Tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động kế toán tại doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ các nội dung liên quan đến công tác này để triển khai một cách hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho công tác quản trị điều hành của nhà quản trị doanh nghiệp. Bài viết trao đổi về việc tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp và đưa ra một vài gợi ý để góp phần nâng cao hiệu quả của công tác này trong hoạt động thực tiễn.

Công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Để giúp doanh nghiệp (DN) nâng cao năng lực quản lý tài chính, tăng sức cạnh tranh trên thị trường trong xu thế mở cửa hội nhập hiện hay, thì công tác kế toán nói chung và kế toán quản trị (KTQT) nói riêng luôn có vai trò hết sức quan trọng.

Sự thành công của một DN phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định quản trị nên DN cũng phải xây dựng và tổ chức KTQT sao cho thích ứng với những chuyển biến của nền kinh tế. Về nguyên tắc, tổ chức công tác KTQT trong DN thông thường tập trung vào 4 nhiệm vụ sau đây:

Một là, tổ chức bộ máy kế toán

Mỗi DN có quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau nên tổ chức bộ máy kế toán nói chung và KTQT nói riêng cũng sẽ khác nhau để phù hợp với hoạt động và vận hành của DN đó. Mô hình KTQT có 3 kiểu tổ chức: Mô hình kết hợp, mô hình tách biệt và mô hình hỗn hợp.

Cho dù vận hành theo mô hình nào thì khi áp dụng KTQT, bộ máy KTQT cũng cần được bố trí nhân viên hợp lý. Bộ máy KTQT cần được tổ chức ít nhất thành 3 bộ phận: dự toán, phân tích và dự án. Các bộ phận này có thể được bố trí những nhân viên kế toán chuyên biệt hoặc kiêm nhiệm công việc khác trong bộ máy kế toán.

Việc phân nhiêm 3 bộ phận này khá rõ ràng: Bộ phận dự toán tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các bộ phận khác để xây dựng dự toán chi phí kinh doanh cho các kế hoạch hoạt động của DN; Bộ phận phân tích đánh giá việc sử dụng chi phí thực tế trong DN, đánh giá kết quả thực hiện dự toán chi phí, về trách nhiệm sử dụng chi phí của các bộ phận; Bộ phận lập dự án sẽ thu thập thông tin phù hợp hỗ trợ nhà quản trị quyết định lựa chọn và thực hiện các dự án của DN...

Hai là, tổ chức tài khoản và sổ kế toán

- Đối với tài khoản kế toán: Theo Luật Kế toán 2015, tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán cho mục đích kế toán tài chính theo quy định của Bộ Tài chính.

- Đối với hệ thống sổ kế toán: Theo Luật Kế toán 2015, sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Ngày, tháng, năm ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Ba là, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo KTQT là một trong những tài liệu kế toán quan trọng của DN. Nó được coi là “sản phẩm” cuối cùng của quy trình thực hiện công tác KTQT trong DN, là “sản phẩm” trực tiếp của phương pháp tổng hợp và cân đối trong KTQT.

Báo cáo KTQT là sự tổng hợp thông tin trên các tài khoản sử dụng trong KTQT và là sự chi tiết hóa thông tin thu nhận theo các chỉ tiêu phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị trong quá trình quản trị DN. Để phục vụ cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản trị thực hiện chức năng quản trị DN, hệ thống báo cáo KTQT phải thiết kế bao gồm các loại cơ bản như Bảng 1.

Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT gồm các nhiệm vụ sau:

Tổ chức phân tích và cung cấp thông tin báo cáo kế toán quản trị

Tổ chức phân tích báo cáo KTQT trong các DN được tiến hành qua các bước:

- Tổ chức lập kế hoạch phân tích: Đây là khâu đầu tiên của công tác phân tích, bao gồm việc xác định mục tiêu phân tích, chương trình phân tích. Kế hoạch phân tích phải xác định rõ ràng nội dung, phạm vi phân tích, thời gian thực hiện và những thông tin cần thiết thông qua phân tích;

- Tổ chức thực hiện công tác phân tích: Đây là khâu triển khai công việc phân tích đã đề ra ở phần lập kế hoạch phân tích, bao gồm việc thu thập các báo cáo cần phân tích, phân tích cụ thể các chỉ tiêu, tìm nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng đến các chỉ tiêu đó...

- Tổ chức báo cáo kết quả phân tích: Đây là khâu cuối cùng của công tác phân tích báo cáo KTQT. Trên cơ sở các tính toán, phân tích, dự báo tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị, bộ phận phân tích thuộc KTQT phải nêu được nguyên nhân và trình bày ý kiến, kiến nghị để giúp cho nhà quản trị DN có được các cơ sở đáng tin cậy để đưa ra quyết định đúng đắn trong điều hành sản xuất kinh doanh.

