Theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, HĐĐT là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. HĐĐT phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện được công nhận của HĐĐT là có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT. Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. DN muốn phát hành HĐĐT phải có quyết định áp dụng HĐĐT (soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC). Đồng thời, phải thông báo phát hành HĐĐT gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC) và tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho DN trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT trong vòng 24 tháng. Theo đó, chậm nhất là ngày 01/11/2020, DN phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Áp dụng HĐĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cộng đồng DN và các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, việc sử dụng HĐĐT giúp DN có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Do vậy, DN tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Thêm vào đó, cũng giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho DN trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.

HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online, các trang điện tử của DN bán hàng để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp DN mua hàng có thể hoàn toàn yên tâm về địa chỉ người bán xuất hóa đơn, tránh được rủi ro nhận hóa đơn giấy của DN ma, tránh được tình trạng nhận phải hóa đơn bất hợp pháp như xảy ra đối với hóa đơn giấy. Đặc biệt, với quy định mới của Luật Quản lý thuế, DN có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu của ngành Thuế để tra cứu hóa đơn của đối tác trong các giao dịch thương mại, từ đó tránh được các rủi ro về hóa đơn.

Ngược với HĐĐT, khi sử dụng hóa đơn giấy, DN phải in một số lượng dự trữ để dùng dần nên ngoài chi phí in ấn còn tốn thêm chi phí bảo quản hóa đơn giấy chưa sử dụng, mất thêm diện tích kho quỹ để lưu giữ hóa đơn giấy. Với HĐĐT, DN loại bỏ được các chi phí cho các công việc này.