giờ.

Cardone cho biết khi bạn phân chia thời gian như vậy, bạn sẽ tìm được cách tận dụng hết thời gian có sẵn có: “Greenspan không để lại bất cứ khoảng trắng nào trên lịch vì ông ta biết rằng mỗi khoảng trắng là một lần lãng phí thời gian”.

Doanh nhân Gary Vaynerchuk cũng phân bố lịch trình của mình thành từng cụm nhỏ. Ông cho biết “Mỗi phút đều rất quan trọng, nên tôi lên kế hoạch cho từng giây một. Tôi không đùa đâu: Tôi đã từng và vẫn đang có những cuộc họp chỉ kéo dài ba hay bốn phút. Bạn phải tận dụng từng giây bạn có trong ngày.’

Chúng ta đều biết rằng email có thể gây lãng phí thời gian nhưng dường như không mấy ai làm gì để cải thiện điều đó. Một nghiên cứu gần đây của hãng Adobe cho thấy bình quân chúng ta dành ra 7,4 giờ mỗi tuần để lên email.

Jason Jennings,  tác giả của cuốn “Less is More: How Great Companies Use Productivity” (Những công ty vĩ đại cải thiện năng suất như thế nào), cho biết những người làm việc hiệu quả không tự biến mình thành nô lệ của công nghệ. Ông phát biểu trên tạp chí Prevention: “Hầu hết họ chỉ kiểm tra email hai hoặc ba lần một ngày. Bạn hãy xác định thời gian kiểm tra email trên lịch của mình, và xử lý email trong một lượng thời gian cố định.”

Theo một nghiên cứu từ Đại học British Columbia, việc kiểm tra email thường xuyên chỉ khiến cho bạn mất thời gian cho việc trả lời thêm mà thôi. Trong thí nghiệm của đại học này, những người tham gia được chia thành hai nhóm, một nhóm kiểm tra email 3 lần/ngày và nhóm kia kiểm tra bao nhiêu lần tùy thích. Kết quả cho thấy những người chỉ kiểm tra email 3 lần/ngày tiết kiệm được 20% thời gian trong việc trả lời email, cũng như cảm thấy ít bị stress hơn so với trước đây.

Bạn không thể làm việc có hiệu quả nếu như không có sức khỏe. Nhà sáng lập Virgin Group là tỷ phú Richard Branson thức dậy đều đặn lúc 5 giờ sáng mỗi ngày để tập thể dục. Branson phát biểu trong một cuộc phỏng vấn với FourHourBodyPress: “Tôi chắc chắn có thể đạt được thành công gấp đôi nếu giữ được cơ thể chắc khoẻ. Việc đó giúp cho não hoạt động tốt hơn.”

Ngoài việc tập luyện trước khi đến văn phòng, các bài tập trong giờ làm việc cũng mang lại hiệu quả không kém. Một nghiên cứu tại Đại Học Leeds Metropolitan ở Anh phát hiện ra rằng những nhân viên sử dụng phòng tập thể dục gần nơi làm việc sẽ mang lại năng suất cao hơn.

Những người thành công cũng chú trọng việc ngủ đủ giấc. Cả Bill Gates, Tim Cook, và Arianna Huffington đều giữ thói quen ngủ 7 tiếng một đêm. Các nhà nghiên cứu Phần Lan đã chỉ ra rằng những người ngủ không đủ giấc sẽ có nguy cơ mắc bệnh cao hơn và phải xin nghỉ nhiều ngày hơn. Theo một nghiên cứu được công bố trên tạp chí y khoa Sleep, dành ra 7 đến 8 giờ mỗi đêm cho giấc ngủ là khoảng thời gian tối ưu để tái tạo năng lượng sau một ngày dài làm việc.