Gần đây, PLF tiếp nhận nhiều vụ việc tranh chấp trong các hợp đồng ngoại thương, trong đó các bên tuy đều đã có nhiều năm kinh nghiệm, nhưng vẫn chưa góc nhìn bài bản đối với đàm phán về vấn đề giao hàng.

Ý tưởng hướng các bên thực hiện theo từng bước giúp cho việc đàm phán trở nên đơn giản nhất có thể. Trên thực tế, quy trình này có thể được tiến hành linh hoạt khi có sự so sánh, liên kết các bước với nhau trong quá trình ra quyết định. Cụ thể, 5 bước đàm phán về giao hàng trong hợp đồng ngoại thương bao gồm:

Bước 1: Tính toán thời gian giao hàng (ngày giao hàng, chậm giao, hệ quả của việc chậm giao)

Thời điểm giao hàng là nội dung chính yếu trong hợp đồng mua bán hàng hóa mà các bên luôn xác định được, nhưng lại bỏ quên việc xác định phương án nếu hàng hóa bị gửi đi trễ, bốc hàng lên tàu trễ, tàu đến trễ, hàng hóa đến cảng trễ, hay những nguyên nhân khách quan khác không phải lỗi do bên bán cũng không phải lỗi do bên mua.

Tuy nhiên, trong trường hợp không có lý do hợp lý về việc giao hàng trễ, quyền đòi bồi thường của bên mua và với số tiền bao nhiêu là nội dung cơ bản cần được xác định. , Đây là bước quan trọng đầu tiên cần được đàm phán rõ ràng trong hợp đồng.

Bước 2: Xác định địa điểm giao hàng (nơi giao hàng và phương án thay thế)

Sau khi xác định được ngày giao hàng, địa điểm giao hàng là vấn đề các bên xem xét đến như giao tại cảng hay tại nơi bên mua hay tại nơi bên bán. Nguyên tắc chung là bên xuất khẩu sẽ không còn chịu trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa đã nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Trong hầu hết các giao dịch thương mại quốc tế, kiểm soát hàng hóa và trách nhiệm đi cùng với nhau.

Thông thường, bên xuất khẩu sẽ vẩn chuyển hàng đến cảng đi tại quốc gia mình, giao hàng tại cảng và bên nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm về hàng hóa từ thời điểm đó. Ngoài ra, thỏa thuận như vậy sẽ giảm được chi phí vận chuyển cho bên xuất khẩu.

Bước 3: Phương thức chuyển hàng (cách thức giao hàng)

Việc đưa hàng đến địa điểm giao cần phải chọn phương thức vận tại phù hợp. Vận tải đường hàng không nhanh nhưng chi phí cao, nên các bên thường lựa chọn vận tải đường thủy, hàng hóa được đóng trong các container (rủi ro mất cắp hàng thấp, dễ dàng theo dõi, xử lý hàng thuận lợi).

Tính kinh tế của việc dùng container phụ thuộc vào lượng hàng ký gửi. Mỗi lô hàng nên được tính toán đầy theo 1 container, thêm một ít hàng cần đưa qua container thứ 2 sẽ làm tăng gấp đối chi phí. Các bên nên đàm phán lô hàng theo các sắp xếp hợp lý nhất để giảm tối đa chi phí không đáng có.

Đóng gói và ghi nhãn hàng hóa là tối quan trọng giúp hàng hóa được vận chuyển an toàn. Những nội dung này thường được ghi nhận trong những điều khoản riêng biệt trong hợp đồng nhằm xác định trách nhiệm các bên khi xảy ra tranh chấp về giao hàng trễ và thiệt hại phát sinh.

Bộ hồ sơ vận tải là nội dung tiếp theo cần được xem xét ký lưỡng. Cho dù các bên lựa chọn phương thức vận tải nào, việc hoàn chỉnh bộ hồ sơ với những giấy tờ cần thiết sẽ giúp các bên giao nhận được đúng hàng hóa của mình. Trong trường hợp phương thức thanh toán sử dụng là thư tín dụng (L/C), ngân hàng sẽ từ chối thanh toán nếu bộ hồ sơ chứng từ có sai sót.

Bước 4: Rủi ro và bảo hiểm (chuyển giao rủi ro và quyền sở hữu)

Rủi ro thường được chuyển giao từ bên xuất khẩu sang người mua tại thời điểm giao hàng. Đầu tiên, là rủi ro về tổn thất hàng hóa như hàng hóa bị vỡ hay bị trộm bởi công nhân hay hư hỏng do mưa lớn hay do một bên thứ ba, một bên phải gánh chịu rủi ro này.

Trong đàm phán, các bên sẽ thỏa thuận việc rủi ro được chuyển giao tại thời điểm giao hàng. Bên cạnh đó, các bên cũng hiểu rằng rủi ro và bảo hiểm sẽ được chuyển giao cùng lúc theo nguyên tắc, ai chịu rủi ro, người đó mua bảo hiểm.

Tuy nhiên, việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa thì không như vậy, bởi nó sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận các bên tại bất kỳ thời điểm nào từ khi ký kết hợp đồng ngoại thương cho đến khi hoàn tất việc thanh toán đơn hàng.

Bước 5: Điều kiện thương mại (Incoterm 2010)

Việc hiểu rõ nội dung các bước trên sẽ tạo tiền đề giúp các bên tiến đến việc xác định điệu kiện thương mại trong Incoterm. Thực chất đây là tập quán thương mại quốc tế được tạo lập qua lịch sử giao dịch ngoại thương suốt một thời gian dài. Các bên hoàn toàn có thể đàm phán chọn ra điều kiện thương mại phù hợp nhất cho giao dịch của mình.

Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại, vận tải và cách thức giao tiếp, cách ứng dụng của các điều kiện thương mại trở nên khác nhau tại mỗi khu vực địa lý trên thế giới. Bởi đây là tập quán thương mại quốc tế, các bên nên thảo luận đưa đến thống nhất chọn một điều kiện trong số 11 điều khoản về giao nhận hàng hóa của Incoterm 2010 (phiên bản mới nhất) được quy định bới Phòng Thương mại quốc tế ở thành phố Paris.