Quá trình hình thành và phát triển của KTTN gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của kế toán quản trị. KTTN được đề cập đầu tiên vào những năm 1950 ở Mỹ, sau đó lan rộng sang các nước Anh, Úc, Canada... nơi có nền kinh tế thị trường phát triển và yêu cầu về quản trị thông tin nghiêm ngặt. Từ đó đến nay, KTTN được nhiều tác giả quan tâm và nghiên cứu với các quan điểm khác nhau.

Các quan điểm về kế toán trách nhiệm

Quan điểm 1: Kế toán trách nhiệm để kiểm soát chi phí

Từ năm 1952 John A Higgins đã nghiên cứu về KTTN là công cụ để kiểm soát chi phí và đánh giá kết quả hoạt động cho từng cá nhân, xác định trách nhiệm của người đứng đầu tổ chức. Hệ thống kiểm soát này được thiết kế cho tất cả các cấp quản lý trong đơn vị. Đến năm 1997, nhóm tác giả Anthony A.Athinson, Rajiv.D.Banker, Robert S và S.mark Young quan điểm KTTN là một bộ phận của hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các thông tin liên quan đến trách nhiệm của nhà quản lý các cấp trong tổ chức. Qua đó để cung cấp các thông tin liên quan đến chi phí, thu nhập, kết quả hoạt động của từng bộ phận mà họ có trách nhiệm kiểm soát.

Tính kiểm soát trong KTTN còn được hai tác giả Prof. B.Venkat Rathnam và Prof. K. Raji Reddy thể hiện qua khái niệm về KTTN: KTTN là một hệ thống kiểm soát của nhà quản lý được dựa trên những nguyên tắc về ủy quyền, phê chuẩn và xác định trách nhiệm. Sự ủy quyền được giao đến từng trung tâm trách nhiệm, nhà quản lý phải chịu trách nhiệm theo từng phân khu, các phân khu này có thể là các bộ phận, chi nhánh hay phòng ban…

Mục đích chính của KTTN là quá trình kiểm soát của các nhà quản lý đối với bộ của mình. Theo nhóm tác giả Jerry J. Weygandt, Paul D, Kimmel, Donald E. Kieso (2008), KTTN là một bộ phận của kế toán quản trị, nó liên quan đến việc tích lũy, báo cáo về thu thập và chi phí, trên cơ sở nhà quản lý có quyền đưa ra những quyết định trong hoạt động hàng ngày và các vấn đề đó. Chỉ cần thông qua việc kiểm soát chi phí nhà quản lý có thể điều hành tổ chức một cách hiệu quả.

Quan điểm 2: Kế toán trách nhiệm đề cao vai trò của các trung tâm trách nhiệm

James R.Martin định nghĩa: “KTTN là hệ thống kế toán cung cấp thông tin và kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức. Đó là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu và chi phí mà mỗi bộ phận đều có quyền và trách nhiệm riêng biệt”. Với quan điểm này, tác giả đã dựa trên cơ sở phân chia tổ chức thành những trung tâm trách nhiệm, các bộ phận được giao quyền để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nào đó. Việc phân quyền trong tổ chức tạo nên sự phân cấp và đòi hỏi cấp trên phải theo dõi và đánh giá kết quả của các cấp dưới.

Nhóm tác giả Clive R. Emmanuel, David T. Otley, KennethA. Merchant đã có quan điểm về KTTN như sau: KTTN là việc thu thập và báo cáo những thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong một tổ chức. Theo quan điểm này KTTN được xem xét từ chi phí, thu nhập, lợi nhuận đến những người chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu đó. KTTN phù hợp với các tổ chức mà ở đó nhà quản lý cấp cao thực hiện chuyển giao quyền ra quyết định cho các cấp dưới.

Quan điểm 3: Kế toán trách nhiệm nhấn mạnh kiểm soát chi phí và đề cao vai trò của các trung tâm trách nhiệm

Ngoài tính kiểm soát của KTTN các tác giả còn đề cập đến các trung tâm trách nhiệm, sự phân cấp trong quản lý và các chỉ tiêu chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Charles T Horngreen định nghĩa: “KTTN là hệ thống kế toán được nhìn nhận qua các trung tâm trách nhiệm khác nhau trong toàn bộ tổ chức và phản ánh các kết quả hoạt động của mỗi trung tâm này bằng các chỉ tiêu về doanh thu và chi phí". Một quan điểm khác của nhóm tác giả David F. Hawkins, Jacob Cohen, Michele Jurgens, V.G Narayanan cho rằng KTTN không chỉ được đề cập đến các trung tâm trách nhiệm ở góc độ về chi phí, thu nhập hay tính kiểm soát mà KTTN còn được là một hệ thống tạo ra những thông tin tài chính và phi tài chính về những hoạt động thực tế và lập kế hoạch của những trung tâm trách nhiệm trong một đơn vị. Trung tâm trách nhiệm là những đơn vị thuộc tổ chức mà người đứng đầu chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của đơn vị đó.

