Hiện nay công việc văn thư, lưu trữ đóng vai trò đặc biệt và quan trọng. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Hiện tại, Cục Hải quan Bình Dương đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản Net Office, tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu công việc, cũng như yêu cầu quản lý của lãnh đạo thì phần mềm Net Office vẫn còn một số những hạn chế. Để hiệu quả của công tác xử lý, quản lý công việc của cơ quan ngày càng tốt hơn, hiện nay Cục Hải quan Bình Dương đang phối hợp với Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn triển khai chạy thử nghiệm phần mềm mới Cloud Office, với nhiều ưu điểm.

Theo giới thiệu của Công ty Thái Sơn thì phần mềm CloudOffice cung cấp cho người dùng chức năng quản lý điều hành công việc, đây là một chức năng hỗ trợ rất mạnh cho lãnh đạo và những người có trách nhiệm điều hành công việc, có thể tạo lập công việc từ văn bản đến hoặc tạo lập công việc phi giấy tờ, tạo lập tiến độ thực hiện và theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện cho phép quản lý thông tin theo dạng sự kiện diễn tiến theo thời gian như hồ sơ vụ việc, vụ kiện, vụ án hay quản lý tiến độ dự án,…

Phần mềm CloudOffice cung cấp chức năng quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ một cách đầy đủ và khoa học. Người dùng có thể áp dụng để quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ, theo vụ việc liên quan hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết khi nào mới kết thúc.

Ngoài ra, phần mềm CloudOffice còn có các tiện ích khác hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý văn phòng như: Tiện ích thảo luận nội bộ, trưng cầu ý kiến, quản lý danh bạ, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, lịch công tác cá nhân, lịch công tác lãnh đạo ...

Phần mềm CloudOffice được thiết kế cho việc triển khai cho mô hình tổ chức có nhiều cấp sử dụng, quản lý dữ liệu tập trung hoặc phân tán. Phần mềm CloudOffice hỗ trợ khả năng xem và duyệt văn bản từ xa sử dụng các thiết bị cầm tay như điện thoại di động thông minh, máy tính bảng thông qua kết nối Internet.

Thêm nữa, phần mềm CloudOffice còn được thiết kế theo mô hình “Điện toán đám mây”, để tạo một văn phòng ảo, kết nối các văn phòng và tạo một kênh truyền thông nội bộ giúp cho công tác quản lý và điều hành của các tổ chức, cơ quan, đơn vị doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả điều hành công việc./.