Khi nào đóng dấu?

Theo quy định tại Điều 44 về “Con dấu của doanh nghiệp”, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, ngoài việc đóng dấu theo quy định nội bộ và theo thoả thuận với đối tác, thì vẫn bắt buộc phải đóng dấu theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật như các đạo luật, nghị định, thông tư và thậm chí là của uỷ ban nhân dân các cấp.

Chẳng hạn như quy định về việc phải đóng dấu vào các chứng từ và sổ sách kế toán theo quy định của Luật Kế toán năm 2003; đóng dấu vào các loại đơn từ theo quy định của Luật Cạnh tranh năm 2004, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2004; Luật Thi hành án dân sự năm 2008; đóng dấu vào văn bản uỷ quyền theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005; đóng dấu vào giấy tờ có giá theo quy định của Luật Các công cụ chuyển nhượng năm 2005;… Hay đóng dấu giấy tờ khai hải quan, biên bản đối thoại trong doanh nghiệp, hợp đồng chuyển giao công nghệ, hợp đồng xây dựng,… theo quy định tại các nghị định liên quan.

Nhưng, không dễ dàng để xác định văn bản nào thì phải đóng dấu khi giao dịch với các cơ quan nhà nước. Vì từ trước đến nay, đều được hiểu rằng, việc đóng dấu là mặc nhiên theo quy định chung về sử dụng con dấu (Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu, đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP), chứ không phụ thuộc vào quy định phải đóng dấu trong các văn bản quy phạm pháp luật khác.

Hay, sẽ phải làm thế nào đối với các trường hợp mà nghị định, thông tư không hề có quy định bắt buộc phải đóng dấu, nhưng trong mẫu biểu kèm theo thì lại có chỗ ghi dành cho ký tên, đóng dấu? Nhất là, đối với các loại thủ tục hành chính có tính chất tương tự nhau, lý gì thủ tục này thì phải đóng dấu, thủ tục khác thì lại không cần? Thậm chí, trong một bộ giấy tờ, tại sao văn bản này thì phải đóng, còn văn bản khác thì lại không?

Vậy thì, có lẽ dễ nhất là quy định tất cả các văn bản giao dịch với các cơ quan nhà nước đều phải đóng dấu. Và chỉ không bắt buộc phải đóng dấu khi nào có quy định về điều đó. Việc đầu tiên có thể làm mẫu không gì khác hơn là các Nghị định, thông tư về đăng ký kinh doanh sắp tới cần quy định rõ, không bắt buộc phải đóng dấu các giấy tờ, tài liệu đăng ký kinh doanh.

Những điều cần làm rõ

Vì luật mới chỉ cho doanh nghiệp tự quyết một nửa, nên vẫn có hàng loạt vấn đề pháp lý cần phải xử lý đối với con dấu doanh nghiệp. Cơ quan, chức danh nào của doanh nghiệp quyết định về hình thức và nội dung của con dấu? Có cần thống nhất con dấu của doanh nghiệp với kích thước tối thiểu và tối đa? Có thể chấp nhận con dấu doanh nghiệp có biểu tượng, hình ảnh, từ ngữ đặc biệt như quốc huy, quốc kỳ, hay có dòng chữ Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam,… giống như các con dấu của cơ quan nhà nước?

Doanh nghiệp có nhiều con dấu và không bị hạn chế số lượng, nhưng chúng có cần phải giống nhau như đúc hay mỗi con một vẻ? Doanh nghiệp không có chức năng cấp thẻ, văn bằng, chứng chỉ, thì có được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ hay không?

Rồi trong trường hợp bắt buộc phải đóng dấu theo quy định của pháp luật, thì con dấu có còn “thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ” của doanh nghiệp như quy định hiện hành hay không? Nếu pháp luật không quy định, thì doanh nghiệp có được đóng dấu vào các tờ giấy không có nội dung (đóng khống chỉ) và văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hay không? Rồi có được đóng dấu vào chữ ký của người không có chức danh quản lý (ngoài “cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền” của doanh nghiệp) hay không? Và có phải đóng dấu “trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.” Hay có bắt buộc phải dùng mực màu đỏ không?,…

Luật quy định “việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.”. Vậy trường hợp Điều lệ doanh nghiệp chưa có quy định về việc “quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu” thì sẽ sử dụng con dấu như thế nào? Việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp tư nhân (không có điều lệ) thì sẽ phải thực hiện theo quy định nào?

Có bắt buộc phải làm con dấu tại cơ sở “sản xuất con dấu” thuộc danh mục ngành, nghề đầu tư, kinh doanh có điều kiện, đã được cơ quan Công an cấp phép theo Luật Đầu tư năm 2014 hay không? Và hành vi làm giả con dấu của doanh nghiệp liệu còn phạm vào “tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức” theo quy định tại Điều 267, Bộ luật Hình sự?...

Tự quyết với nhiều ràng buộc

Trước hết, doanh nghiệp vẫn buộc phải có con dấu, vì việc đóng dấu không hoàn toàn là tự nguyện, mà vẫn còn là bắt buộc trong nhiều trường hợp, theo những quy định như đã nêu ở trên. Phần bắt buộc này sẽ đòi hỏi phải có một số quy chuẩn nhất định đối với con dấu, nhất là nhiều cơ quan nhà nước phải xem xét yếu tố đóng dấu trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, giấy tờ theo quy trình, thủ tục hành chính chuẩn mực.

Nếu cứ theo quy định tại khoản 1, Điều 44 của Luật Doanh nghiệp, thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức con dấu với mọi kích cỡ to nhỏ, vuông, tròn, chữ nhật, bầu dục, tam giác, chữ thập, thánh giá;…. với đủ loại dấu chìm, nổi, ướt, khô; cùng màu mực xanh, đỏ, tím vàng, lục, lam, chàm, tím; có hay không gồm hình ảnh, biểu tượng, ký hiệu,… Nhưng khoản 4 của Điều luật lại đã giao cho Chính phủ quy định chi tiết về về hình thức, nội dung và việc sử dụng con dấu.

Người viết cho rằng, quy định việc bắt buộc phải đóng dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật là một dạng thoả hiệp, sẽ gây ra nhiều sự phiền toái, rắc rối như đề cập đến ở trên. Chỉ khi nào việc sử dụng con dấu hoàn toàn không còn tính chất bắt buộc, tức là doanh nghiệp muốn có hay không có con dấu cũng được, kiểu như lô gô hiện nay, thì mới tránh khỏi vướng mắc pháp lý.

Trong thời gian chưa bỏ hẳn được con dấu doanh nghiệp, thì cần phải ban hành một đạo luật về con dấu, không chỉ điều chỉnh về con dấu theo Luật Doanh nghiệp, mà còn phải giải quyết đối với con dấu của nhiều tổ chức kinh tế, xã hội khác như hợp tác xã theo Luật Hợp tác xã; Văn phòng luật sư theo Luật Luật sư; Văn phòng công chứng theo Luật Công chứng;...

Quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 con dấu doanh nghiệp:

“Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”