Hóa đơn điện tử góp phần cắt giảm chi phí của doanh nghiệp

Việc triển khai HĐĐT tại các DN thời gian vừa qua đã mang lại những tác động tích cực tới hệ thống tài chính nói chung và cơ quan thuế nói riêng. Cộng đồng DN kỳ vọng việc triển khai HĐĐT sẽ giảm chi phí cho DN và là cơ hội để DN đồng bộ hóa, kết hợp các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trên thực tế, trong bối cảnh mọi DN đều đang đặt mục tiêu cắt giảm chi phí sản xuất, hoạt động vận hành để nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc sử dụng HĐĐT là một giải pháp hữu hiệu. Đơn cử như khi nói đến chi phí trung bình để phát hành hóa đơn, nếu áp dụng HĐĐT DN thì chi phí của DN để thực hiện phát hành hóa đơn giảm được rất nhiều so với trước đây, theo các chuyên gia tính toán có thể giảm được tới 80%.

Bên cạnh đó, số lượng hóa đơn xuất ra hàng tuần, hàng tháng thường khá lớn, do đó ngoài việc cắt giảm được lượng lớn thời gian, chi phí thì sử dụng HĐĐT còn giúp công tác đối chiếu hóa đơn diễn ra nhanh chóng và tránh được rất nhiều sai sót. Mặt khác, trước đây khi dùng hóa đơn giấy, nếu viết sai thì sẽ phải thực hiện sửa chữa rất phức tạp nhưng khi dùng HĐĐT, kế toán có thể sửa lại sau đó một cách dễ dàng.

Đặc biệt, sử dụng HĐĐT giảm thiểu tối đa khả năng hóa đơn bị làm giả, hóa đơn khống nhằm mục đích mập mờ doanh thu, gian lận thuế; từ đó tạo niềm tin cho khách hàng, đối tác của DN.

Tạo thuận lợi trong việc quản lý cho các cơ quan nhà nước

HĐĐT cũng tạo rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý cho các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan thuế nói riêng. Việc triển khai HĐĐT của DN giúp cơ quan thuế thuận tiện xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, tinh giản quy trình đối chiếu hóa đơn.

Triển khai HĐĐT cũng góp phần ngăn chặn việc sử dụng trái phép hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả, gian lận hóa đơn ảnh hưởng tới uy tín của các DN chân chính.

Bên cạnh đó, sử dụng HĐĐT góp phần ngăn chặn hóa đơn giả.Việc đồng loạt triển khai HĐĐT không chỉ là cơ hội để cắt giảm, tiết kiệm tối đa chi phí cho DN, đồng bộ ứng dụng công nghệ mà còn minh bạch hóa hoạt động của DN, tạo ra hệ sinh thái đầu tư – kinh doanh lành mạnh, công bằng trong hoạt động kinh tế.

Đặc biệt, về việc bảo mật dữ liệu, Tổng cục Thuế đã phối hợp với các nhà cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín chú trọng đến vấn đề bảo mật dữ liệu và sẵn sàng hỗ trợ các DN chưa chuyển đổi hay các DN lo ngại về vấn đề bảo mật sang sử dụng hóa đơn. Trong đó, khi ký kết hợp đồng triển khai HĐĐT, các nhà cung cấp thường có các điều khoản về bảo mật thông tin và phần mềm HĐĐT cũng được thẩm định rất chặt chẽ bởi Tổng cục Thuế về các tiêu chuẩn an toàn, bảo mật.

Những khó khăn vướng mắc trong việc triển khai hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ, hơn 1 năm nữa là đến thời điểm các DN, hộ kinh doanh cả nước buộc phải chuyển sang sử dụng HĐĐT (chậm nhất là ngày 01/11/2020 phải thực hiện xong đối với các DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh).

Mặc dù các cơ quan quản lý, các DN đều nhận thức được việc sử dụng HĐĐT có rất nhiều lợi ích, song quá trình triển khai HĐĐT đang gặp không ít khó khăn. DN cho rằng việc triển khai vẫn còn chưa bài bản nên gây khó cho DN, trong khi đó ngành Thuế lại chưa làm tốt công tác tuyên truyền vận động có hướng dẫn cụ thể, chi tiết để các DN, tổ chức kinh doanh thấy rõ được lợi ích cũng như sự thuận lợi khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Những khó khăn vướng mắc hiện nay khi triển khai hóa đơn điện tử là:

Tập quán và thói quen

Tập quán và thói quen là tập tính cố hữu của người Việt Nam và các DN cũng không phải là ngoại lệ. Các DN Việt Nam nhất là các DN vừa và nhỏ (DNNVV) hay các hộ kinh doanh bao nhiêu năm nay sử dụng giao dịch mua bán bằng hóa đơn giấy. Chỉ cần cái bút và quyển hóa đơn là họ có thể bán hàng cho người mua Người mua vận chuyển hàng chỉ cần cầm theo tờ hóa đơn mua hàng khi các cơ quan chức năng cần kiểm tra đưa ra là xong. Khi hóa đơn viết sai thì đổi lại bằng tờ hóa đơn khác… và bao cái tiện lợi khác. Nó trở thành quá thông dụng và tiện lợi cho cả người bán và người mua (Họ nghĩ thế). Do vậy khi phải thay đổi hình thức giao dịch này bằng hình thức giao dịch khác là một là một điều vô cùng khó khăn đối với họ.

