Để Hệ thống VNACCS/VCIS chính thức đi vào thực tiễn như hiện nay, ngay từ đầu năm 2013, Cục Hải quan Thanh Hóa đã chú trọng đẩy mạnh công tác chuẩn bị về nhân, vật lực. Cục đã mở hàng loạt các lớp đào tạo về Hệ thống VNACCS/VCIS cho cán bộ công chức và các doanh nghiệp trên địa bàn quản lý. Tính đến nay, Cục đã mở 4 đợt đào tạo nghiệp vụ và hướng dẫn về hệ thống gồm: đào tạo về nghiệp vụ tổng quan của Hệ thống VNACCS/VCIS; tập huấn nghiệp vụ quản lý rủi ro; tập huấn cho gần 200 CBCC và trên 300 doanh nghiệp trên địa bàn trong tháng 10/2013 về nghiệp vụ VNACCS/VCIS; Tư vấn trực tiếp và giải đáp thắc mắc cho các doanh nghiệp về Hệ thống VNACCS/VCIS tại các hội nghị tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp do UBND các tỉnh Hà Nam, Ninh Bình, Nam Định, Thanh Hoá tổ chức.

Cục cũng đã chủ động xây dựng và thành lập nhóm chuyên gia từ các cán bộ công chức trong Cục nhằm phục vụ nhu cầu học tập của cán bộ công chức, linh hoạt trong xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống.

Không chỉ chuẩn bị kỹ càng về yếu tố nhân lực, Cục còn chú trọng đầu tư hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác...; kiên quyết không để xảy ra hiện tượng thiếu và yếu trang thiết bị là điểm cản trở hệ thống vận hành thông suốt.

Những bước đệm cho việc triển khai hệ thống VNACCS/VCIS như thực hiện 100% hải quan điện tử (E-customs), chữ ký số... được thực thi và sử dụng thành thạo từ cán bộ công chức cho đến các doanh nghiệp, không còn bỡ ngỡ và ứng dụng nhanh hơn cho quá trình hiện đại hoá cao hơn.

Trước đó, Cục đã phân công nhiệm vụ cho các phòng ban có liên quan tích cực đẩy mạnh công tác chuẩn bị, hỗ trợ nguồn lực (người và thiết bị…) cho các đơn vị trong quá trình triển khai vận hành chính thức Hệ thống VNACCS/VCIS; Kiểm tra cài đặt phần mềm đầu cuối hệ thống VNACCS/VCIS tại các đơn vị thuộc và trực thuộc; Thu thập, cập nhật đầy đủ thông tin về hồ sơ doanh nghiệp và cập nhật đầy đủ tiêu chí quản lý rủi ro cấp Cục, kiểm tra tính chính xác kết quả phân luồng đối với các tiêu chí cấp Tổng cục và Cục Hải quan; Lập danh sách phân quyền người của đơn vị sử dụng trên Hệ thống VNACCS/VCIS; tạo điều kiện và hỗ trợ người dùng tối đa về kỹ thuật và cách sử dụng hệ thống...

Triển khai đồng bộ, quyết liệt

Việc chạy thử Hệ thống VNACCS/VCIS là bước rất quan trọng và cần thiết, giúp CBCC và các doanh nghiệp hiểu và thao tác thành thạo các chức năng của Hệ thống VNACCS/VCIS, giúp phát hiện những lỗi hệ thống chưa hoàn thiện, khắc phục kịp thời, để đến khi hệ thống VNACCS/VCIS đưa vào hoạt động chính thức, yêu cầu đặt ra là cán bộ công chức và doanh nghiệp phải thao tác thành thạo hệ thống,  không để công việc bị gián đoạn, ngưng trệ vì lí do chưa nắm vững các thao tác trên hệ thống.

Nhận thức được vấn đề này, Cục Hải quan Thanh Hóa đã xây dựng kế hoạch chạy thử theo công văn 1179/TCHQ-VNACCS ngày 06/02/2014 và công văn 1200/TCHQ- VNACCS ngày 08/02/2014 của TCHQ; Gửi Thư ngỏ, cử CBCC trực tiếp đến vận động, khuyến khích, đôn đốc, đồng thời yêu cầu các doanh nghiệp ký cam kết tham gia chạy thử và chạy chính thức hệ thống; Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra các Chi cục trong việc tiếp tục triển khai thực hiện các công việc chạy thử hệ thống, kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình chạy thử; phấn đấu đảm bảo 100% doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại đơn vị trước 01/4/2014 tham gia chạy thử hệ thống và tham gia sử dụng khi hệ thống chính thức vận hành.