Như vậy, với mỗi quan điểm của các nhà khoa học, KTTN được nhìn nhận khai thác ở các khía cạnh khác nhau. Song sự khác nhau đó không mang tính đối nghịch mà chúng bổ trợ cho nhau tạo một cái nhìn toàn diện về KTTN. Theo quan điểm của tác giả, KTTN được định nghĩa như sau: KTTN là công cụ đo lường, kiểm soát và đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu và chi phí mà mỗi bộ phận đó có quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm trong phạm vi của mình.

Qua nghiên cứu các khái niệm có thể rút ra kết luận về bản chất của KTTN:

Trước hết, KTTN là một nội dung cơ bản của KTQT và là quá trình thu thập và báo cáo các thông tin tài chính và phi tài chính của đơn vị, được dùng để kiểm soát các quá trình hoạt động và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong một tổ chức;

Tiếp đến, thực chất KTTN chính là quá trình phân định, thiết lập những quyền hạn, trách nhiệm cho mỗi bộ phận, cá nhân và một hệ thống chỉ tiêu, công cụ báo cáo kết quả của mỗi bộ phận. KTTN "cá nhân hóa" các thông tin kế toán thông qua trách nhiệm cá nhân về các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận hay đầu tư;

Cuối cùng, KTTN chỉ có thể thực hiện được khi trong đơn vị có cơ cấu tổ chức quản lý được phân quyền rõ ràng. Hệ thống KTTN trong các tổ chức khác nhau được xây dựng đa dạng phù thuộc vào cơ cấu tổ chức quản lý, mức độ phân quyền và mục tiêu cũng như quan điểm, phong cách của người lãnh đạo…

Các trung tâm trách nhiệm trong kế toán trách nhiệm

Các trung tâm trách nhiệm được hình thành dựa trên đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý và mục tiêu của nhà quản trị. Mỗi trung tâm sẽ xác định quyền và trách nhiệm đối với từng đối tượng cụ thể của từng cấp. Cơ sở để xác định một bộ phận là trung tâm gì căn cứ trên nguồn lực, trách nhiệm, quyền hạn mà nhà quản lý đó được giao. Trong kế toán trách nhiệm có 4 trung tâm: Trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.

Trung tâm chi phí: Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm, hoặc chỉ có quyền kiểm soát về chi phí không có quyền kiểm soát về doanh thu, lợi nhuận hay đầu tư. Trung tâm chi phí gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp. Trong trường đại học, một trung tâm chi phí có thể là tương đối nhỏ chỉ một vài người nếu là các bộ môn thuộc trường nhưng cũng có thể là khá lớn nếu là các khoa. Một số trung tâm chi phí lớn được bao gồm các trung tâm chi phí nhỏ hơn như các bộ môn trong khoa. Trung tâm chi phí thường thực hiện các nhiệm vụ là lập dự toán chi phí; phân loại chi phí thực tế phát sinh; so sánh mức độ hoàn thành chi phí với kế hoạch hay dự toán. Trung tâm chi phí thường được chia làm hai dạng là trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí dự toán. Phương pháp so sánh được sử dụng phổ biến trong phân tích chi phí của trung tâm này.

Trung tâm lợi nhuận: Trung tâm lợi nhuận là một phân khúc trong tổ chức mà người quản lý chịu trách nhiệm toàn bộ từ doanh thu, chi phí đến kết quả hoạt động. Trung tâm trách nhiệm thường gắn với bậc quản lý cấp trung, tuy nhiên nhà quản trị trung tâm này có thể quyết định toàn bộ các vấn đề từ chiến lược hoạt động đến thực hành tác nghiệp của tổ chức. Trung tâm lợi nhuận trong trường đại học thường là các trung tâm đào tạo ngắn hạn như trung tâm ngoại ngữ, trung tâm tài chính kế toán, trung tâm tin học... Giám đốc trung tâm toàn quyền quyết định các vấn đề như mức học phí, tuyển sinh, cấp chứng chỉ ngắn hạn, tiền lương trả cho giảng viên, cộng tác viên hay các chi phí khác của trung tâm. Mục tiêu của trung tâm lợi nhuận là tối đa hóa lợi nhuận, do vậy trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận không chỉ dừng ở doanh thu mà có trách nhiệm về chi phí. Khi đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị trong trung tâm trách nhiệm thường đi theo các nội dung: So sánh mức lợi nhuận thực hiện với kế hoạch về số tương đối và tuyết đối.

Trung tâm đầu tư: Trung tâm đầu tư được gắn với cấp cao nhất như Ban giám hiệu, Ban giám đốc, Hội đồng trường... Trung tâm đầu tư là nơi nhà quản trị hoạch định, kiểm soát về toàn bộ hoạt động của đơn vị, quá trình đầu tư tài sản... Trong trường đại học, trung tâm đầu tư sẽ quyết định mọi việc từ kế hoạch, chỉ tiêu tuyển sinh, quá trình đào tạo, nghiên cứu khoa học... và các hoạt động khác trong trường. Các chỉ tiêu sử dụng để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn của trung tâm đầu tư thường là tỷ lệ hoàn vốn đầu tư.

