Khi tai nạn xảy ra, bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm phải chủ động thu thập và cung cấp các tài liệu quy định trong hồ sơ bồi thường bảo hiểm thuộc trách nhiệm của bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm cho doanh nghiệp bảo hiểm.

Nghị định số 67/2023/NĐ-CP ngày 6/9/2023 của Chính phủ quy định, hồ sơ bồi thường bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới bao gồm văn bản yêu cầu bồi thường; Tài liệu liên quan đến xe cơ giới, người lái xe (Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc Bản sao có xác nhận của doanh nghiệp bảo hiểm sau khi đã đối chiếu với bản chính hoặc bản ảnh chụp).

Các tài liệu nói trên gồm: Giấy chứng nhận đăng ký xe (hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính Giấy chứng nhận đăng ký xe kèm bản gốc Giấy biên nhận của tổ chức tín dụng còn hiệu lực, thay cho bản chính Giấy chứng nhận đăng ký xe trong thời gian tổ chức tín dụng giữ bản chính Giấy chứng nhận đăng ký xe) hoặc chứng từ chuyển quyền sở hữu xe và chứng từ nguồn gốc xe (trường hợp không có Giấy chứng nhận đăng ký xe; Giấy phép lái xe; Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân khác của người lái xe; Giấy chứng nhận bảo hiểm.

Hồ sơ bồi thường còn có tài liệu chứng minh thiệt hại về sức khỏe, tính mạng (Bản sao của các cơ sở y tế hoặc bản sao có xác nhận của doanh nghiệp bảo hiểm sau khi đã đối chiếu với bản chính hoặc bản ảnh chụp). Tùy theo mức độ thiệt hại về người có thể bao gồm một hoặc một số các tài liệu sau: Giấy chứng nhận thương tích; Hồ sơ bệnh án; Trích lục khai tử hoặc Giấy báo tử hoặc văn bản xác nhận của cơ quan Công an hoặc kết quả giám định của cơ quan giám định pháp y đối với trường hợp nạn nhân chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn.

Bên cạnh đó, còn có tài liệu chứng minh thiệt hại đối với tài sản là hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc bằng chứng chứng minh về việc sửa chữa, thay mới tài sản bị thiệt hại do tai nạn gây ra (trường hợp doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện sửa chữa, khắc phục thiệt hại, doanh nghiệp bảo hiểm có trách nhiệm thu thập giấy tờ này); Các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí phát sinh mà chủ xe cơ giới đã chi ra để giảm thiểu tổn thất hay để thực hiện theo chỉ dẫn của doanh nghiệp bảo hiểm; Quyết định của Tòa án (nếu có).

Cùng với các hồ sơ do bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm cung cấp, doanh nghiệp bảo hiểm có trách nhiệm thu thập bản sao các tài liệu liên quan của cơ quan Công an trong các vụ tai nạn gây tử vong đối với người thứ ba và hành khách hoặc trường hợp cần xác minh vụ tai nạn có nguyên nhân do lỗi hoàn toàn của người thứ ba, bao gồm: Thông báo kết quả điều tra, xác minh, giải quyết vụ tai nạn hoặc Thông báo kết luận điều tra giải quyết vụ tai nạn; Biên bản giám định của doanh nghiệp bảo hiểm hoặc người được doanh nghiệp bảo hiểm ủy quyền.