Quản lý tài chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng tại các bệnh viện y học cổ truyền công lập, bao gồm lên kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, đảm bảo thực hiện các dự án sản xuất kinh doanh và theo dõi tình hình thu - chi, tình hình quyết toán ngân sách để từ đó thực hiện báo cáo cho các cấp lãnh đạo… Do đó, việc quản lý tài chính có hiệu quả hay không là nguyên nhân dẫn đến sự thành công hay thất bại của các đơn vị, tổ chức, không kể đó là đơn vị lớn hay nhỏ.

Đặc điểm của bệnh viện y học cổ truyền công lập

Đặc điểm của bệnh viện Y học cổ truyền công lập chi phối đến cơ chế quản lý tài chính, qua đó sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý hoạt động cũng như ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán của đơn vị.

Đặc điểm hoạt động của các bệnh viện công lập là rất đa dạng, bắt nguồn từ nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội và vai trò của Nhà nước trong nền kinh tế thị trường. Tuy nhiên, các bệnh viện công lập dù hoạt động khám chữa bệnh trong lĩnh vực nào, ở địa bàn nào cũng đều mang những đặc điểm cơ bản sau:

Thứ nhất, mục đích hoạt động của các bệnh viện y học cổ truyền công lập là không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng.

Trong nền kinh tế, các sản phẩm, dịch vụ do bệnh viện y học cổ truyền công lập tạo ra đều có thể trở thành hàng hóa cung ứng cho mọi thành phần  kinh tế trong xã hội. Việc cung ứng các hàng hóa này cho thị trường chủ yếu không vì mục đích lợi nhuận như hoạt động sản xuất kinh doanh. Các bệnh viện y học cổ truyền công lập cung cấp dịch vụ đào tạo, dịch vụ khám chữa bệnh, kết hợp y học cổ truyền và y học hiện đại, sản xuất kinh doanh các sản phẩm thuốc, thực phẩm chức năng, thực phẩm dinh dưỡng… đáp ứng nhu cầu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân. Nhờ đó, sẽ hỗ trợ cho các ngành, các lĩnh vực kinh tế - xã hội hoạt động bình thường, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài, đảm bảo nguồn nhân lực, thúc đẩy hoạt động kinh tế - xã hội phát triển và ngày càng đạt hiệu quả cao hơn, đảm bảo và không ngừng nâng cao đời sống, sức khỏe, tinh thần của nhân dân.

Thứ hai, sản phẩm dịch vụ của các bệnh viện y học cổ truyền công lập là sản phẩm mang lại lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội. Sản phẩm, dịch vụ do hoạt động sự nghiệp công lập tạo ra chủ yếu là những sản phẩm, dịch vụ có giá trị về sức khỏe… Đây là những sản phẩm vô hình và có thể dùng chung cho nhiều người, cho nhiều đối tượng trên phạm vi rộng.

Thứ ba, hoạt động của các bệnh viện y học cổ truyền công lập gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước.

Trong những năm qua, Chính phủ ban hành nhiều cơ chế, chính sách kịp thời để tổ chức, duy trì và đảm bảo hoạt động sự nghiệp, nhằm thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Để thực hiện những mục tiêu kinh tế - xã hội của đất nước, Chính phủ tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia như: Chương trình chăm sóc sức khỏe cộng đồng, chương trình dân số kế hoạch hóa gia đình… Những chương trình mục tiêu quốc gia này chỉ có Nhà nước, với vai trò của mình mới có thể thực hiện một cách triệt để và hiệu quả. Nếu để tư nhân thực hiện, mục tiêu lợi nhuận sẽ lấn chiếm mục tiêu xã hội và dẫn đến hạn chế việc tiêu dùng sản phẩm hoạt động sự nghiệp, từ đó kìm hãm sự phát triển kinh tế - xã hội. Hoạt động của các bệnh viện y học cổ truyền công lập luôn gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình này.

