Trước đó, việc sử dụng hóa đơn giấy vẫn được tất cả các doanh nghiệp sử dụng nhưng tốn kém chi phí cho doanh nghiệp cũng như góp phần tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện hành vi trốn thuế, lậu thuế. Vì vậy, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang là đòi hỏi cấp bách nhằm tiết kiệm chi phí xã hội và nâng cao tính lành mạnh của hệ thống tài chính.

Mặc dù Nhà nước rất nỗ lực để áp dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế, cụ thể đã ban hành Nghị định số 119/2020 quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020 nhưng đến Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã phải lùi thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến ngày 01/07/2022.

Do vậy, bài nghiên cứu chỉ ra lợi ích của hóa đơn điện tử, từ đó phân tích thực trạng áp dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam hiện nay để thấy được những vướng mắc còn tồn tại trong việc áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Lợi ích của hóa đơn điện tử và thực tiễn áp dụng hoá đơn điện tử trên thế giới

Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp (DN) luôn cần thiết phải thường xuyên sử dụng hóa đơn để ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa dịch vụ. Trải qua sự phát triển của nền kinh tế xã hội, hình thức của hóa đơn đang chuyển dần từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử ngày càng thể hiện rõ tác dụng ưu việt.

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Với một thao tác đơn giản, người mua sẽ nhận được hóa đơn mọi lúc mọi nơi với internet. Vì vậy, sử dụng hóa đơn điện tử đem lại lợi ích cho DN và làm lành mạnh hóa hệ thống tài chính quốc gia.

Hình 1: Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Thứ nhất, sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí cho DN và thuận tiện khi sử dụng. Nếu như sử dụng hóa đơn giấy, các DN phải bỏ ra các khoản chi phí như chi phí in ấn, phát hành, bảo quản, lưu trữ hóa đơn thì chi phí trung bình bỏ ra cho 1 hóa đơn giấy là 1.000 đồng (theo ước tính sơ bộ của Vụ Doanh nghiệp lớn - Tổng cục Thuế). Với số lượng khoảng 2,5 tỷ hóa đơn mỗi năm trong cả nước thì chi phí bỏ ra lên đến 2.500 tỷ đồng là một con số khổng lồ. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN tiết kiệm rất nhiều thời gian (giảm đến 70% quy trình phát hành, đến 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn).

Thứ hai, sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN thuận tiện khi sử dụng. Với ứng dụng công nghệ thông tin đã rút ngắn thời gian thanh toán, đơn giản hóa việc quản lý tìm kiếm hóa đơn, phù hợp với công tác kế toán, đối chiếu số liệu. Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT còn giúp lãnh đạo và nhân viên trong DN có sự phối hợp chặt chẽ trong từng phần việc như tạo, ký số, truyền/nhận hóa đơn.

Không những thế, việc sử dụng HĐĐT còn thúc đẩy cả lãnh đạo và nhân viên trong DN phải có sự đổi mới, nhất là về phương tiện công nghệ, thích nghi với sự thay đổi và gia tăng lợi thế cạnh tranh trong điều kiện thay đổi môi trường kinh doanh. Nếu DN không tận dụng được, sẽ mất đi cơ hội cạnh tranh với các DN khác vì sự chậm trễ trong quá trình gửi hóa đơn đến khách hàng.

Bởi trong khi hóa đơn giấy thường mất từ 3-5 ngày để gửi cho khách hàng với chi phí khoảng 20.000-25.000 đồng cho một lần gửi, thì HĐĐT chỉ mất 3-5 giây gửi trực tuyến là khách hàng đã nhận được hóa đơn. Sự chậm trễ của hóa đơn giấy là lý do chính gây ra khó khăn cho khách hàng khi muốn giao dịch tiếp với số hàng chưa có hóa đơn và cũng là trở ngại cho DN phải tốn thời gian chờ đợi để thu hồi công nợ.

Thứ ba, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý của cơ quan thuế. Trên cơ sở sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử cũng như việc gửi và nhận hóa đơn nhanh hơn bằng các phương tiện điện tử làm giảm nguy cơ mất hóa đơn, giảm chi phí cho doanh nghiệp cũng như xử lý tình trạng lập hóa đơn, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (VCCI, 2017).

Sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ kiểm tra thuế, kiểm tra và hoàn trả, phân tích rủi ro của doanh nghiệp và cá nhân khi kinh doanh. Về mặt quản lý, HĐĐT giúp cho DN dễ dàng trong quá trình xây dựng báo cáo và quá trình hậu kiểm của cơ quan thuế.

Với quy trình quản lý minh bạch, HĐĐT đã giúp cho quá trình hoạt động của DN được thông suốt, giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quy trình hoạt động. Tất cả dữ liệu về HĐĐT được số hóa khi lưu trữ nên dễ dàng tra cứu và xây dựng các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Đồng thời, giúp giảm thiểu sự xung đột giữa khách hàng và nhà cung cấp. 

Thực tiễn áp dụng hóa đơn điện tử trên thế giới

Việc áp dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng, cung ứng dịch vụ đã và đang được thực hiện tại nhiều quốc gia trên thế giới. Theo báo cáo kinh nghiệm quốc tế về áp dụng hóa đơn điện tử năm 2017 của Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử của một số nước cụ thể như sau:

- Liên minh châu Âu là một trong những nơi sử dụng HĐĐT sớm song lại có sự khác biệt về tỷ lệ áp dụng hóa đơn điện tử giữa các quốc gia thành viên. Thụy Điển, Đan Mạch, Phần Lan… là những nước đầu tiên sử dụng HĐĐT. Từ năm 2002, Ủy ban châu Âu đã thực hiện mục tiêu sử dụng hóa đơn điện tử trong Kế hoạch Hành động châu Âu và sau đó triển khai trong Nhóm Chuyên gia Ủy ban châu Âu nhằm mục tiêu phát triển Cơ cấu tổ chức Hóa đơn điện tử tại châu Âu (EEI) giai đoạn 2008 - 2009. Năm 2014, Liên minh châu Âu đã ban hành một số chỉ thị yêu cầu các cơ quan chính quyền ở 28 quốc gia thành viên sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch giữa doanh nghiệp và Chính phủ.

- HĐĐT đã được đưa vào triển khai ở Singapore vào năm 2003, nhưng cho đến năm 2008 Chính phủ nước này bắt buộc các DN cung cấp hàng hóa dịch vụ cho Chính phủ phải dùng HĐĐT. Hiện nay, Singapore đang sử dụng ngày càng phổ biến hơn hình thức hóa đơn này.

- Ở Hàn Quốc, cơ quan thuế thiết lập tổ công tác nghiên cứu triển khai hóa đơn điện tử năm 2008 và đến năm 2011, các DN có tư cách pháp nhân bắt buộc phải tham gia. Năm 2012, các cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn hơn 20 tỷ VND (1 triệu KRW)/năm bắt buộc phải phát hành hóa đơn thuế điện tử. Đến năm 2014, mở rộng việc bắt buộc phát hành hóa đơn thuế điện tử tới cá nhân có doanh thu lớn hơn 5,7 tỷ VND (300.000 KRW).

- Ở các nước Mỹ La tinh, Mexico cũng là một quốc gia áp dụng rộng rãi hóa đơn điện tử. Năm 2010, mô hình xuất hóa đơn điện tử qua Internet (CFDI) được công bố. Năm 2011, các công ty có doanh thu lớn hơn 4 triệu peso phải áp dụng CFDI. Năm 2014, Mexico triển khai bắt buộc áp dụng CFDI với các công ty có doanh thu từ 250,000 peso trở lên.

- Trong khu vực Đông Nam Á, từ năm 2014, Indonesia đã xây dựng cơ sở pháp lý cho HĐĐT để từ ngày1/7/2016, HĐĐT bắt buộc triển khai đối với toàn bộ các DN. Quy định này đã tránh được việc làm giả hóa đơn khi yêu cầu các DN phải cài đặt ứng dụng do cơ quan thuế cung cấp, sau đó DN sẽ nhận được “chứng chỉ điện tử”. Từ đó, HĐĐT giúp Indonesia giảm số hoàn thuế trong khi số thu thuế GTGT tăng lên. Cũng vậy, trong năm 2012, quốc gia Thái Lan cũng bước đầu triển khai HĐĐT. Năm 2016, chính phủ nước này đã ban hành chiến lược phát triển quốc gia “Thailand 4.0” với hai mục tiêu chính yếu là phát triển nền kinh tế thành nền kinh tế kỹ thuật số và trở thành quốc gia phát triển vào năm 2032.

2. Thực tiễn áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

2.1.  Khung pháp lý đối với hóa đơn điện tử tại Việt Nam

HĐĐT là ngày càng phổ biến trong giao dịch thương mại và trở thành một xu hướng tất yếu trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng mạnh mẽ ở tại các DN ở Việt Nam. Vì vậy, Nhà nước đã hình thành khuôn khổ pháp lý đồng bộ và ngày càng hoàn thiện để tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch điện tử nói chung và sử dụng HĐĐT nói riêng như: Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005, Luật Kế toán ban hành năm 2003 và được sửa đổi năm 2015.

Năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 đã có quy định về hóa đơn điện tử. Theo đó, hóa đơn là chứng từ do người bán lập ra, ghi nhận thông tin bán hàng hóa dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, với Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được ban hành đã đưa hóa đơn điện tử được áp dụng chính thức ở nước ta từ năm 2011.

Trong quá trình triển khai thực hiện hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngày 14/12/2016, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 2660/QĐ-BTC về việc gia hạn thời gian thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC.

Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về phạm vi, đối tượng áp dụng HĐĐT, được coi là cơ sở hành lang pháp lý quan trọng thúc đẩy tiến trình HĐĐT tại Việt Nam. Theo đó, DN bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/11/2020 khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14 ngày 15/07/2020, cần phải mở rộng phạm vi áp dụng và cải tiến quy trình quản lý biên lai, chứng từ theo phương thức điện tử cho phù hợp. Do đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thay thế cho Nghị định số 119/2018/NĐ-CP với một số điểm mới phù hợp hơn.

Thứ nhất, quy định rõ đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử, việc bán hóa đơn của cơ quan thuế, thủ tục mua hóa đơn, số lượng hóa đơn bán cũng như thủ tục trong quá trình sử dụng hóa đơn, mở rộng thêm hai đối tượng áp dụng và bổ sung thêm 2 loại hóa đơn bên cạnh 3 loại hóa đơn trước đó. Đặc biệt, quy định thời điểm lập hóa đơn trong cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa các DN; chi tiết thời điểm đối với các trường hợp về bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, bán điện của các công ty sản xuất, cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý, dịch vụ ngân hàng, chứng khóan, du lịch…

Thứ hai, quy định mới được xây dựng trên cơ sở tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thời gian để chuyển đổi hình thức hóa đơn. Cụ thể, nếu DN đã phát hành hóa đơn giấy thì vẫn được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn, thì vẫn được xem là hóa đơn hợp pháp và thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Bên cạnh đó, DN dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy khi có yêu cầu, miễn là việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử với hóa đơn, chứng từ giấy.

Trong trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua, nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán được lập thông báo cho người mua, cơ quan thuế mà không phải lập lại hóa đơn. Đối với các trường hợp sai sót khác, DN có thể lựa chọn 1 trong 2 cách là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Đặc biệt thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng từ ngày 01/07/2022 thay như ban đầu là bắt buộc các đơn vị kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020.

Thứ ba, Nghị định mới đã tạo ra bước tiến quan trọng trong quản lý thuế. Cụ thể, quy định rõ về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ. Đối với công chức thuế, cấm hành vi cố ý gây phiền hà, khó khăn khi các tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ; bao che, thông đồng cho các tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; hoặc có hành vi nhận hối lộ khi thanh kiểm tra về chứng từ, hóa đơn. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ thì cấm thực hiện hành vi gian dối, như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp; cản trở công chức thuế thi hành công vụ; truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ; đưa hối lộ, hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan đến hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Đồng thời, để quản lý chặt chẽ việc lập, sử dụng HĐĐT, Nghị định 123 cũng quy định trách nhiệm của DN, người nộp thuế và các bộ, ngành trong việc chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu. Theo đó, các DN, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử… thực hiện HĐĐT và cung cấp dữ liệu HĐĐT theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố. Các tổ chức tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Các tổ chức, đơn vị như quản lý thị trường, Tổng cục Quản lý đất đai, cơ quan công an, giao thông… kết nối, chia sẻ thông tin dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu HĐĐT.

