Việc sử dụng thông tin kế toán quản trị để hỗ trợ ra quyết định cũng như kiểm soát và quản lý DN còn mờ nhạt, gây ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị. Bối cảnh đó đặt ra yêu cầu cần hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các DNNVV địa bàn tỉnh Thái Nguyên.

Công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị của các DNNVV tại Thái Nguyên

Tính đến tháng 7/2020, tỉnh Thái Nguyên có 4.594 DN đang hoạt động. Các DN trên địa bàn Tỉnh chủ yếu có quy mô nhỏ và vừa; hoạt động chủ yếu trong ngành công nghiệp, xây dựng và ngành thương mại dịch vụ. Công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị (KTQT) của các DNNVV trên địa bàn Tỉnh Thái Nguyên có những ưu, nhược điểm cụ thể:

Ưu điểm

- Về quá trình thu thập thông tin: Trong tình hình thực tế hiện nay, các DN đều đã có nhận thức cũng như hiểu biết nhất định về kế toán quản trị. Các DN tiến hành thu thập thông tin trong đó chủ yếu là các thông tin quá khứ được thực hiện từ công tác kế toán tài chính trong DN tương đối nhanh chóng và kịp thời, đem lại những hiệu quả nhất định cho việc ra quyết định của các nhà quản trị DN.

- Về quá trình phân tích, xử lý thông tin: Hiện nay, các DN đều sử dụng phần mềm kế toán, trên phần mềm đều thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán để theo dõi quản lý. Việc ghi chép, tính toán, phân tích, xử lý thông tin, tổng hợp số liệu phản ánh chính xác kịp thời về tình hình kinh doanh của toàn DN đến các nhà quản lý. Các DN đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo mức độ chi tiết đến cấp 1, cấp 2 theo yêu cầu quản lý để tổng hợp thông tin kế toán tài chính và bước đầu phục vụ cho quản trị DN. Việc mở tài khoản, vận dụng tài khoản khá đơn giản và đúng chế độ hiện hành.

- Về cung cấp thông tin kế toán: Trên cơ sở hệ thống biểu mẫu báo cáo theo hệ thống kế toán tài chính và một số báo cáo chi tiết, phòng kế toán đã phần nào giúp DN thực hiện công tác báo cáo theo đúng quy định, đồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát, kiểm tra, đánh giá các hoạt động trong DN.

Bên cạnh đó, về mặt tổ chức hạ tầng công nghệ thông tin, 100% các DN đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán và quản trị DN; Về tổ chức nguồn nhân lực, nhìn chung, các DN đều có đội ngũ nhân viên với số lượng và chất lượng khá tốt, đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Hạn chế và nguyên nhân

- Về tổ chức bộ máy kế toán:

Hiện nay, các DN đều áp dụng mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, trong đó công việc của kế toán được hỗ trợ bởi hệ thống máy tính có ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) bằng việc cài đặt phần mềm kế toán, máy tính có kết nối mạng nội bộ và mạng internet. Mô hình này có hạn chế đó là công việc kế toán quản trị được giao cho các nhân viên kế toán thực hiện chung, công việc không được phân định rõ ràng.

- Về quá trình thu thập thông tin:

+ Nội dung thông tin thu thập còn nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện: Những thông tin thu thập chủ yếu là thông tin quá khứ, được thực hiện từ công tác kế toán tài chính trong DN. Còn những thông tin tương lai phục vụ cho việc lập dự toán chưa được chú trọng. Thu thập thông tin mới chỉ là việc tập hợp các thông tin chứ chưa phân loại và đánh giá mục đích sử dụng của từng thông tin để đưa vào khâu xử lý thông tin cho phù hợp.

+ Tổ chức vận dụng chứng từ còn hạn chế: Tại các DN, việc thu nhận thông tin kế toán chủ yếu thông qua chứng từ kế toán. Trong đó, chứng từ có thể được lập thủ công hoặc lập trên máy, những chứng từ lập trên máy đều chưa có những yếu tố để liên kết với hệ thống tài khoản kế toán để thuận lợi cho quá trình hạch toán và phân loại thông tin kế toán trên hệ thống.

- Về quá trình xử lý thông tin kế toán:

+ Về phân loại chi phí: Các DN đều chưa nhận thức được hết tầm quan trọng của việc phân loại và kiểm soát chi phí một cách khoa học. Do chưa nhận thức được những điều này nên các DN chưa quan tâm đến việc xem xét chi phí được hình thành như thế nào, ở đâu, chi phí như thế nào thì có hiệu quả nhất.... Vì vậy, trong quá trình thực hiện phân loại chi phí thì tiêu thức nội dung, tính chất của chi phí được hầu hết các DN sử dụng. Do đó, khi nhà quản trị DN đưa ra các quyết định kinh doanh, cung cấp dịch vụ thường gặp nhiều khó khăn, quyết định đưa ra không có căn cứ khoa học vững chắc.

+ Về mã hóa các đối tượng kế toán: Việc mã hóa các đối tượng được thực hiện độc lập ở các phần mềm tại các phòng ban và chưa có sự thống nhất giữa các phòng ban. Đối tượng quản lý mới thực hiện chủ yếu là các đối tượng kế toán như danh mục hàng tồn kho...

+ Về hệ thống tài khoản kế toán: Các DN thực hiện hạch toán chi tiết chỉ dừng lại ở hạch toán chi tiết trên các tài khoản cấp hai, chủ yếu theo yêu cầu của kế toán tài chính và kiểm soát của Nhà nước mà chưa thực hiện hạch toán chi tiết chi phí theo các nội dung, loại hoạt động, bộ phận hoạt động kinh doanh. Việc hạch toán này làm cho nhà quản lý không nắm được việc sử dụng chi phí theo từng bộ phận, từng loại hoạt động như thế nào, không thể kiểm soát và quản lý chặt chẽ chi phí và do đó chưa mang lại hiệu quả cao.

+ Về sổ kế toán: Các thông tin được xử lý trên hệ thống sổ kế toán chủ yếu là các thông tin kế toán tài chính một phần do ảnh hưởng của công tác xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chưa tốt và do yêu cầu của quản lý tại các DN chưa cao. Công tác ghi chép chi tiết chưa được đồng bộ. Hầu hết các DN được khảo sát đều chưa thiết kế được mẫu sổ kế toán phục vụ cho việc xử lý thông tin theo yêu cầu quản trị.

+ Về việc lập định mức và xây dựng dự toán: Phần lớn các DN không tiến hành lập dự toán ngân sách DN nói chung, lập dự toán chi phí, dự toán tiêu thụ, dự toán kết quả kinh doanh nói riêng. Vì vậy, không có cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện các kế hoạch, các dự toán đề ra, không thấy được mặt mạnh để phát huy, mặt yếu kém còn tồn tại để khắc phục, không khai thác được hết các khả năng tiềm tàng về nguồn lực tài chính của DN.

+ Về phân tích thông tin: Các DN không tiến hành thực hiện phân tích điểm hòa vốn cũng như phân tích mối quan hệ chi phí – sản lượng – lợi nhuận, phân tích thông tin thích hợp để phục vụ cho việc ra quyết định.

- Về cung cấp thông tin kế toán:

Thông tin kế toán cung cấp trong các doanh nghiệp khảo sát chủ yếu được cung cấp trong các báo cáo thực hiện hỗ trợ cho hệ thống báo cáo tài chính (BCTC). Còn hệ thống báo cáo KTQT chưa được thiết kế riêng, mà chỉ là một số báo cáo chi tiết, chủ yếu là chi tiết một số chỉ tiêu trên các BCTC chưa thể hiện được, do đó, làm hạn chế chức năng định hướng cho các nhà quản trị DN trong việc ra quyết định.

Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Thái Nguyên

Để hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn, các DN có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên cần chú trọng thực hiện những nội dung sau:

Hoàn thiện quá trình phân tích, xử lý thông tin kế toán

Một là, hoàn thiện việc phân tích, xử lý thông tin ban đầu sau thu nhận.

- Hoàn thiện hệ thống mã hóa các đối tượng chủ yếu: Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc thực hiện mã hóa dữ liệu kế toán là cần thiết. Các DN có thể sử dụng phương pháp mã hóa kết hợp, có thể thực hiện bắt đầu bằng các chữ hoặc các số để thể hiện đặc tính của đối tượng mã hóa như vật tư, tài sản cố định, khách hàng, nhà cung cấp… Tiếp theo là các số tuần tự để mã hóa những đối tượng có chung đặc điểm nhằm phân loại, nhận diện một số nhóm đối tượng của bộ mã.

- Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Các DN có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên nên xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán với nhiều chiều thông tin. Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý DN có thể dễ dàng phân tích và quản lý tài chính với mọi quy mô. Trên cơ sở mã hóa các đối tượng kế toán, để phục vụ nhu cầu cung cấp thông tin trong hệ thống thông tin kế toán trong các DN sản xuất có quy mô nhỏ và vừa.

- Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán: Các DN vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên cần phải hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết để hệ thống hóa thông tin cụ thể theo từng đối tượng quản lý, từng bộ phận, từng trung tâm theo yêu cầu quản trị.

Ngoài việc thiết kế hệ thống sổ sách kế toán chi tiết cho phù hợp với yêu cầu KTQT ra thì các DN cũng cần chú ý đến tổ chức tốt việc ghi chép các sổ kế toán. Các DN cần hướng dẫn các nhân viên kế toán sử dụng thành thạo phần mềm, chú ý khâu nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra thường xuyên tránh để xảy ra sai sót, nhằm đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán được cung cấp cho các nhà quản trị DN.

Hai là, hoàn thiện quá trình phân tích, xử lý thông tin phục vụ ra quyết định.

- Hoàn thiện dự toán chi phí sản xuất: Hiện nay, các DN có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên chưa thực hiện việc lập dự toán. Do đó, các DN cần xây dựng hệ thông dự toán chi phí theo quy chuẩn để có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin cho quản trị DN bao gồm: dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; dự toán chi phí nhân công trực tiếp; dự toán chi phí sản xuất chung.

- Hoàn thiện phân loại thông tin phục vụ nhu cầu quản trị DN: Phân loại chi phí chính là cách nhận diện chi phí, là điều kiện tiền đề trong công tác tổ chức hệ thống thông tin KTQT. Các DN nên phân loại chi phí theo mức độ hoạt động gồm định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp.

- Áp dụng phương pháp phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP): Các DN có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến phân tích mối quan hệ CVP để đưa ra các quyết định kinh doanh. Việc lựa chọn phương án kinh doanh chủ yếu vẫn dựa trên kết quả so sánh giữa doanh thu và chi phí. Phân tích mối quan hệ CVP nhằm cung cấp công cụ cho các nhà quản trị trong việc khai thác khả năng tiềm tàng của DN, là cơ sở cho việc ra quyết định lựa chọn hay điều chỉnh sản xuất kinh doanh như giá bán, sản lượng, chi phí... nhằm tối đa hóa lợi nhuận của DN.

- Hoàn thiện phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định: Để có được quyết định đúng đắn, nhanh chóng và kịp thời, phải sử dụng thông tin thích hợp để phân tích và đánh giá ảnh hưởng của quyết định đó đến lợi nhuận của DN.

Hoàn thiện quá trình cung cấp thông tin kế toán quản trị

Về BCTC, hiện nay các DN đều tiến hành tổ chức vận dụng hệ thống BCTC định kỳ theo quy định chung của Nhà nước. Còn hệ thống báo cáo KTQT chưa được thiết kế riêng. Do đó, để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chi tiết đến các đối tượng sử dụng, tác giả đề xuất giải pháp các DN cần phải xây dựng hệ thống báo cáo KTQT để cung cấp thông tin để phục vụ ra quyết định.

Khi thiết kế các báo cáo quản trị cần quan tâm đến các yêu cầu như: về mẫu báo cáo, nội dung báo cáo, chỉ tiêu trong báo cáo, cách thức bố trí sao cho tương xứng phù hợp đồng thời cung cấp được nhiều thông tin cần thiết.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006;

2. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016;

3. Phạm Văn Dược, Đặng Kim Cương (2018), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống kê;

4. Nguyễn Văn Hải, Nguyễn Duy Lạc (2018), Kế toán quản trị với các DN sản xuất kinh doanh, NXB. Giáo dục việt Nam.

(*) Bài đăng Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 5/2021