Theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, sổ kế toán của DN nói chung và DNNVV nói riêng được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến DN. Mỗi DN chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán.

Để tạo thuận lợi cho DN, theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Thông tư số 133/2016/TT-BTC và Thông tư số 132/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính, DN nói chung và DNNVV, DN siêu nhỏ nói riêng được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, DN có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn kèm theo tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.

Với DN siêu nhỏ, theo Thông tư số 132/2018/TT-BTC, nội dung sổ kế toán, hệ thống sổ kế toán, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, lưu trữ sổ kế toán và sửa chữa sổ kế toán tại DN siêu nhỏ được thực hiện theo quy định tại Điều 24, Điều 25, Điều 26, 27 Luật Kế toán và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này. Cụ thể, sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Sổ kế toán của DN siêu nhỏ phải có các nội dung chủ yếu như: Ngày, tháng, năm ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

Bên cạnh đó, DN siêu nhỏ phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị. Mỗi DN siêu nhỏ chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. DN siêu nhỏ được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của DN mình.

Cần lưu ý rằng, sổ kế toán của DN nói chung và DNNVV, DN siêu nhỏ nói riêng phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận. Các quy định về lưu, giữ và ghi sổ kế toán đối với DN nói chung và DN siêu nhỏ nói riêng được quy định rõ tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Thông tư số 133/2016/TT-BTC.

Đối với các DN siêu nhỏ, có thể được bố trí phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng. Các DN siêu nhỏ nộp thuế TNDN theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ có thể tự tổ chức thực hiện công tác kế toán theo quy định tại Thông tư này. Việc bố trí người làm kế toán của DN siêu nhỏ phải đảm bảo không vi phạm quy định tại Điều 19 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ.

Đáng chú ý, các DN siêu nhỏ được ký hợp đồng với đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ làm kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật. Danh sách đơn vị đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán được công bố và cập nhật định kỳ trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, sổ kế toán của DN nói chung, DNNVV nói riêng phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với DN mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của DN có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.

Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra, phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Về sửa chữa sổ kế toán, các DN nói chung và DNNVV và DN siêu nhỏ nói riêng khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật Kế toán.

Cụ thể, khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây: Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh; Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh; Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, DN phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của pháp luật…