Những tiện ích đa chiều của hóa đơn điện tử

Tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Chính phủ đã đề cập đến việc triển khai áp dụng HĐĐT do các doanh nghiệp DN tự lựa chọn và thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế. Đến nay, qua quá trình triển khai thực hiện HĐĐT đã mang lại nhiều lợi ích cho cả DN và cơ quan quản lý.

Cụ thể, đối với DN, theo nghiên cứu khảo sát, việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn.

Theo ghi nhận của DN, khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet. Đặc biệt, DN cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát.

Việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy… Đây là lợi ích thiết thực nhất so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc DN phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan Thuế...

Cùng với đó, việc sử dụng HĐĐT cũng giúp DN giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế GTGT.

 Việc sử dụng HĐĐT không chỉ giúp DN, người nộp thuế giảm chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế, mà còn giúp cơ quan Thuế và cơ quan khác thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước của mình. Đối với cơ quan Thuế, sử dụng HĐĐT giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Khi toàn bộ DN triển khai HĐĐT, thì ngành Thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn, từ đó có thể phục vụ hiệu quả cho công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.

Theo đánh giá của Tổng cục Thuế, việc triển khai thực hiện HĐĐT trong những năm qua còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế GTGT và kiểm tra thuế thu nhập DN, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.

  Những lợi ích của sử dụng HĐĐT đối với DN và cơ quan quản lý là không thể phủ nhận. Để đẩy mạnh triển khai HĐĐT, tại Nghị quyết số 01/NQ-CP về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và dự toán ngân sách nhà nước năm 2019, ngoài những mục tiêu cần tập trung trong năm 2019 như tập trung cải thiện môi trường, đầu tư, kinh doanh, phát triển kinh tế theo mục tiêu Chính phủ đặt ra, yêu cầu mở rộng HĐĐT tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh cơ bản hoàn thành trong năm 2019, nhằm chống thất thu, chuyển giá, trốn thuế …

 Tháo gỡ vướng mắc để tiếp tục đẩy mạnh áp dụng hóa đơn điện tử

Mặc dù, HĐĐT hứa hẹn đem lại rất nhiều lợi ích cho các DN cũng như cơ quan Thuế nhưng việc áp dụng HĐĐT vẫn còn gặp một số khó khăn. Các DN thường vướng mắc hai vấn đề cơ bản là điều kiện áp dụng HĐĐT và khởi tạo, quản lý, phát hành, sử dụng HĐĐT. Để khởi tạo và sử dụng HĐĐT, DN chỉ cần đảm bảo các điều kiện quy định trong Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Theo đó, những điều kiện đó bao gồm: DN hoặc tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đang có giao dịch điện tử với cơ quan thuế như nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng, hoặc có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking và các giao dịch điện tử khác trong hoạt động ngân hàng; DN có sở hữu chữ ký điện tử, chữ ký số hợp lệ, có giá trị trước pháp luật; DN sở hữu đầy đủ cơ sở hạ tầng như đường truyền mạng, địa điểm, thiết bị... để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử; DN sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hóa - cung ứng dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử tự động chuyển vào cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm kế toán tại thời điểm khởi tạo hóa đơn...

Hiện nay, nhiều DN chưa có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực và cũng chưa được hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện loại HĐĐT, chưa nắm rõ thông tin về cách xử lý những tình huống phát sinh đối với HĐĐT mà đã phải áp dụng ngay thì DN sẽ gặp rất nhiều trở ngại. Chính vì thế, khi tiến hành áp dụng sử dụng loại hóa đơn này, Nhà nước cần có một lộ trình để các DN có thể chuẩn bị một cách đầy đủ và chủ động hơn.

Bên cạnh đó, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần đẩy mạnh tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích của việc phát hành HĐĐT, để các DN hiểu rõ được những lợi ích của việc sử dụng HĐĐT và triển khai thực hiện sớm loại hình dịch vụ này.

Tiêu chuẩn của các giao dịch điện tử cũng như phần mềm hóa đơn đó là phải đảm bảo yêu cầu liên thông tích hợp, duy nhất, bảo mật và có khả năng phát triển. Số lượng DN cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử như thế mới chỉ đáp ứng 60% nhu cầu thị trường, do đó vấn đề làm sao lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả là một câu hỏi không nhỏ đối với các DN.

Vì vậy, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần khuyến khích công ty tư vấn cạnh tranh để đưa ra giải pháp tốt nhất cho các DN lựa chọn. Có thể hướng dẫn các DN thông qua thẩm định của mình về các công ty tư vấn, những công ty có ưu nhược điểm nào và công khai cho DN.

Bên cạnh đó, mỗi DN cần trang bị kiến thức về công nghệ thông tin và thường xuyên kiểm tra tình hình phát hành hóa đơn để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra. Trong thời gian đầu DN nên sử dụng dịch vụ của các công ty kế toán hoặc các đại lý thuế chuyên nghiệp.