Theo kết quả tổng hợp đánh giá tình hình chạy thử Hệ thống VNACCS/VCIS tính đến ngày 31/10/2013, số lượng doanh nghiệp đăng ký tham gia chạy thử Hệ thống VNACCS/VCIS là 249 doanh nghiệp, trong đó Chi cục Hải quan Ninh Bình 26 doanh nghiệp; Chi cục Hải quan QLCKCN tỉnh Hà Nam là 58 doanh nghiệp; Chi cục Hải quan Nam Định là 78 doanh nghiệp; Chi cục HQCK Cảng Thanh Hóa là 86 doanh nghiệp; Chi cục HQCKQT Na Mèo là 1 doanh nghiệp.

 Sau hai tháng triển khai chạy thử (15/11/2013 đến 10/01/2014) Hệ thống VNACCS/VCIS, số lượng doanh nghiệp tham gia chạy thử và số lượng kịch bản được thực hiện còn quá thấp. Số lượng kịch bản doanh nghiệp thực hiện còn hạn chế, mới dừng lại ở kịch bản đơn giản như IDA, IDC (khai báo chưa chính thức, khai báo chính thức tờ khai nhập khẩu). Doanh nghiệp chưa thực hiện những kịch bản như sửa tờ khai, hủy tờ khai… Các Chi cục mới chỉ đóng vai doanh nghiệp khai báo theo kịch bản, còn phần công việc của cán bộ công chức hải quan theo kịch bản thì chưa thực hiện. Lãnh đạo đơn vị chưa vào kiểm tra, duyệt tờ khai; công chức chưa thực hiện kiểm tra, hoàn thành kiểm tra tờ khai; Các doanh nghiệp không nhiệt tình tham gia chạy thử Hệ thống VNACCS/VCIS; Lãnh đạo các đơn vị chỉ đạo chưa quyết liệt, các công chức nghiệp vụ tham gia chạy thử còn ít, chủ yếu là công chức CNTT thực hiện khai báo thử, công chức Tin học chưa nắm vững Hệ thống VNACCS/VCIS, chưa tham mưu kịp thời cho Lãnh đạo Chi cục để chỉ đạo điều hành.

Trước thực tế đó, Cục Hải quan Thanh Hóa đã tổ chức Hội nghị đánh giá công tác chạy thử Hệ thống VNACCS/VCIS để thống nhất nhận thức, tháo gỡ các khó khăn vướng mắc, đề xuất kiến nghị trong việc chạy thử hệ thống, đẩy mạnh công tác chỉ đạo điều hành nhằm thúc đẩy mạnh mẽ hơn nữa việc triển khai Hệ thống VNACCS/VCIS tới từng doanh nghiệp. Lãnh đạo Cục Hải quan Thanh Hóa đã yêu cầu các Chi cục HQCK, ngoài cửa khẩu và các đơn vị có liên quan tranh thủ thời gian làm cả ngày nghỉ, ngoài giờ hành chính, tập trung mọi điều kiện, khả năng để chạy thử hệ thống thành công. Đồng thời, triển khai hàng loạt các công văn yêu cầu xúc tiến mạnh mẽ công tác chuẩn bị cho hệ thống VNACCS/VCIS đi vào thực tế: Công văn số 514/HQTH-NV ngày 28/3/2014 về việc triển khai hệ thống VNACCS/VCIS; công văn số 558/HQTH-NV ngày 2/4/2014 về việc chuyển đổi dữ liệu phục vụ cho hệ thống VNACCS/VCIS; công văn 840/HQTH-NV về việc chuyển đổi dữ liệu KT559 và hệ thống thông quan điện tử V4 sang VNACCS/VCIS; công văn 796/HQTH-TCCB về việc chấn chỉnh tác phong làm việc thái độ ứng xử của CBCC theo Chỉ thị 4632 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

Thực hiện Quyết định 865/QĐ-TCHQ ngày 25/3/2014 của TCHQ, Cục Hải quan Thanh Hóa đã xây dựng kế hoạch chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống phân tán về hệ thống thông tin tập trung từ ngày 2/4/2014 và hoàn thành chuyển đổi vào ngày 18/5/2014 chuẩn bị sẵn sàng cho ngày 19/5 chạy hệ thống VNACCS/VCIS bao gồm: E-customs; KTT, GTT01.

Để khuyến khích, động viên các tập thể và cá nhân, Cục đã phát động thi đua và lấy việc triển khai vận hành sử dụng Hệ thống VNACCS/VCIS trong cán bộ công chức làm trọng tâm. Ban hành Nghị quyết của BCH Đảng bộ về việc lãnh đạo vận hành hệ thống thông quan hàng hoá tự động Việt Nam; đảm bảo 100% các doanh nghiệp hiện đang thực hiện thủ tục hải quan điện tử đăng ký và tham gia chạy thử thành công Hệ thống VNACCS trước ngày 01/4/2014; Đẩy mạnh công tác tuyên truyền và hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp tại các Chi cục, tuyên truyền việc chạy thử và vận hành chính thức hệ thống trên các Báo và Đài phát thanh truyền hình địa phương trên địa bàn quản lý.

Chấn chỉnh tác phong làm việc, thái độ ứng xử

Thực hiện Chỉ thị số 4632/TCHQ-TCCB ngày 26/4/2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc chấn chỉnh tác phong làm việc, thái độ ứng xử của cán bộ, công chức hải quan trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thông quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Vừa qua, Cục Hải quan tỉnh Thanh Hóa đã có văn bản yêu cầu các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục triển khai thực hiện nội dung Chỉ thị nêu trên và giao nhiệm vụ cụ thể cho các các đơn vị có liên quan thực hiện:

Ban triển khai dự án VNACCS/VCIS của Cục có trách nhiệm là đầu mối điều phối, tổng hợp xử lý các vướng mắc, khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống VNACCS/VCIS của cán bộ, công chức và doanh nghiệp của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục. Phân tích, phân loại các khó khăn vướng mắc, tham mưu đề xuất các giải pháp hỗ trợ các đơn vị kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai hệ thống VNACCS/VCIS.

Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm: Ưu tiên số một và tập trung xử lý các vướng mắc trong quá trình khai Hệ thống VNACCS/VCIS; Phối hợp chặt chẽ với Ban triển khai dự án VNACCS/VCIS để xử lý kịp thời các vướng mắc, khó khăn trong quá trình triển khai; Quán triệt cho CBCC nội dung của Chỉ thị số 4632/TCHQ-TCCB ngày 26/4/2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc chấn chỉnh tác phong làm việc, thái độ ứng xử của cán bộ, công chức hải quan trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thông quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Yêu cầu cán bộ, công chức tại đơn vị khắc phục khó khăn, hết lòng, hết sức phục vụ doanh nghiệp, đẩy mạnh việc học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh trong quá trình triển khai Hệ thống VNACCS/VCIS, kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc của doanh nghiệp. Chỉnh đốn tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong quá trình triển khai Hệ thống VNACCS/VCIS. Phân công lại nhiệm vụ, điều chuyển làm công tác khác đối với những cán bộ, công chức tại đơn vị thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu tính hợp tác, thái độ hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai Hệ thống VNACCS/VCIS.

Những cán bộ, công chức nào bị nhiều doanh nghiệp phản ánh gây phiền hà, sách nhiễu và tiêu cực sẽ bị đình chỉ công tác để kiểm điểm và xử lý nghiêm theo quy định. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm tăng cường kiểm tra, phát hiện các hiện tượng nêu trên, kịp thời báo cáo về Cục (qua Phòng Tổ chức cán bộ) để có biện pháp xử lý. Cục Hải quan Thanh Hóa đã yêu cầu các đơn vị báo cáo kết quả triển khai Chỉ thị số 4632/TCHQ-TCCB ngày 26/4/2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về Cục (qua Phòng Tổ chức cán bộ)  trước ngày 15/5/2014.  

Có thể nói Chỉ thị 4632/TCHQ-TCCB là Chỉ thị của sự quyết tâm, là biểu hiện của nền hành chính công phục vụ; là một thông điệp ẩn chứa quyết tâm "thay nếp nghĩ, đổi hành động", dám chấp nhận sự thực, nhận trách nhiệm, kiên quyết khắc phục những hạn chế để phục vụ nhân dân, phục vụ doanh nghiệp tốt hơn, hiệu quả hơn và là một thông điệp gửi đến cả hệ thống hành chính của Ngành cũng như tất cả cán bộ, công chức các Vụ, Cục Hải quan trên cả nước trong ứng xử với doanh nghiệp - một "đối tác hợp tác hàng đầu", “Người bạn đồng hành”  của chúng ta.

Tín hiệu tích cực

Ngay trong ngày đầu ra quân, toàn Cục đã có 134 tờ khai được thực hiện qua Hệ thống VNACCS/VCIS. Trong đó, Chi cục Hải quan Quản lý các khu công nghiệp Hà Nam là 47 tờ khai, Chi cục Hải quan Nam Định là 38 tờ khai, Chi cục Hải quan Ninh Bình là 28 tờ khai, Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Thanh Hóa là 20 tờ khai và Chi cục Hải quan cửa khẩu quốc tế Na Mèo là 01 tờ khai (số tờ khai XNK được hệ thống phân luồng: luồng đỏ là 58 tờ khai; luồng vàng là 67 tờ khai và luồng đỏ là 09 tờ khai). Như vậy, trong ngày 19/5 đã có 5/5 Chi cục Hải quan trực thuộc vận hành chính thức thành công Hệ thống VNACCS/VCIS đúng theo kế hoạch đã được Tổng cục Hải quan phê duyệt. Trong quá trình thực hiện đã xuất hiện vướng mắc như: tờ khai chưa lấy được chứng từ từ Kho bạc, vướng mắc này Cục đã kịp thời báo cáo Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan - Tổng cục Hải quan để  kiểm tra hệ thống và xử lý.