Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn, khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn thì bên nào làm mất hóa đơn sẽ phải có trách nhiệm lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (mẫu BC21/AC ban hành kèm theo phụ lục 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC) gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Trong trường hợp mất hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba (đơn vị chuyển phát nhanh hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định tại Khoản 4 và Khoản 6 Điều 1 Thông tư số 176/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Việc lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp được thực hiện chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Đồng thời, bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho bên mua. Bên mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của bên bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Bên bán và bên mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Bên mua được tính vào chi phí được trừ đối với khoản chi phí phát sinh do sử dụng dịch vụ của bên bán nêu trên nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính.