Phạm vi triển khai việc lập biên bản VPHC điện tử được cơ quan thuế triển khai bao gồm: Cục Thuế và các Chi cục Thuế khu vực, huyện đối với trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế.

Quy định tại điểm b khoản 2 Điều 36 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ về lập biên bản VPHC điện tử trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ đăng ký thuế, chậm thay đổi thông tin đăng ký thuế, chậm nộp hồ sơ khai thuế, hồ sơ khai quyết toán thuế (gọi là hồ sơ khai thuế) bằng phương thức điện tử thì chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo tiếp nhận hồ khai thuế, cơ quan thuế lập và gửi 01 biên bản VPHC điện tử theo mẫu số 01A/BB ban hành kèm theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP cho người nộp thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, kể cả trường hợp người nộp thuế nộp nhiều hồ sơ thuế.

Biên bản VPHC điện tử được lập và gửi đáp ứng yêu cầu về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế là cơ sở để cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt VPHC.

Biên bản VPHC điện tử phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; họ, tên, chức vụ người lập biên bản; chữ ký số của người lập biên bản; họ, tên, địa chỉ, mã số thuế, số chứng minh nhân dân hoặc số thẻ căn cước của người vi phạm hoặc tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức vi phạm; giờ, ngày, tháng, năm thực hiện vi phạm; hành vi VPHC; quyền và thời hạn giải trình về VPHC của người vi phạm; cơ quan tiếp nhận giải trình. Biên bản VPHC điện tử không bắt buộc phải có chữ ký của tổ chức, cá nhân vi phạm.

Phạm vi triển khai việc lập biên bản VPHC điện tử được cơ quan thuế triển khai bao gồm: Cục Thuế và các chi cục Thuế khu vực, huyện đối với trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế. Giai đoạn đầu áp dụng kể từ ngày 15/11/2021 tại Cục Thuế TP. Hà Nội và một số Chi cục Thuế trực thuộc; Cục Thuế tỉnh Hải Dương và Chi cục Thuế TP. Hải Dương. Các Cục Thuế còn lại, trong đó có Cục Thuế tỉnh Trà Vinh sẽ bắt đầu áp dụng kể từ ngày 01/01/2022.

Người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế sẽ bị cơ quan thuế xác lập biên bản xử phạt VPHC điện tử thay thế cho cách lập biên bản VPHC bằng bản giấy truyền thống. Biên bản sau khi được lập, ký điện tử sẽ được gửi tự động cho người nộp thuế qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn và gửi hồ sơ (Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN).

Người nộp thuế thực hiện các bước công việc nhận, tra cứu, lưu trữ biên bản VPHC điện tử trên hệ thống dịch vụ thuế điện tử (Etax) như sau:

(1) Người nộp thuế thực hiện đăng nhập ứng dụng Etax bằng tài khoản đã được cơ quan thuế cấp để thực hiện tra cứu các thông báo từ cơ quan thuế.

(2) Chọn menu “Tra cứu”, sau đó chọn tiếp “Thông báo của cơ quan thuế”.

(3) Người nộp thuế thực hiện nhập và tra cứu Thông báo theo một hoặc nhiều điều kiện tra cứu như sau: (i) loại thông báo “Biên bản VPHC về thuế”; (ii) số thông báo (số thông báo đã được gửi vào địa chỉ email của người nộp thuế); (iii) ngày thông báo từ ngày đến ngày (không được bỏ trống - nhập từ ngày có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng đến ngày).

(4) Người nộp thuế nhấn “Tra cứu” hệ thống thực hiện truy vấn dữ liệu theo điều kiện tra cứu và hiện thị kết quả. Người nộp thuế nhấn “Thông báo” để tải “Biên bản VPHC về thuế” về máy trạm theo định dạng pdf. Khi người nộp thuế đã tải thì trạng thái chuyển về “Đã xem”.