Bước 1: Thống nhất thời điểm giám định hàng hóa

Bên mua có quyền giám định hàng hóa và từ chối nhận hàng nếu hàng hóa không phù hợp với hợp đồng. Trong một số trường hợp nhất định, bên mua có quyền hủy hợp đồng cho dù bên bán nỗ lực khắc phục lỗi của mình.

Một số thời điểm giám định:

- Giám định bởi người mua trong quá trình sản xuất

- Giám định bởi người mua trước giao hàng

- Giám định bởi dịch vụ giám định chuyên nghiệp tại cảng đi hoặc cảng đến

- Giám định bởi bên vận chuyển khi vận chuyển

- Giám định bởi bên mua tại cảng đến

Giám định giúp phát hiện các lỗi dễ nhận diện như sai loại hàng, hàng bị vỡ hay thiếu...trước khi bên mua nhân hàng. Thời hạn trách nhiệm đối với lỗi là khoảng thời gian cho phép để phát hiện lỗi ẩn như cấu trúc yếu, không dùng được trong điều kiện nhiệt độ cao hay thấp, tiêu tốn nhiều năng lượng…

Thông thường bên mua sẽ giám định khi hàng hóa đến với mục đích rất rõ ràng: nếu hàng hóa không phù hợp, bên mua có quyền từ chối nhận hàng và hủy hợp đồng. Do đó, giám định trước và sau giao hàng đều phải được đàm phán chặt chẽ về quyền và nghĩa vụ các bên.

Bước 2: Xác định loại hình đảm bảo hàng hóa

Xuất khẩu hàng kém chất lượng sẽ kéo theo chi phí cho sửa chữa hay thay thế hàng lỗi. Để tránh chi phí này, bên bán có thể áp dụng một trong hai hình thức đảm bảo hàng hóa, cụ thể:

- Bên bán tự đảm bảo cho hàng hóa của mình (warranty)

- Bên bán yêu cầu bên thứ ba bảo lãnh cho mình (guarantee)

Trong hợp đồng, bên bán sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ lỗi của hàng hóa mình với điều khoản trách nhiệm lỗi hàng hóa (defects liability provision), được hiểu chính xác là warranty.

Tuy mang hai ý nghĩa khác nhau, nhưng thông thường ở hầu hết các quốc gia, guarantee cũng được hiểu như warranty, tức bên bán tự đảm bảo cho hàng hóa của mình. Tuy nhiên, việc sử dụng guarantee có thể dẫn đến rủi ro cao cho bên bán trong trường hợp luật quốc gia áp dụng trong hợp đồng phân biệt rõ hai khái niệm này.

Bước 3: Định nghĩa trường hợp được xem là hàng lỗi

Trong đàm phán điều khoản về chất lượng hàng hoá, bên bán nên tập trung vào từng chi tiết mô tả hàng hóa. Không phải tất cả các hàng hóa đều có thể đạt tiêu chuẩn, nên điều khoản chịu trách nhiệm về hàng hóa bị lỗi sẽ giúp các bên chỉ rõ loại lỗi hàng hóa ngay tại thời điểm giao nhận hàng. Thực tế, rủi ro tranh chấp phát sinh chủ yếu đối với lỗi hàng hóa ẩn bên trong.

Có 3 loại lỗi hàng hóa, cụ thể:

- Lỗi do sản xuất (defective workmanship), thường ẩn và chỉ phát hiện sau khi sử dụng hàng hóa;

- Lỗi do nguyên vật liệu (defective materials), thường ẩn và khó phát hiện;

- Lỗi do thiết kế (defective design), tức hàng hóa không phù hợp theo chi tiết kỹ thuật.

Lỗi không bao gồm việc hàng hóa bị hao mòn, bị xé rách hay do việc dùng không đúng cách từ bên mua.

Bước 4: Xác định thời hạn trách nhiệm với hàng lỗi

Thời hạn xác định lỗi là quãng thời gian để bên mua chứng minh lỗi hàng hóa. Bên mua có trách nhiệm chứng minh lỗi hàng hóa xuất hiện trong thời hạn thỏa thuận. Sau thời hạn này, bên bán sẽ được miễn trừ trách nhiệm đối với hàng bị lỗi.

Bước 5: Thỏa thuận cách thức bên bán khắc phục lỗi hàng

Quyền của bên bán đối với việc điều chỉnh lỗi hàng hóa sau khi giao hàng cần được quy định rõ ràng nếu các bên không muốn tranh chấp về nội dung này, do luật thường quy định có lợi hơn cho bên mua và bên bán không có sẵn các quyền này.

Bên bán có thể áp dụng các quyền sửa chữa, thay thế, phục hồi hàng hóa có khuyết tật theo hướng có thiện chí, mang lại thuận tiện cho các bên.

Theo Công ước Viên, ngay cả khi sau thời điểm giao hàng, bên bán có thể thực hiện các hành động nhằm phục hồi những thiệt hại một cách nhanh chóng, không làm bất tiện cho cho bên mua và chịu mọi chi phí hợp lý do vi phạm trách nhiệm hợp đồng.