Tổ chức phân tích thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định thích hợp

Vai trò của KTQT là cung cấp thông tin kế toán thích hợp cho các nhà quản lý để ra được các quyết định hợp lý. Các quyết định này liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Các nhà quản lý dựa vào những thông tin được cung cấp để so sánh, đánh giá các phương án và ra các quyết định thích hợp. Để giúp cho việc ra quyết định được hợp lý, ban lãnh đạo DN cần tìm hiểu các thông tin về các khoản chi phí sản xuất có liên quan đến dạng quyết định đó. Thông tin chi phí được chia làm hai loại cơ bản: thông tin chi phí thích hợp (thích đáng), thông tin không thích hợp (không thích đáng) cho việc ra quyết định. KTQT có nhiệm vụ phải phân biệt hai loại thông tin này và hướng dẫn người quản lý trong việc ra quyết định.

Bốn là, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán quản trị

Việc ứng dụng CNTT trong kế toán nói chung và KTQT nói riêng đã trở thành một nhu cầu hàng ngày nhờ những lợi ích mà nó mang lại như: Giảm khối lượng ghi chép thông tin, giảm khối lượng công việc tính toán, xử lý số liệu kế toán, tổng hợp nhưng vẫn đảm bảo việc tìm kiếm dữ liệu cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác nhờ máy tính.

Việc áp dụng CNTT làm cho bộ máy kế toán tinh giản hơn; việc bảo mật, lưu trữ dữ liệu cũng dễ dàng hơn... Tuy nhiên, khi tổ chức ứng dụng CNTT vào KTQT, DN cần phải cân nhắc các loại chi phí phát sinh (Bảng 2).

Một số khuyến nghị

Từ cơ sở lý thuyết và thực tiễn trong tổ chức công tác KTQT trong DN hiện nay, tác giả đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác này như sau:

Đối với tổ chức bộ máy kế toán

Việc lựa chọn, áp dụng mô hình KTQT cần xuất phát từ điều kiện thực tiễn đặc điểm tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh của DN để phân tích chi phí và lợi ích của từng mô hình tổ chức đó. Với DN có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản, quy mô nhỏ, việc áp dụng mô hình tách rời hay hỗn hợp sẽ tốn nhiều chi phí so với lợi ích mang về. Ngược lại, DN có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh phức tạp, chi phí phát sinh đa dạng, nhiều đối tượng hạch toán chi phí thì cũng không thể thuần tuý áp dụng mô hình kết hợp.

Đối với tổ chức tài khoản và sổ kế toán

Tổ chức tài khoản kế toán cần được tiến hành một cách có hệ thống, khoa học vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết và thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế toán cụ thể trong từng DN. Để làm được điều này, KTQT cần dựa trên hệ thống tài khoản nhà nước ban hành, tiếp đó, trên cơ sở mục đích, yêu cầu quản lý chi tiết với từng đối tượng, thực hiện mở các tài khoản chi tiết cấp 2,3,4…

Đối với hệ thống sổ KTQT, cần được thiết kế cụ thể, mẫu sổ, số lượng các chỉ tiêu cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý, khoa học theo yêu cầu quản lý; cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp, báo cáo, sử dụng thông tin. 

Đối với tổ chức hệ thống báo cáo quản trị

Việc tổ chức hệ thống báo cáo KTQT phải khoa học, hợp lý và hiệu quả để đảm bảo cung cấp đúng, đủ thông tin cho nhà quản trị. Báo cáo KTQT không nhất thiết phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và giữa các DN hệ thống báo cáo KTQT không nhất thiết phải giống nhau vì nó còn phụ thuộc quy mô DN, đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ nhận thức của các cấp lãnh đạo cũng như nhân viên thực hiện công việc của KTQT.

Việc thiết lập hệ thống báo báo KTQT phải đáp ứng yêu cầu: Xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng DN. Đảm bảo cung cấp đầy đủ nội dung và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của DN; Các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và các báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp... 

Đối với tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin

- Trang bị phần cứng: Tùy theo nhu cầu và điều kiện DN mà trang bị các thiết bị phù hợp với đặc điểm hoạt động của DN. Trang bị phần cứng phải đáp ứng yêu cầu công việc đồng thời xem xét tránh lãng phí trong việc đầu tư.

- Trang bị phần mềm kế toán: DN có thể đặt ra các yêu cầu công việc kế toán đặc thù để các đơn vị cung cấp phần mềm đáp ứng bằng cách khảo sát thực tế tại đơn vị và viết các chương trình phần mềm đáp ứng đặc thù của DN. DN cũng cần đáp ứng những yêu cầu sau khi ứng dụng CNTT như: Chi phí về đầu tư tương đối lớn; Xây dựng hệ thống kiểm soát tốt để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu, thông tin; đội ngũ nhân sự phải có trình độ chuyên môn nhất định mới...    

Tài liệu tham khảo:

1.Quốc hội (2015), Luật Kế toán;

2.Phạm Ngọc Toàn (2010), Xây dựng nội dung và tổ chức kế toán quản trị cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh;

3.Phạm Thị Ngọc Yến (2019), Tổ chức kế toán quản trị tại công ty TNHH Xây dựng – Thương mại Đình Nguyễn, Luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh;

4.Một số website: thuvienphapluat.vn, tapchitaichinh.vn.