Pivot Table trong excel là nội dung đề tài sáng kiến tiêu biểu năm 2022 của công chức Cục Hải quan Thanh Hóa được áp dụng trong công tác thanh tra chuyên ngành

“Nâng cao hiệu quả kiểm tra, phân tích, xử lý thông tin số liệu xuất nhập khẩu, số liệu kế toán trong công tác thanh tra chuyên ngành đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu tại trụ sở doanh nghiệp thông qua việc áp dụng công cụ Pivot Table trong excel” là nội dung đề tài sáng kiến tiêu biểu năm 2022 của công chức Cục Hải quan Thanh Hóa đã được áp dụng trong công tác thanh tra chuyên ngành đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu tại trụ sở doanh nghiệp năm 2022, số tiền thuế và phạt đã thu nộp ngân sách nhà nước là 108.999.390 đồng.     

Trong quá trình thực hiện thanh tra chuyên ngành tại trụ sở doanh nghiệp đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu, việc kiểm tra, phân tích, xử lý thông tin số liệu xuất nhập khẩu, số liệu kế toán là việc làm phức tạp, mất nhiều thời gian do số liệu của doanh nghiệp theo dõi là gồm nhiều file dữ liệu excel, trong một file dữ liệu excel có nhiều sheet chứa nội dung khác nhau.

Vì vậy, cần phải tổng hợp các file chứa nhiều sheet dữ liệu đó thành 1 file chỉ có chứa 1 sheet dữ liệu để thuận tiện trong việc kiểm tra, phân tích cũng như trong việc đối chiếu so sánh số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp và số liệu của Hải quan theo dõi. Qua đó kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình khai báo hải quan cũng như việc theo dõi quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Pivot Table là một công cụ có thể sắp xếp, tính toán, tóm tắt, thống kê và phân tích dữ liệu. Tính năng này của excel cho phép xem các kết quả, so sánh các dữ liệu của mình, qua đó sẽ có cái nhìn tổng quát, hiểu biết và nắm bắt được các thông tin dữ liệu.

Từ những file dữ liệu excel kết xuất trên các Hệ thống phần mềm nghiệp vụ Hải quan cũng như của doanh nghiệp cung cấp không ở dạng sắp xếp theo thứ tự (1 tờ khai có nhiều dòng hàng, 1 doanh nghiệp có nhiều tờ khai…). Khi sử dụng công cụ Pivot Table sẽ cho ra bảng dữ liệu với những thông tin, trường dữ liệu khác nhau.

Tại bảng dữ liệu đó chỉ cần chọn các tiêu chí có sẵn sẽ cho ra bảng dữ liệu theo mục đích sử dụng một cách nhanh chóng, chính xác thay vì theo phương pháp thủ công, tốn nhiều thời gian do phải thực hiện nhiều bước lọc, đếm để ra được bảng dữ liệu, dễ bị sai số do nhầm lẫn của người thực hiện thao tác. Cụ thể:

- Khi kiểm tra sổ kế toán của doanh nghiệp, việc sử dụng công cụ này mang lại hiệu quả nhanh nhất. Ví dụ: khi thực hiện đối chiếu sổ chi tiết tài khoản với sổ cái tài khoản (dưới dạng điện tử): Từ file sổ chi tiết theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn/chi phí/doanh thu được doanh nghiệp hạch toán theo trình tự thời gian, cho nhiều mặt hàng khác nhau, dùng công cụ Pivot Table sẽ thiết lập theo tiêu chí từng mặt hàng và thời gian cụ thể, sẽ cho ra bảng dữ liệu nhanh chóng, chính xác, dễ dàng đối chiếu từng mặt hàng với sổ tổng hợp.

- Khi kiểm tra việc theo dõi hàng hóa gia công cho thương nhân nước ngoài, hàng hóa là nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu, với việc sử dụng công cụ Pivot Table, từ những file dữ liệu xuất nhập khẩu được kết xuất ra trên các Hệ thống phần mềm nghiệp vụ Hải quan; file dữ liệu xuất nhập tồn, kiểm kê, sổ kho… của doanh nghiệp cung cấp, chỉ cần chọn mã nguyên phụ liệu/sản phẩm sẽ tự động tổng hợp ra tổng lượng nhập xuất theo mã nguyên phụ liệu/sản phẩm, tổng thuế nhập khẩu, thuế GTGT theo mã nguyên phụ liệu…kết quả nhanh, chính xác.

Từ đó, có thể đối chiếu, so sánh số lượng nguyên phụ liệu tồn kho thực tế tại công ty với số lượng tồn trên hồ sơ chịu sự giám sát hải quan để thực hiện truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định

Việc ứng dụng công cụ Pivot Table trong excel sẽ giúp công chức thực hiện các thao tác nhanh chóng, rút ngắn thời gian, mang lại hiệu quả nhanh nhất khi thanh tra, kiểm tra khi thực hiện thanh tra, kiểm tra.