Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp (DN) là tập hợp những người làm kế toán tại DN cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại DN từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.

Đối với các doanh nghiệp thương mại (DNTM) vấn đề hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán cũng là yêu cầu bức thiết, sao cho đảm bảo phù hợp với điều kiện cụ thể của các DN nhằm thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và trung thực phục vụ cho việc điều hành của nhà quản lý. Theo đó, tổ chức bộ máy kế toán của DNTM cần tương ứng với quy mô và khối lượng công việc kế toán cần thực hiện cũng như số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán.

Khảo sát các DNTM trên địa bàn Hà Nội, có thể thấy rằng: đối với các DNTM trên địa bàn Hà Nội hiện nay nên tổ chức bộ máy kế toán tập trung theo mô hình kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị trong các phần hành của bộ máy kế toán. Tuy nhiên, để thực hiện được điều đó, cần giải quyết tốt các vấn đề sau:

Một là, xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện của DN.

Mỗi DN có quy mô và đặc điểm khác nhau về tổ chức quản lý cũng như trình độ quản lý, khối lượng nghiệp vụ kinh tế và tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế cũng khác nhau. Do đó, cần bố trí những người làm kế toán có kinh nghiệm vào các phần hành kế toán phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn.

Thông thường, đối với DNTM, phần thực hành kế toán được cho là phức tạp và có khối lượng công việc lớn hơn cả là kế toán bán hàng và giá vốn hàng hóa, do đó, phần hành này phải bố trí những người làm kế toán có trình độ chuyên môn cao và có nhiều kinh nghiệm. Như thế mới đáp ứng được yêu cầu thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho công tác quản lý.

Hai là, xác định số lượng bộ phận kế toán của bộ máy kế toán trong DN.

Số lượng bộ phận kế toán trong DNTM cần được xác định phù hợp để đảm bảo mối quan hệ công tác giữa các bộ phận này trong mối quan hệ chung với tất cả các bộ phận kế toán của bộ máy kế toán nhằm có sự phối hợp, phân công trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị. Đối với những DNTM có quy mô lớn, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng thường phải bố trí nhiều bộ phận kế toán hơn các DNTM có quy mô nhỏ.

Ba là, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng bộ phận hợp lý.

Những người làm công tác kế toán của DNTM có trình độ cao sẽ tăng được năng suất lao động kế toán và xử lý công việc chuyên môn chính xác và thuận lợi, do đó giảm được số lượng của đội ngũ này trong việc xử lý công tác kế toán của từng phần hành cũng như toàn bộ công tác kế toán. Vì thế, các các DN cần có hướng tuyển dụng những nhân viên lành nghề và thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ này.

Bốn là, tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản trị.

Đối với các DNTM, mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung thường được bố trí thành các bộ phận sau đây:

- Bộ phận kế toán tài sản, vật tư:

Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị các loại tài sản cố định, các loại vật tư trong DN. Trên cơ sở các chứng từ kế toán phát sinh về nhập, xuất tài sản cố định, vật tư, người làm kế toán bộ phận này kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ; phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính và chứng từ phục vụ cho việc ghi chép kế toán quản trị để ghi sổ kế toán nhằm cung cấp được các thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và thông tin cho quản trị nội bộ về tài sản cố định, vật tư.

- Bộ phận kế toán tiền và thanh toán:

Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị các loại tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản thanh toán trong công ty. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản thu, chi tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản thanh toán, người làm kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ và ghi sổ kế toán tài chính và sổ kế toán quản trị để cung cấp các thông tin về kế toán tài chính cho việc lập báo cáo tài chính, các thông tin kế toán quản trị cho việc điều hành quản lý các loại tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản thanh toán.

- Bộ phận kế toán chi phí kinh doanh:

Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí kinh doanh của DN. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản chi phí như: bán hàng, quản lý DN, sản xuất chung và các chi phí kinh doanh khác để kiểm tra, phân loại, tính toán phân bổ chi phí cho từng đối tượng theo yêu cầu quản trị, thực hiện việc ghi sổ kế toán tài chính và sổ kế toán quản trị về chi phí kinh doanh nhằm cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

- Bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:

Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị doanh thu và kết quả kinh doanh. Trên cơ sở các chứng từ kế toán phát sinh về các khoản doanh thu, các loại kết quả kinh doanh của DN, người làm kế toán kiểm tra, phân loại chứng từ, tính toán, xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động hay loại hàng hóa, tính các khoản thuế phải nộp nhà nước, ghi sổ kế toán tài chính và sổ kế toán quản trị theo từng loại doanh thu và kết quả kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin về kế toán tài chính phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, thông tin về kế toán quản trị phục vụ cho việc điều hành hoạt động bán hàng và lập báo cáo kế toán quản trị của DN.

- Bộ phận kế toán nguồn vốn, quỹ:

Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị các loại nguồn vốn, quỹ của DN. Trên cơ sở các chứng từ chứng minh các khoản nguồn vốn, quỹ của công ty phát sinh, người làm bộ phận kế toán này kiểm tra, phân loại chứng từ và ghi sổ kế toán tài chính và sổ kế toán quản trị theo yêu cầu quản trị từng nguồn vốn, quỹ nhằm cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị về nguồn vốn, quỹ của DN.

- Bộ phận kế toán tổng hợp:

Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị các phần hành kế toán còn lại mà các bộ phận kế toán khác chưa thực hiện, đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu, số liệu từ các phần hành kế toán khác cung cấp để lập báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Ngoài ra, bộ phận kế toán này còn có thể thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính và tổ chức công tác phân tích tài chính của DN nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho các đối tượng sử dụng. (Cụ thể theo Sơ đồ trên).

Để các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các DNTM trên địa bàn Hà Nội thực sự đạt được hiệu quả tích cực nhằm tăng cường công tác quản trị công ty cần phải có những điều kiện nhất định. Điều kiện cơ bản thuộc về phía nhà nước, Hội nghề nghiệp và các DNTM. Đó cũng chính là những kiến nghị để thực hiện các giải pháp đề xuất.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính(2008), Hệ thống kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp, báo cáo Tài chính, chứng từ và sổ kế toán, sơ sơ đồ kế toán, NXB Thống kê;

2. Tạp chí Tài chính, Tạp chí Nghiên cứu Tài chính kế toán;

3. Các tài liệu thực tế một số doanh nghiệp thương mại trên địa bàn Hà Nội.