Nhiều hoạt động nâng cao  nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, thời gian qua, Tổng cục DTNN đã tích cực tuyên truyền công tác lưu trữ, lập hồ sơ và tài liệu lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Tổng cục triển khai.

Để đạt hiệu quả, lãnh đạo Tổng cục DTNN đã chỉ đạo các thủ trưởng các đơn vị trực thuộc đổi mới đa dạng hóa hình thức tuyên truyền như: Quán triệt tại các cuộc họp giao ban định kỳ hoặc lồng ghép trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Tổng cục; tổ chức lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Bên cạnh hoạt động tuyên truyền, lãnh đạo Tổng cục DTNN đã chỉ đạo các đơn vị thuộc Tổng cục tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các Cục DTNN khu vực: Tây Bắc, Bắc Thái, Vĩnh Phú, Hà Bắc, Thái Bình, Bình Trị Thiên, Nghĩa Bình, Nam Trung Bộ, Nam Tây Nguyên và Bắc Tây Nguyên...

Kết quả kiểm tra tại các đơn vị trên cho thấy, các Cục DTNN khu vực đã chủ động thực hiện Luật Lưu trữ và Chỉ thị số 35/CT-TTg của Chính phủ; kịp thời phổ biến đến các cán bộ, công chức trong đơn vị, từ đó giúp cho công tác lưu trữ ngày càng hoàn chỉnh, nề nếp.

Nhìn chung, việc thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu và đảm bảo đúng quy định của pháp luật và Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục DTNN.

Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy, công tác lập hồ sơ và giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Tổng cục DNTN trong thời gian qua vẫn còn một số tồn tại, hạn chế nhất định, cụ thể như: Một số tài liệu tạo lập trong quá trình giải quyết công việc chưa được lập thành, hồ sơ; Khi nộp tài liệu để lưu trữ cơ quan chủ yếu trong tình trạng bó gói; Việc tổ chức giao nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan định kỳ hằng năm chưa nghiêm túc, chưa kịp thời theo quy định...

Trong khi đó, hiện nay, hầu hết tại các đơn vị không có cán bộ công chức làm chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ, mà chủ yếu là bố trí cán bộ văn thư kiêm nhiệm, nên còn hạn chế về chuyên môn, nghiệp vụ công tác lưu trữ...

Đổi mới công tác văn thư lưu trữ phù hợp với tình hình mới

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế trên, đồng thời thực hiện hiệu quả Luật Lưu trữ và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, thời gian tới, Tổng cục DTNN tiếp tục đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ theo hướng chuyên nghiệp, khoa học, hiệu quả để góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị được giao.

Thực hiện mục tiêu trên, Tổng cục DTNN đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư của cơ quan Tổng cục (tại Quyết định số 747/QĐ-TCDT ngày 9/12/2020 của Tổng cục trưởng Tổng cục DTNN) và Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục DTNN (tại Quyết định số 616/QĐ-TCDT ngày 2/10/2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục DTNN).

Hai quy chế này đã cụ thể hóa các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử phù hợp với tình hình hoạt động của cơ quan Tổng cục DTNN.

Bên cạnh đó, Tổng cục DTNN đã bố trí 03 công chức làm công tác văn thư - lưu trữ; bố trí kho lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ của Tổng cục DTNN bình chữa cháy tự động, máy điều hòa không khí đảm bảo kho thông thoáng, sạch sẽ.

Toàn bộ khối tài liệu được chỉnh lý tại cơ quan Tổng cục DTNN được sắp xếp khoa học, có giá đựng tài liệu, có mục lục tra cứu để dễ tìm kiếm tài liệu khi cần. Hiện Tổng cục DTNN đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành eDocTC tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục (2 cấp Tổng cục và Cục DTNN khu vực).

Trong quy trình xử lý công việc, Tổng cục DTNN tăng cường chỉ đạo các đơn vị thực hiện trao đổi trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành eDocTC (trừ các thông tin mang tính chất bí mật nhà nước), vừa đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả, vừa giảm bớt giấy tờ, tài liệu.

Về cơ bản phần mềm quản lý văn bản và điều hành eDocTC đã giúp việc quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục đạt hiệu quả. Hàng năm, Tổng cục thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo về công tác lưu trữ theo đúng quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ và hướng dẫn của Bộ Tài chính; báo cáo đảm bảo đúng thời gian yêu cầu.

Nhằm hướng tới việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử ngày càng chuyên nghiệp, nề nếp, Tổng cục DTNN tiếp tục tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, của Bộ Tài chính về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Tiếp tục đổi mới tổ chức công tác văn thư theo hướng khoa học, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới...

*Theo Hà Thu - Bài đăng lại trên Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 9/2022.