Trình độ hiểu biết về công nghệ thông tin

Như đã nói ở trên việc thay đổi tập quán thói quen đã khó nhưng cái khó ở đây còn khó hơn vì hình thức giao dịch mới còn cần đến kiến thức, hiểu biết về công nghệ thông tin, cái mà họ thông hiểu không nhiều (nhất là với các DN nhỏ, siêu nhỏ hoặc các hộ kinh doanh). Các DN nhỏ, siêu nhỏ và các hộ kinh doanh Việt Nam cơ bản có điểm xuất phát thấp, làm ăn nhỏ lẻ manh mún, trình độ hiểu biết đặc biệt về công nghệ thông tin không cao, chất lượng nguồn nhân lực kém, đặc biệt là chất lượng đội ngũ giám đốc, các chủ DN ít được đào tạo cơ bản, kiến thức còn nhiều hạn chế. Khi không hiểu biết, không đủ kiến thức để vận hành cái mới thì họ ngại và không muốn thay đổi. Đây cũng chính là rào cản hạn chế việc án dụng các phương thức quản lý bằng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Chi phí cho đầu tư ban đầu

Chi phí cho đầu tư ban đầu cũng là một khó khăn. Để triển khai sử dụng chứng từ hóa đơn điện tử phải có máy tính, các trang thiết bị nối mạng, phải có dịch vụ đường truyền cùng nhiều chi phí khác. Đối với các DN nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh là điều không hề đơn giản. Ngoài ra hạ tầng thông tin nhiều lúc nhiều nơi chưa bảo đảm liên tục thường xuyên nhất là ở những vùng sâu vùng xa…

Một số DN không muốn công khai minh bạch thông tin

Triển khai HĐĐT mang lại nhiều tiện ích giúp cho DN quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh được dễ dàng, giảm được chi phí. Tuy nhiên, nhiều DN làm ăn không minh bạch, muốn lợi dụng cách quản lý cũ để dễ bề gian lận nhằm mục đích mập mờ doanh thu, gian lận thuế thì tìm mọi lý do để ngăn cản, trì hoãn việc triển khai hóa đơn điện tử đây cũng là một cản trở không nhỏ.

Ngoài ra, còn một số thủ tục quy định chưa phù hợp, chưa sát với thực tế cụ thể cũng làm DN lo ngại vướng mắc trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Các giải pháp cho việc triển khai hóa đơn điện tử

Hướng tới việc hoàn thành mục tiêu phủ sóng hóa đơn điện tử 100% tại các DN trong năm 2019, cần thực hiện những giải pháp đồng bộ sau:

Thứ nhất, Tổng cục thuế cũng cần chỉ đạo quyết liệt cục thuế các tỉnh, thành phố về việc triển khai HĐĐT đến các DN trên địa bàn tỉnh; phối hợp với các nhà cung cấp, tổ chức nhiều hội nghị triển khai tập huấn hướng dẫn áp dụng về HĐĐT cho các DN trên địa bàn tỉnh. Đồng thời, phổ biến về sự phát triển ngày càng mạnh mẽ cùng những lợi ích vượt trội của HĐĐT như nâng cao hiệu quả lao động, khả năng quản lý, quản trị tài chính vì vậy thu hút sự chú ý của rất nhiều DN.

Thứ hai, tạo sự kết nối đồng bộ giữa các cơ quan quản lý, giải quyết các vấn đề về chi phí và lộ trình áp dụng HĐĐT. Việc triển khai tốt hạ tầng bảo đảm kỹ thuật giúp cho DN thực hiện quá trình áp dụng thuận lợi cũng giúp cho quá trình triển khai hóa đơn điện tử được nhanh chóng.

Thứ ba, cần có chính sách hỗ trợ giúp đỡ cho các DN vừa và nhỏ, hợp tác xã tại các vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt về kinh phí đào tạo thậm trí trang thiết bị ban đầu để họ có điều kiện triển khai áp dung hóa đơn điện tử.

Thứ tư, có thể xây dựng chính sách riêng cho khu vực DNNVV và các hộ kinh doanh vì đây là khu vực chiếm tỉ lệ hơn 97% tổng số DN trong nền kinh tế quốc dân đã và đang có những đóng góp to lớn vào sự phát triển chung của đất nước nhằm triển khai đồng bộ các chính sách biện pháp trên thì việc thực hiện triển khai hóa đơn điện tử mới thành công bảo đảm đứng tiến độ và yêu cầu của Chính phủ đề ra.

Thứ năm, ngành Thuế cần tập trung nguồn lực tuyên truyền rộng rãi đến các DN về các lợi ích cũng như sự thuận lợi khi áp dụng HĐĐT, đồng thời phối hợp với các nhà cung cấp tổ chức nhiều cuộc hội nghị hướng dẫn cụ thể, chi tiết đến các tổ chức, DN các bước chuẩn bị cơ sở vật chất hạ tầng kĩ thuật và các thao tác lập, sử dụng HĐĐT.

Ngoài ra, cơ quan thuế các tỉnh, thành phố cùng các cơ quan thuế các cấp thành lập tổ triển khai, các bộ phận chức năng và công bố các số điện thoại hỗ trợ trực tiếp cho người nộp thuế trong quá trình thực hiện HĐĐT.