Đặc điểm, lĩnh vực hoạt động, tính chất hoạt động và mục đích hoạt động của các bệnh viện y học cổ truyền công lập được xem là các nhân tố ảnh hưởng quyết định đến tổ chức công tác kế toán trong các bệnh viện y học cổ truyền công lập.

Công tác quản lý tài chính tại các bệnh viện y học cổ truyền công lập 

Quản lý tài chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng tại các bệnh viện y học cổ truyền công lập, bao gồm lên kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, đảm bảo thực hiện các dự án sản xuất kinh doanh và theo dõi tình hình thu - chi, tình hình quyết toán ngân sách để từ đó thực hiện báo cáo cho các cấp lãnh đạo… Do đó, việc quản lý tài chính có hiệu quả hay không là nguyên nhân dẫn đến sự thành công hay thất bại của các đơn vị, tổ chức, không kể đó là đơn vị lớn hay nhỏ. Chính vì vậy, công tác quản lý tài chính sẽ chi phối và tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và trong các bệnh viện y học cổ truyền công lập  nói riêng.

Cơ chế quản lý tài chính tại các bệnh viện y học cổ truyền công lập

Cơ chế quản lý tài chính là thuật ngữ nói về phương thức tổ chức và hoạt động điều hành, hướng dẫn kiểm tra… của một hệ thống các bộ phận, tổ chức trong một xã hội, một lĩnh vực, một tổ chức theo mối liên hệ kết hợp thống nhất nhằm thúc đẩy các quan hệ kinh tế - xã hội phát triển theo mục tiêu đã định, phù hợp với quy luật khách quan và điều kiện kinh tế - xã hội trong một giai đoạn lịch sử nhất định.

Do vậy, việc xác định cơ chế quản lý tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức công tác kế toán của các bệnh viện y học cổ truyền công lập. Hiện nay, cơ chế tự chủ tài chính là một trong những phương thức của cơ chế quản lý tài chính tại các bệnh viện công nói chung.

Cơ chế tự chủ tài chính góp phần tạo hành lang pháp lý cho quá trình tạo lập, sử dụng nguồn tài chính trong các bệnh viện công. Cơ chế tài chính có vai trò quyết định đến việc hình thành, tạo lập và sử dụng nguồn lực tài chính, đáp ứng yêu cầu hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó, việc tổ chức công tác kế toán của các bệnh viện y học cổ truyền công lập phải đảm bảo tuân thủ cơ chế tài chính do Nhà nước quy định.

Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

- Hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đối với hoạt động sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ (gọi tắt là hoạt động dịch vụ) phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với khả năng chuyên môn và tài chính của đơn vị.

- Thực hiện công khai, dân chủ cũng tại quản lý tài chính theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện quyền tự chủ phải gắn với chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về những quyết định của mình; đồng thời chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.

Nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý tại các bệnh viên y học cổ truyền

Thực tế cho thấy, ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với tổ chức công tác kế toán trong bệnh viện y học cổ truyền công lập hiện nay rất sâu rộng. Trong bài viết, tác giả chỉ đề cập đến các ảnh hưởng từ những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý… hay các ảnh hưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị dữ liệu, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hoặc có thể là các giải pháp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính. Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán cũng bị ảnh hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, hay khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ, mạng diện rộng, internet.

Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dàng dẫn đến các thay đổi trong tổ chức công tác kế toán. Ví dụ, trong một bệnh viện y học cổ truyền công lập có nhiều đơn vị nội bộ, khi lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay phân tán, cần cân nhắc việc ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào cho phù hợp. Nếu đơn vị có hệ thống hạ tầng mạng tốt, có hệ thống internet riêng và xây dựng phần mềm kế toán xử lý riêng biệt đơn vị có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung và bỏ qua các giới hạn về phạm vi địa lý, khối lượng nghiệp vụ.

Một hệ thống công nghệ thông tin tại bệnh viện thường được chia làm 02 lĩnh vực gồm: Quản lý hành chính và Quản lý chuyên môn. Hai mảng này có thể xây dựng độc lập và có thể giao tiếp dữ liệu với nhau tùy yêu cầu thực tế.

Hệ thống quản lý hành chính bao gồm các phân hệ như: Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương; Phân hệ quản lý tài sản (vật tư, trang thiết bị); Phân hệ quản lý tài chính kế toán; Phân hệ quản lý công văn… Hệ thống quản lý chuyên môn là đặc thù riêng của ngành Y tế, phân biệt với các đơn vị hành chính khác. Tất cả những gì liên quan đến bệnh nhân và dữ liệu bệnh nhân đều được đưa vào hệ thống quản lý chuyên môn. Hệ thống này gồm các phân hệ: Tiếp nhận – Cấp cứu, viện phí, khoa cận lâm sàng (Khoa xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chẩn đoán); Khoa Lâm sàng (Khoa Điều trị nội trú); Khoa Dược/Phòng Vật tư/Phòng hành chính quản trị...

Nếu hệ thống công nghệ thông tin hoạt động hiệu quả thì tất cả các phân hệ kể trên được liên kết nhau trên cùng một cấu trúc cơ sở dữ liệu, tùy theo tính chất công việc mà các phân hệ có thể chia sẻ và sử dụng dữ liệu của nhau.

Trong một hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả thì việc tổ chức công tác kế toán được thực hiện theo chu trình và nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu đã được cập nhật từ bộ phận khác để tiếp tục xử lý chứ không phải nhập lại chứng từ gốc ở các bộ phận khác chuyển đến và kế toán trở thành người kiểm soát hoạt động tác nghiệp thông qua số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh.

Trong hoạt động tại bệnh viện có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm: Doanh thu (hoạt động thu viện phí), cung ứng (thuốc, hóa chất, y dụng cụ tiêu hao…), chuyển đổi (hoạt động điều trị bệnh nhân) và tài chính. Mục đích chính của tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là để:

- Chia sẻ thông tin cho các bộ phận trong cùng chu trình.

- Phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạt được hiệu quả cao nhất. Mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong hệ thống không chỉ cố gắng để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ mà cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗ trợ cho các bộ phận có liên quan (trực tiếp hoặc gián tiếp) để hoàn thành nhiệm vụ của chu trình, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của chu trình nói riêng và của toàn bệnh viện nói chung một cách tốt nhất.

- Kiểm tra giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, khoa phòng, phục vụ cho công tác kiểm tra nội bộ đối với từng chu trình và trong toàn bệnh viện.

 - Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng khoa phòng, bộ phận, cá nhân trong quá trình hoạt động của bệnh viện, là cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm.

 - Việc tổ chức thông tin kế toán theo chu trình đòi hỏi đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, xây dựng các quy trình làm việc, trao đổi thông tin giữa các khoa phòng, bộ phận chức năng trong bệnh viện.

Như vậy, nhận thức về vai trò công nghệ thông tin của các bệnh viện y học cổ truyền công lập ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức công tác kế toán. Công nghệ thông tin không phải là giải pháp vạn năng cho những khó khăn về kế toán của đơn vị nhưng cũng không phải chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ làm tăng tốc độ tính toán và cung cấp thông tin. Do đó, khi nhà quản lý bệnh viện có nhận thức phù hợp về việc ứng dụng công nghệ thông tin và vai trò công nghệ thông tin trong quản lý thì tổ chức công tác kế toán trong bệnh viện y học cổ truyền công lập có thể được tiến hành một cách thuận lợi hơn.          

Tài liệu tham khảo:

1. Bùi Thị Yến Linh (2014), “Tổ chức công tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ngãi”, Luận án Tiến sỹ kinh tế tại Học viện Tài chính;
2. Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), “Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh viện C Đà Nẵng”, Luận văn Thạc sỹ Quản trị kinh doanh tại Đại học Đà Nẵng;
3. Website: vutm.edu.vn.