Trung tâm doanh thu: Trung tâm doanh thu là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chịu trách nhiệm về doanh thu, không chịu trách nhiệm về lợi nhuận hay vốn đầu tư. Các quyết định liên quan đến nhà quản trị trong trung tâm này thường là quyết định công việc bán hàng, xác định giá bán. Trung tâm này thường gắn với cấp quản lý cơ sở như bộ phận kinh doanh trong đơn vị, như các chi nhánh tiêu thụ, khu vực tiêu thụ, cửa hàng tiêu thụ, nhóm sản phẩm. Trong trường đại học trung tâm này ít được đề cập đến.

Trong doanh nghiệp luôn có sự hiện hữu của 4 trung tâm nhưng trong trường đại học nói chung thường chỉ tồn tại trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Thực tế, việc phân biệt rõ ràng các trung tâm trách nhiệm trong một đơn vị chỉ mang tương đối.

Tại sao phải vận dụng kế toán trách nhiệm trong trường đại học?

Để kiểm soát được chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong trường đại học việc sử dụng kế toán trách nhiệm là một điều tất yếu bắt nguồn từ các lý do sau.

Thứ nhất, thực tiễn cho thấy vấn đề kiểm soát chi phí và đánh giá kết quả hoạt động của các trường đại học chưa được chú trọng. Cách thức quản lý của các trường đại học Việt Nam hiện nay đặc biệt là các trường công lập vẫn quản lý theo kiểu tập trung. Việc khoán chi phí hay giao quyền tự chủ về tài chính chưa được áp dụng tới từng khoa hay bộ phận, điều đó làm cho việc kiểm soát chi phí rất khó khăn và kém hiệu quả. Hơn nữa, các cấp lãnh đạo là các trưởng phòng ban, khoa... của một số trường đại học đều cho thấy mức độ quan tâm của họ đến hệ thống KTTN, trong đó đặc biệt chú trọng tới việc kiểm soát chi phí, đánh giá kết quả của từng bộ phận.

Thứ hai, cơ cấu tổ chức của các trường đại học được phân cấp quản lý chặt chẽ từ Ban Giám hiệu, đến các phòng, khoa, ban, trung tâm... Mỗi bộ phận được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Các trường đại học đều xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, đặc biệt là định mức hay kế hoạch chi tiêu tổng thể hàng năm, đây là điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống KTTN.

Thứ ba, xuất phát từ những ưu thế vốn có của hệ thống KTTN, thông qua KTTN, cùng với phân quyền, các trường đại học chắc chắn sẽ thu được các lợi ích sau:

- Trao quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm cho trưởng các bộ phận là các phòng, khoa, ban... Mỗi đơn vị hoạt động động lập tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm trước Ban giám hiệu về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Điều đó tạo điều kiện cho họ được tham gia vào quá trình quản lý và làm quen với công tác quản lý độc lập. Giúp cho quá trình quản lý hiệu quả hơn do trưởng các bộ phận là người trực tiếp quản lý nên họ hiểu rõ nhất về đơn vị của mình. Quá trình tự quản lý tại từng bộ phận giúp Ban giám hiệu có điều kiện, thời gian tập trung vào những vấn đề chiến lược của nhà trường.

- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực thông qua tiết kiệm chi phí cho các hoạt động; loại bỏ các hoạt động không cần thiết sẽ giúp cho trường tập trung nguồn lực cần thiết để đổi mới nội dung chương trình, bài giảng, giáo trình, tập trung vào phương pháp giảng dạy hiện đại, nghiên cứu khoa học để nâng cao chất lượng giảng dạy và uy tín của trường. Qua đó nhà trường có điều kiện cải thiện đời sống vật chất của giảng viên và cán bộ từ đó làm cho họ phục vụ tốt hơn, xây dựng, gắn bó và có trách nhiệm hơn với nhà trường.

Với những lý do trên, việc vận dụng KTTN trong trường đại học là một yêu cầu cấp thiết đối với sự phát triển của chung của nhà trường trước mắt và lâu dài.

Vận dụng kế toán trách nhiệm trong trường đại học như thế nào?

Đề xuất vận dụng KTTN để kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong trường đại học thông qua KTTN là xây dựng các trung tâm chi phí. Theo mô hình này, từng đơn vị nhỏ được coi là một trung tâm chi phí được giao kế hoạch hàng năm và tự chịu trách nhiệm về việc quản lý, khai thác sử dụng, phân bổ các khoản chi phí sao cho hiệu quả, người đứng đầu bộ phận chịu trách nhiệm và kiểm soát chi phí của đơn vị mình. Cách phân loại các trung tâm; các chỉ tiêu và phương pháp đánh giá kết quả hoạt động trong quá trình vận dụng KTTN tại trường đại học như sau: