Chu trình PDCA bao gồm 4 bước gồm:

Plan (lập kế hoạch): Ở bước này cần phải xác định mục tiêu, nguồn lưc, thời gian thực hiện và phương pháp để đạt được mục tiêu mong muốn.

Do (thực hiện kế hoạch): Triển khai chi tiết kế hoạch đã đưa ra.

Check (kiểm tra): Dựa vào kết quả báo cáo công việc so sánh với mục tiêu để kiểm tra và đánh giá kết quả.

ACT (hành động): Thông qua các kết quả đánh giá thu được sẽ có những tác động thích hợp để điều chỉnh nhằm bắt đầu lại chu trình mới với số liệu đầu vào mới.

Chu trình PDCA cung cấp một cách tiếp cận đơn giản và hiệu quả để giải quyết vấn đề và quản lý sự thay đổi. Nó cho phép các doanh nghiệp phát triển các giả thuyết về những gì cần thay đổi, kiểm tra các giả thuyết này trong một vòng phản hồi liên tục, đồng thời thu được kiến ​​thức và bài học có giá trị.

Nó thúc đẩy các cải tiến thử nghiệm trên quy mô nhỏ trước khi cập nhật các quy trình và phương pháp làm việc trong toàn quy trình.

Chu trình PDCA thúc đẩy cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của doanh nghiệp sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty.

Điều này làm PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho: Cải tiến liên tục; triển khai các dự án hoặc quy trình mới; quá trình theo dõi; việc sử dụng chu trình hành động kiểm tra kế hoạch cho phép chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý và cho phép cải thiện dần dần.

PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, mà còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục.

Quá trình thay đổi theo PDCA đòi hỏi phải kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi thành phần Lập kế hoạch (Plan), Triển khai nguyên mẫu (Do), Đánh giá nguyên mẫu về tính phù hợp và hiệu suất (Check) và Triển khai rộng rãi hoặc thực hiện thành công nguyên mẫu (Action). Điều này góp phần tích hợp quy trình quản lý thay đổi trong hoạt động tổ chức hàng ngày thông thường, làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch.

Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.

PDCA là công cụ phổ biến để thực hiện quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến 6 Sigma. Việc thực hiện các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA tạo điều kiện.

Việc áp dụng PDCA để cải thiện chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó xác định các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.