Thủ tục chấp thuận hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt của các ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động ngoại hối phải được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Ngân hàng được phép khi có nhu cầu thực hiện từng lần xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt lập 01 (một) bộ hồ sơ đề nghị chấp thuận hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt gửi NHNN chi nhánh TP. Hà Nội (đối với các ngân hàng xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt qua cửa khẩu Nội Bài) hoặc NHNN chi nhánh TP. Hồ Chí Minh (đối với các ngân hàng xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt qua cửa khẩu Tân Sơn Nhất).

Bước 2: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị chấp thuận hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt, NHNN chi nhánh TP. Hà Nội, NHNN chi nhánh TP. Hồ Chí Minh cấp Quyết định chấp thuận hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt, trường hợp từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt, ngân hàng được phép nộp cho NHNN chi nhánh TP. Hà Nội và/hoặc NHNN chi nhánh TP. Hồ Chí Minh bản sao (có chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của ngân hàng được phép hoặc người được ủy quyền hoặc phân công trong nội bộ của ngân hàng được phép ký) các chứng từ liên quan đến xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt bao gồm: điện thanh toán và tờ khai hải quan.

Cũng theo Quyết định trên, thành phần hồ sơ đề nghị chấp thuận hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt gồm có:

Một là, văn bản đề nghị chấp thuận hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hoặc người được phân cấp ủy quyền cho ngân hàng được phép ký.

Hai là, hợp đồng xuất khẩu hoặc nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt ký kết với ngân hàng hoặc tổ chức tài chính nước ngoài (chỉ nộp lần đầu và nộp bổ sung khi có sự thay đổi).

Ba là, quy định nội bộ của ngân hàng được phép về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt, trong đó quy định về phân cấp ủy quyền thực hiện hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt trong nội bộ hệ thống và quy định quản lý, giám sát, bảo đảm an toàn trong việc giao nhận, bảo quản và vận chuyển ngoại tệ tiền mặt phải đảm bảo tuân thủ theo quy định của NHNN (chỉ nộp lần đầu và nộp bổ sung khi có sự thay đổi).

Bốn là, giấy ủy quyền trong trường hợp người ký đơn xin chấp thuận là người đại diện theo ủy quyền của ngân hàng được phép.

Quyết định trên cũng lưu ý, tất cả hồ sơ phải lập bằng tiếng Việt. Các bản sao tiếng Việt và các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hoặc người được phân cấp ủy quyền của ngân hàng được phép ký xác nhận.

Thủ tục hành chính mới mày có căn cứ pháp lý là Thông tư số 33/2013/TT-NHNN hướng dẫn thủ tục chấp thuận hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu ngoại tệ tiền mặt của các ngân hàng được phép. Ngày có hiệu lực là 10/02/2014.