Vào ngành được hơn sáu năm, công tác tại Chi cục Hải quan Vĩnh Long thuộc Cục Hải quan thành phố Cần Thơ, đến nay chị Trần Bảo Trân đã trải qua nhiều vị trí công việc trong dây chuyền thủ tục hải quan. Chính vì vậy, chị Trân rất thấu hiểu những thuận lợi cũng như khó khăn của doanh nghiệp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu.

Chúng tôi gặp chị Trân khi công việc đang thúc giục, nhưng chị vẫn tươi cười và trò chuyện sôi nổi về các vấn đề nóng hổi trong thủ tục hành chính hiện nay. Những chia sẻ của chị toát lên hình ảnh của một cán bộ trẻ tận tụy trong thi hành công vụ, có suy ngẫm, tìm tòi và mạnh dạn đưa ra những sáng kiến, cải tiến trong công việc.

Chị Trân cho biết, được cơ quan phát động hưởng ứng cuộc thi “Chung tay cải cách thủ tục hành chính”, chị đã có ngay đề tài để tham gia. Lĩnh vực đề xuất sáng kiến của Trần Bảo Trân là “Cắt giảm chứng từ trong bộ hồ sơ thanh khoản, hoàn thuế đối với hàng hóa nhập khẩu để sản xuất hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài hoặc xuất khẩu vào khu phi thuế quan thực tế đã sử dụng trong khi phi thuế quan hoặc đã xuất khẩu ra nước ngoài quy định tại Điều 118 và 127 trong Thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 6/12/2010 của Bộ Tài chính Hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu”.

Điều 118, 127 của Thông tư 194/2010/TT-BTC quy định về hồ sơ thanh khoản, hoàn thuế đối với hàng hóa nhập khẩu để sản xuất hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài hoặc xuất khẩu vào khu phi thuế quan thực tế đã sử dụng trong khu phi thuế quan hoặc đã xuất khẩu ra nước ngoài, phải nộp và xuất trình cho cơ quan hải quan. Trong đó có quy định một số loại chứng từ gây khó khăn cho công tác quản lý hành chính của cơ quan hải quan. Điển hình như:

Tại điểm a.5 Khoản 1 quy định “Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu nếu là hình thức xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác (sử dụng bản lưu của cơ quan hải quan, người nộp thuế không phải nộp): 01 bản sao”.

Tại điểm a.8 Khoản 1 quy định “Bản thông báo định mức (sử dụng bản lưu của cơ quan hải quan, người nộp thuế không phải nộp)”.

Quy định như trên đã tạo thuận lợi cho doanh nghiệp bằng cách đơn giản hóa chứng từ trong hồ sơ thanh khoản, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, chính quy định này lại tạo thêm chi phí phát sinh thủ tục quản lý cho cơ quan hải quan là phải thực hiện sao chụp chứng từ quy định trong hồ sơ thanh khoản mà không quy định doanh nghiệp phải nộp.

Trong bài thi của mình, chị Trân đã tính toán cụ thể, dựa trên tình hình thực tế của Chi cục. Đó là, trong năm 2011, Chi cục Vĩnh Long làm thủ tục đối với hàng hóa nhập khẩu để sản xuất xuất khẩu cho 1500 tờ khai – 1500 hợp đồng nhập khẩu; 4000 tờ khai xuất khẩu và 4000 định mức xuất khẩu sản phẩm; tiếp nhận 72 hồ sơ thanh khoản hoàn thuế không thu cho doanh nghiệp.

Sau khi kiểm tra và thực hiện thanh khoản, Chi cục phải thực hiện bước tiếp theo để sao chụp hồ sơ lưu tại cơ quan hải quan. Theo quy định tại Điều 118, 127 nêu trên, Chi cục phải rà soát và sao chụp lại hợp đồng nhập khẩu lưu trong các tờ khai nhập khẩu và sao chụp các định mức để lưu vào hồ sơ thanh khoản doanh nghiệp đã nộp. Theo tính toán của chị Trân, mỗi năm trung bình đơn vị phải sao chụp khoảng 6000 lượt hợp đồng nhập khẩu, mỗi hợp đồng từ 2 – 6 trang và 4000 định mức, mất khoảng 60 ngày/năm để thực hiện photo hồ sơ, photo khoảng 10.000 chứng từ hợp đồng và định mức, sao chụp khoảng 30.000 tờ giấy A4 tương đương 60 gram giấy A4/năm. Như vậy, đơn vị này vừa phải bố trí nhân lực để thực hiện công việc này vừa tốn chi phí văn phòng phẩm không nhỏ.

Trước thực trạng này, chị Trân đề xuất phương án giúp giảm gánh nặng và chi phí hành chính nhưng vẫn đảm bảo quản lý nhà nước. Đó là, với trường hợp hoàn thuế, không thu thuế như quy định tại điều 128 Thông tư 194/2010/TT-BTC thì doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Điều 118. Nhưng với hợp đồng nhập khẩu và định mức, doanh nghiệp chỉ cần xuất trình khi làm thủ tục. Nếu có nghi ngờ, cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra đối chiếu với bản lưu tại cơ quan hải quan, chứ không cần sao chụp lại như quy định hiện tại nữa. Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau: ngoài các chứng từ theo quy định thì doanh nghiệp phải nộp đầy đủ hợp đồng và định mức sao y bản chính trong hồ sơ thanh khoản.

Một sáng kiến đơn giản và theo ước tính, nếu thực hiện, một số chi phí trung bình/năm sẽ được giảm, như: chi phí văn phòng phẩm: 30.000 tờ giấy A4 x 500 = 15.000.000 đồng; Chi phí nhân sự: trung bình 1 ngày công là 100.000 đồng. Vậy 60 ngày công thực hiện sao chụp chứng từ x 100.000 đồng = 6.000.000 đồng. Số tiền không phải quá lớn, nhưng nếu áp dụng ở một chi cục hải quan quy mô hơn Chi cục Vĩnh Long thì đã lớn hơn nhiều và nếu áp dụng ở tất cả các đơn vị thì đó sẽ là một khoản tiền đáng kể.

Bên cạnh đó, còn phải kể đến thời gian 60 ngày/năm sao chụp hồ sơ. Với thời gian đó nguồn nhân lực có thể được sử dụng vào những công việc khác hữu ích và đem lại giá trị cao hơn.

Chị Trân nói, đó chỉ là một trong những đề xuất cải tiến mà chị gửi dự thi, còn trên thực tế, có rất nhiều lĩnh vực mà mình có thể áp dụng sáng kiến để công việc trôi chảy hơn, thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. “Điều quan trọng là phải linh hoạt trong công tác, làm sao để vẫn áp dụng đúng quy định trong văn bản pháp luật lại vừa làm nhanh, làm đúng cho doanh nghiệp”, chị Trân chia sẻ.

Đánh giá về Trần Bảo Trân, ông Nguyễn Văn Vũ - Chi cục trưởng Chi cục Hải quan Vĩnh Long - cho biết: “Trong đơn vị, Trân là một cán bộ trẻ, năng động và thường có những đề xuất, sáng kiến trong công việc. Là lãnh đạo, tôi rất ủng hộ những người dám nghĩ, dám làm như vậy và có chính sách khuyến khích. Những cán bộ có nhiều sáng kiến cải tiến sẽ được cộng điểm thi đua cuối năm và được tuyên dương trong toàn Chi cục”. Ông Vũ cũng chia sẻ thêm, ở Chi cục Vĩnh Long, hiện các cán bộ được định hướng không chỉ suy ngẫm về cải cách hành chính mà còn tập trung tìm hiểu và đưa ra những góp ý từ thực tiễn cho việc sửa đổi Luật Hải quan sắp tới.  

Ngoài những sáng kiến cải tiến, Bảo Trân và các cán bộ Chi cục Hải quan Vĩnh Long cũng luôn nỗ lực trong công tác, hướng tới phương châm hoạt động của ngành “Chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả”. Họ sẵn sàng làm việc ngoài giờ, linh hoạt trong xử lý, giúp cho doanh nghiệp thông quan nhanh chóng, chính xác. Ngày 19/10/2012, Trần Bảo Trân đã vinh dự được Phó thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc trao giải khuyến khích cho sáng kiến trong cuộc thi “Chung tay cải cách hành chính” tại Hà Nội.