Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đào tạo

Mặc dù, Trường Cao đẳng Nghề Du lịch - Thương mại Nghệ An đã có những kết quả bước đầu về ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo, song những gì đã đạt được vẫn còn hết sức khiêm tốn. Những khó khăn, thách thức vẫn còn ở phía trước do nhiều vấn đề nảy sinh từ thực tiễn, cụ thể:

- Ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo của cán bộ, nhân viên còn hạn chế đặc biệt ở các khâu quản lý chương trình, kế hoạch dạy học do chưa được nghiên cứu kỹ.

- Việc đánh giá ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo còn lúng túng, chưa có sự kích thích đến chuyên viên đào tạo. Chính sách, cơ chế quản lý còn nhiều bất cập, chưa tạo được sự đồng bộ trong thực hiện. Phương tiện, thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào đào tạo còn thiếu và chưa đồng bộ.

- Việc kết nối và sử dụng Internet chưa được thực hiện triệt để, không sử dụng thường xuyên do thiếu kinh phí, do tốc độ đường truyền. Công tác đào tạo, bồi dưỡng, tự bồi dưỡng đội ngũ giáo viên chỉ mới dừng lại ở việc xoá mù tin học nên giáo viên chưa đủ kiến thức, mất nhiều thời gian và công sức để sử dụng CNTT trong lớp học một cách có hiệu quả.

- Hệ thống cơ sở vật chất hiện có chưa tương xứng với năng lực sử dụng của cán bộ giáo viên. Chưa kể, một số cán bộ quản lý hiện chưa khai thác hết ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo, chỉ coi máy tính như máy chữ hiện đại...

- Công tác quản lý đào tạo còn có những mặt hạn chế, một số cán bộ quản lý chưa biết làm hoặc chưa thực sự tâm huyết với công việc.

- Công tác ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo đã có chuyển biến nhưng chưa toàn diện, đội ngũ cán bộ quản lý chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn mới; chưa thực sự chủ động sáng tạo, còn trông chờ ỷ lại. Tính hiệu quả trong công tác quản lý điều hành chưa cao, do chưa tích cực học tập để nâng cao trình độ, năng lực, chưa quy tụ và khai thác được thế mạnh trong đội ngũ giáo viên.

- Sự nỗ lực cố gắng ở một số cán bộ quản lý, chuyên viên còn hạn chế, chưa tâm huyết và quyết liệt, chưa đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng toàn diện. Cơ cấu tuy được cải thiện nhưng với quy mô trường lớp như hiện nay thì việc bố trí đồng bộ về đội ngũ cho mỗi chuyên viên, cán bộ về kỹ năng khai thác CNTT còn khó khăn.

Một số đề xuất và giải pháp

Nâng cao nhận thức về ứng dụng CNTT

Cán bộ quản lý cần phải nắm được tác dụng, xu hướng phát triển của CNTT trong tương lai. Nhận thức đúng về tác dụng của CNTT sẽ có những tác động thúc đẩy cán bộ đào tạo chuyên viên, giáo viên tăng cường ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo, dạy học. Thông qua đó, trình độ cán bộ đào tạo về ứng dụng CNTT dần dần được nâng cao, tạo tiền đề cho việc ứng dụng CNTT ở mức độ cao hơn.

Đồng thời, cũng làm cho nhận thức của cán bộ đào tạo quản lý về CNTT nâng cao. Cho dù năng lực của cán bộ quản lý về CNTT của nhà trường hiện đang ở mức độ khá cao, nhưng so với yêu cầu thực tế thì trình độ này vẫn chưa đáp ứng.

Hoàn thiện cơ sở hạ tầng CNTT

- Hoàn thiện các điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho ứng dụng CNTT vào quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý đào tạo. Đảm bảo 90% cán bộ quản lý có máy tính riêng, có nối mạng LAN và mạng internet.

- Thống nhất các quy định về chuẩn thông tin theo quy định; thống nhất hướng luân chuyển thông tin trong hệ thống.

- Hoàn thiện tổ chức bộ phận chuyên trách CNTT để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến CNTT. Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo.

- Tạo điều kiện cho cán bộ quản lý đào tạo, chuyên viên đào tạo khai thác và sử dụng CNTT vào quản lý đào tạo. Nâng cao ý thức trách nhiệm trong sử dụng CNTT vào quản lý đào tạo và bảo quản cơ sở vật chất của của nhà trường.

Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý đào tạo

- Hệ thống thông tin về quản lý văn bản, hồ sơ công việc

Công việc quản lý và sử dụng văn bản là hoạt động bao trùm tất cả các đơn vị giáo dục cũng như hệ thống quản lý cán bộ từ Ban Giám hiệu đến các chuyên viên. Do vậy, việc tin học hoá công tác quản lý văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Khai thác thành công hệ thống này, sẽ giúp cải thiện tính hiệu quả luân chuyển thông tin trong nội bộ các đơn vị và giữa các đơn vị với nhau, rút ngắn thời gian tra cứu tìm kiếm văn bản, từ đó nâng cao được chất lượng xử lý thông tin, gián tiếp cải thiện chất lượng thực hiện các dịch vụ hành chính công có liên quan.

Cần có những định hướng thích hợp để xây dựng thành công hệ thống thông tin quản lý văn bản, hồ sơ công việc trong toàn trường, tạo ra sự luân chuyển thông tin hiệu quả từ Ban Giám hiệu tới các khoa, lớp, tới cán bộ quản lý, giáo viên.

- Hệ thống thông tin về thu thập và tổng hợp báo cáo

Tin học hoá quy trình thu thập và tổng hợp báo cáo mang lại các lợi ích sau đây: Chuẩn hoá được các mẫu báo cáo; Rút ngắn quá trình thu thập và lập báo cáo. Cung cấp các báo cáo chính xác và kịp thời theo nhiều tiêu thức, nhiều chỉ tiêu; và tăng chất lượng của các báo cáo; hỗ trợ đắc lực cho công tác chỉ đạo điều hành của các cấp lãnh đạo.

- Hệ thống thông tin về quản lý cán bộ, công chức, giáo viên

Mục tiêu tin học hoá hệ thống thông tin quản lý điểm, chương trình đào tạo, học sinh là hình thành một cơ sở dữ liệu tập trung lưu trữ đầy đủ các thông tin về quá trình học tập, công tác của cán bộ, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý đào tạo. Trên cơ sở ứng dụng CNTT tiên tiến để cung cấp bất kỳ thông tin nào về một giáo viên, lớp, học sinh một cách nhanh nhất với độ tin cậy cao.

Việc làm này sẽ tạo ra nhiều lợi ích như: Thuận tiện trong công tác quản lý đào tạo; công tác theo dõi của nhà trường; Thực hiện các chế độ, chương trình đối với cán bộ đào tạo, học sinh, giáo viên; Hỗ trợ đắc lực cho việc đánh giá kiểm tra kết quả học tập của học sinh; Rút ngắn thời gian tra cứu, tìm kiếm thông tin về lịch học, thi cho học sinh; Theo dõi được tình hình biến động học sinh.

Cán bộ quản lý phải nắm vững nguồn học sinh hiện có (cả về số lượng, chất lượng). Phải có đủ thông tin để trả lời ngay lập tức câu hỏi về số lượng, chuyên môn được đào tạo... phục vụ cho việc lập kế hoạch đào tạo, phân công coi chấm thi, làm thời khoá biểu... Hiện nay, hệ thống quản lý học sinh – sinh viên được thực hiện theo phần mềm của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hệ thống cơ sở dữ liệu này sẽ được khai thác trong nhiều công việc khác nhau của các bộ phận.

- Hệ thống thông tin về quản lý học sinh

Ứng dụng vào công tác quản lý quá trình rèn luyện và học tập của học sinh trong trường: Cung cấp kịp thời về kết quả rèn luyện học tập của học sinh, từ đó các nhà quản lý, các giáo viên có thể những biện pháp thích hợp để nâng cao chất lượng dạy và học. Đồng thời, phụ huynh học sinh có thể chủ động nắm được tình hình rèn luyện và học tập của con mình và có biện pháp phối hợp tích cực ...

Với công tác quản lý thi: Cung cấp danh sách học sinh giỏi, danh sách dự thi nghề, khảo sát chất lượng hàng kỳ, xét tốt nghiệp, cấp bằng tốt nghiệp... Quản lý kết quả các kì thi sẽ giúp cho việc báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp nhanh chóng chính xác, cấp giấy chứng nhận, chứng chỉ, bản sao văn bằng ở cấp phòng giáo dục.