Ngay sau khi Dự án được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và Nhật Bản tiến hành kí kết (ngày 22/3/2012), ngày 13/4/2012, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan Nguyễn Ngọc Túc đã kí Quyết định 821/QĐ-TCHQ thành lập Ban triển khai Dự án do Phó Tổng cục trưởng Vũ Ngọc Anh làm Trưởng ban. Ban có tới 12 nhóm làm việc kĩ thuật. Nguồn nhân lực của 12 nhóm này lên đến 66 cán bộ, công chức, trong đó có nhiều lãnh đạo cấp vụ, cục. Ban triển khai có 7 nhóm nhiệm vụ khác nhau như: Chủ trì làm việc với nhà thầu, tư vấn và các chuyên gia của Hải quan Nhật Bản về các nội dung nghiệp vụ và kĩ thuật liên quan đến hệ thống VNACCS/VCIS.

Đặc biệt, để phục vụ quá trình chạy thử nghiệm và vận hành chính thức, vào giữa năm 2013, Tổng cục Hải quan quyết định huy động 50 cán bộ, công chức của 6 đơn vị nghiệp vụ thuộc cơ quan Tổng cục tham gia làm việc chuyên trách tại Ban triển khai Dự án VNACCS/VCIS. Thời gian làm việc chuyên trách từ 1/8/2013 đến hết 31/7/2014.

Đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm việc liên quan đến Dự án VNACCS/VCIS áp lực không chỉ đến từ sự mới mẻ của Hệ thống, từ khối lượng công việc khổng lồ mà còn là áp lực to lớn về mặt thời gian. Theo luật pháp của Nhật Bản, VNACCS/VCIS chỉ có thời gian thực hiện trong khoảng 2 năm. Để Dự án về đích đúng hạn (từ ngày 1/4/2014), đảm bảo chất lượng, Hải quan Việt Nam, nhất là đội ngũ làm việc chuyên trách tại Ban triển khai Dự án và các chuyên gia Nhật Bản gần như luôn phải chạy đua với thời gian. Kể từ khi Dự án được kí kết đến nay, lịch làm việc của Tổng cục Hải quan luôn kín đặc các nội dung liên quan đến VNACCS/VCIS. Không tính khối lượng công việc nội bộ mà Hải quan Việt Nam phải thực hiện, chỉ riêng thời gian làm việc hỗn hợp giữa Hải quan Việt Nam và các chuyên gia Nhật Bản trong trong 2 năm qua cũng có hơn 30 phiên làm việc chính thức (khoảng 1 đến 2 tuần/phiên)…

Không chỉ ở Tổng cục mà tất cả các Cục Hải quan địa phương, sự quan tâm và huy động nguồn lực phục vụ VNACCS/VCIS cũng được thực hiện ở mức cao nhất có thể. Tại Cục Hải quan Hải Phòng - một trong hai đơn vị đầu tiên toàn Ngành thực hiện chính thức từ ngày 1/4/2014, Phó trưởng Trung tâm Dữ liệu và Công nghệ thông tin Đinh Xuân Vinh chia sẻ, đến nay anh đã có trọn 16 năm công tác trong ngành Hải quan và chỉ chuyên thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực Công nghệ thông tin. Ở một trong những đơn vị đi đầu về hiện đại hóa của Ngành nên suốt khoảng thời gian đó anh Vinh đã tham gia vào tất các các chương trình hiện đại hóa của Ngành và của đơn vị. Quá trình thực hiện nhiệm vụ, do đặc thù của hoạt động Công nghệ thông tin và yêu cầu nhiệm vụ vấn đề thức khuya dậy sớm là chuyện rất bình thường.

Tuy nhiên, khi bắt tay vào triển khai VNACCS/VCIS cường độ, mật độ dày đặc hơn rất nhiều. Cùng với đó là cả áp lực về mặt thời gian. Nhưng anh Vinh và các đồng nghiệp cảm nhận được khó khăn, vất vả này là của chung toàn Ngành trước nhiệm vụ chính trị quan trọng nhất của Hải quan Việt Nam thời điểm hiện nay.

Anh Đinh Xuân Vinh tâm sự, trước đây các chương trình hiện đại hóa tại đơn vị thường do một Phó Cục trưởng phụ trách nhưng đối với Dự án VNACCS/VCIS đích thân Cục trưởng trực tiếp chỉ đạo, cho thấy sự quan tâm đặc biệt của lãnh đạo đơn vị với Dự án này. Điều đó cũng tạo động lực rất lớn cho đội ngũ cán bộ, công chức trong lĩnh vực Công nghệ thông tin vượt qua khó khăn, thách thức để thực hiện tốt nhiệm vụ, góp phần cùng toàn Ngành thực hiện thắng lợi VNACCS/VCIS.

VNACCS/VCIS không chỉ huy động một nguồn lực to lớn của Hải quan Việt Nam mà còn có cả sự chung tay, góp sức to lớn của các chuyên gia Nhật Bản. Ông Hiroki Sakurai - Cố vấn trưởng Dự án cho biết, các chuyên gia Nhật Bản làm việc trong Dự án VNACCS/VCIS có 2 nhóm là nhóm làm việc dài hạn và nhóm làm việc theo phiên. Nhóm làm việc dài hạn có 4 người, được Hải quan Việt Nam bố trí 1 phòng làm việc ngay tại tòa nhà trụ sở Tổng cục Hải quan. Trong đó có 2 người xuất thân từ Hải quan Nhật Bản là ông Sakurai và chị Yukiko Kagohashi; 2 người khác thuộc nhà thầu tư vấn Dự án. Các nhóm làm việc theo phiên đến Việt Nam theo nhu cầu công việc. Mỗi lần sang Việt Nam từ 15 đến 20 người, các phiên làm việc thường kéo dài 1 đến 2 tuần. Nhưng do khối lượng công việc của Dự án rất lớn nên dù làm việc theo phiên nhưng số chuyên gia này phải dành đến 1/3 quỹ thời gian trong năm để có mặt ở Việt Nam.

Đến nay, với sự giúp đỡ của chuyên gia Nhật Bản và nỗ lực cao độ của đội ngũ cán bộ, công chức toàn Ngành, Hải quan Việt Nam đã hoàn thành một khối lượng công việc khổng lồ như: Xây dựng và hoàn thiện thiết kế chi tiết quy trình nghiệp vụ trong hệ thống VNACCS/VCIS; thiết lập các tiêu chí kĩ thuật; thiết kế phần mềm hệ thống; xây dựng tệp dữ liệu tập trung (CSF); hoàn thành chạy thử nghiệm… để phục vụ vận hành chính thức VNACCS/VCIS từ ngày 1/4.