2.2. Quá trình áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Dựa theo các quy định của pháp luật về HĐĐT, việc áp dụng HĐĐT tại Việt Nam được tiến hành theo lộ trình hiện tại là 12 năm (tính đến hết năm 2022) như minh họa tại Hình 2.

Hình 2: Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Sau hơn 10 năm, kể từ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP có hiệu lực, tình hình triển khai sử dụng hóa HĐĐT tại DN đạt được những kết quả tích cực. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, số lượng DN sử dụng HĐĐT đã tăng khá trong những năm vừa qua (30 DN năm 2011 tăng lên 331 trong năm 2015, năm 2016 tăng 656).

Và có sự gia tăng đáng kể về số lượng các công ty sử dụng hóa đơn điện tử từ 656 công ty năm 2016 lên 3.000 công ty năm 2017 (Báo cáo tóm tắt Việt Nam 2018). Các doanh nghiệp lớn như Tổng công ty Điện lực Việt Nam (EVN), Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), Tập đoàn Viettel, Vietnam Airlines và Công ty Vận tải Đường sắt Hà Nội - Sài Gòn là những doanh nghiệp tiên phong trong việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

Cũng theo thống kê của Tổng cụ Thuế, số lượng DN sử dụng hóa đơn và số hóa đơn sử dụng qua các năm có sự tăng trưởng mạnh mẽ. Số lượng DN sử dụng hóa đơn đặt in tăng từ 382.938 DN năm 2012 lên 659.940 DN năm 2017, số lượng DN sử dụng hóa đơn tự in nhìn chung có xu hướng giảm trong giai đoạn 2012-2015, từ 13.901 DN năm 2012 xuống 11.417 năm 2015 DN, sau đó lại tăng lên 14.503 DN năm 2017. Số lượng DN sử dụng HĐĐT tăng lên nhanh chóng từ 44 DN năm 2012 lên 5.245 DN năm 2017. Số lượng HĐĐT tăng từ 158.141 hóa đơn năm 2012 lên 601 triệu hóa đơn năm 2017. Trên đây là những con số ấn tượng cho thấy, việc sử dụng HĐĐT đã được thúc đẩy và phát triển.

Hình 3: Số lượng hóa đơn được sử dụng trong giai đoạn 2012-2017

Tỷ trọng HĐĐT trong tổng số hóa đơn được sử dụng trong giai đoạn 2012 - 2017 tăng dần qua các năm, từ 0,003% năm 2012 lên 12,97% năm 2017. Số lượng DN sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế và số lượng HĐĐT có mã xác thực sử dụng đã đạt được nhiều kết quả tích cực.

Trong thời gian đầu thực hiện thí điểm HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế tại 2 thành phố là TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, số lượng DN sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế tăng lên (Hà Nội: tăng từ 67 DN năm 2015 lên 102 DN năm 2017; TP. Hồ Chí Minh: tăng từ 100 DN năm 2015 lên 116 DN năm 2017) và số lượng HĐĐT đã được cấp mã xác thực cũng tăng lên nhanh chóng.

Trong năm 2017, theo Tổng cục Thuế, hiện mới chỉ có trên 9.000 DN thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không có mã xác thực) với hơn 600 triệu hóa đơn đã được phát hành và sử dụng trên toàn quốc. Sau khi triển khai thực hiện thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực tại 3 thành phố lớn là Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Trong báo cáo của Tổng cục Thuế cho thấy, tính đến cuối tháng 9/2019 hiện có 255 DN đang hoạt động tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, TP. Đà Nẵng áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế và có hơn

Tính riêng tại Hà Nội đến ngày 05/08/2020, toàn thành phố về cơ bản gần như hoàn thành chỉ tiêu đạt khi có 80,2% DN trên địa bàn và có khoảng 112.553 tổ chức, DN đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử. Trong đó, số DN đã sử dụng hóa đơn điện tử đạt 58.004 DN; số hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành đạt 11.478.582.997 hóa đơn; và số hóa đơn điện tử đã sử dụng đạt 403.728.253 hóa đơn.

3. Những vấn đề đặt ra khi áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Mặc dù lợi ích mang lại từ việc sử dụng hóa đơn điện tử là thấy rõ, số lượng các chủ thể sử dụng và số hóa đơn phát hành ngày càng tăng nhưng để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong điều kiện kinh tế - xã hội của nước ta hiện nay còn nhiều vấn đề đặt ra cần giải quyết.

Thứ nhất, các DN cần phải trang bị một hạ tầng kỹ thuật tốt bao gồm hệ thống quy trình từ khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, sửa đổi và quản lý tự động trên môi trường Internet, thay thế cho quy trình tạo, xuất hóa đơn giấy trước đây. Trong thực tế, không nhiều DN có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng, không ít DN gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Một vấn đề khác mà rất nhiều DN đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của DN để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Khó khăn ở đây là nếu DN sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kế nối với phần mềm hóa đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp, điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chi phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng. Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần có các nhà cung cấp triển khai hệ thống theo hướng dịch vụ, hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý khi có trục trặc.

Thứ hai, nguồn nhân lực chưa đảm bảo yêu cầu về trình độ chuyên môn để am hiểu và vận hành hóa đơn điện tử. So với các DN lớn, thì DN nhỏ và vừa có nhiều hạn chế về mặt nguồn lực như nguồn lực về tài chính, con người, tri thức (Ein-Dor và Segev, 1978). Đây chính là những lý do mà các DN nhỏ và vừa thường né tránh việc phải triển khai các hệ thống CNTT. Trong khi đó ở Việt Nam hiện nay số lượng các doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ trọng lớn. Mặc dù, DN nhỏ và vừa luôn đóng vai trò là người tạo ra việc làm và đóng góp đáng kể cho nền kinh tế quốc gia, nhưng với quy mô hạn chế, nên khó có thể thích ứng kịp thời với những thay đổi.

Thứ ba, tâm lý ngại thay đổi của bộ phận lớn các nhà quản lý đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa là rào cản. Chính tâm lý này sẽ dẫn đến hệ quả là chậm tiếp cận công nghệ. Mặc dù đã biết ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng nhiều doanh nghiệp do số lượng sử dụng không nhiều và số lượng hóa đơn giấy in còn rất nhiều trong kho nên vẫn còn đang "nghe ngóng" lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế. Mặt khác, việc áp dụng hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông.

Không có nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, đặc biệt là ở khu vực nông thôn. Hơn nữa, khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dẫn đến nhiều vấn đề mà doanh nghiệp chưa biết cách xử lý, chẳng hạn đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường thì doanh nghiệp không xuất trình được hóa đơn điện tử, gây tốn kém chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn.

Như vậy, với vai trò giúp cho các DN hoạt động hiệu quả hơn, HĐĐT được xem là một nền tảng cho các DN Việt Nam phát triển trong nền kinh tế số. Hiện nay, các quy định pháp lý đang được hoàn thiện nhằm tạo điều kiện để các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết chỉ ra những vấn đề còn tồn tại nhằm tháo gỡ để đảm bảo lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế nhằm tiết kiệm chi phí cho xã hội và nâng cao kỷ luật tài chính.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2011), Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng đẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Chính phủ (2018), Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
3. Bộ Tài chính (2019), Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/09/2011 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
4. Chính phủ (2020), Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
5. Tổng cục Thuế (2017), Báo cáo kinh nghiệm quốc tế về áp dụng hóa đơn điện tử.

(*) TS. Lê Hà Trang, Đại học Thương mại/tapchicongthuong.vn