Theo Điều 219, Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán, điều kiện đăng ký hoạt động đại lý phân phối chứng chỉ quỹ đại chúng gồm: Là tổ chức có ít nhất 01 địa điểm kinh doanh được lựa chọn là địa điểm phân phối chứng chỉ quỹ và việc phân phối chứng chỉ quỹ chỉ được thực hiện tại các địa điểm đã đăng ký; Tại mỗi địa điểm có tối thiểu 02 nhân viên có chứng chỉ hành nghề chứng khoán; hoặc là người có chứng chỉ hành nghề chứng khoán hợp pháp ở nước ngoài và đã có chứng chỉ pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán của Việt Nam; hoặc có các chứng chỉ chuyên môn về chứng khoán (những vấn đề cơ bản về chứng khoán và thị trường chứng khoán, pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán, phân tích và đầu tư chứng khoán, môi giới chứng khoán và tư vấn đầu tư chứng khoán).

Bên cạnh đó, các tổ chức cần phải có cơ sở vật chất, kỹ thuật đảm bảo hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ; Có quy trình nghiệp vụ phân phối chứng chỉ quỹ và bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp áp dụng đối với nhân viên phân phối chứng chỉ quỹ.

Về hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ đại chúng, theo Điều 220, Hồ sơ đăng ký hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ bao gồm: Giấy đăng ký theo Mẫu số 88 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này; Giấy ủy quyền hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ theo Mẫu số 89 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép thành lập và hoạt động (nếu có) của tổ chức đăng ký hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ và các địa điểm phân phối chứng chỉ quỹ; Bản thuyết minh cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân sự tại các địa điểm phân phối chứng chỉ quỹ theo Mẫu số 90 và Bản thông tin cá nhân của nhân viên phân phối chứng chỉ quỹ theo Mẫu số 91 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này; chứng chỉ hành nghề chứng khoán hợp pháp ở nước ngoài của nhân viên phân phối chứng chỉ quỹ (nếu có).

Bên cạnh đó, hồ sơ còn phải có: Quyết định của cấp có thẩm quyền ban hành quy trình nghiệp vụ, bao gồm: quy trình thẩm định thông tin, nhận biết nhà đầu tư, quy trình phân phối chứng chỉ quỹ kèm theo bộ quy định về ngăn ngừa hành vi giao dịch muộn của khách hàng; bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp đối với nhân viên phân phối chứng chỉ quỹ; Văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý chuyên ngành cho phép cung cấp dịch vụ đại lý phân phối chứng chỉ quỹ (nếu có).

Cũng theo quy định hiện hành, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán khi phân phối chứng chỉ quỹ phải đảm bảo có đủ nhân sự, quy trình nghiệp vụ đáp ứng hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ cho tổ chức đăng ký; trường hợp từ chối, phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Về thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ, theo Điều 221, các trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận bao gồm: Tự nguyện chấm dứt hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ; Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép thành lập và hoạt động; Trong quá trình hoạt động, không duy trì được các điều kiện đăng ký hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ; hoặc vi phạm các quy định và nguyên tắc hoạt động của đại lý phân phối theo quy định của Bộ Tài chính.

Liên quan đến hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ đại chúng, mới đây nhất, ngày 18/5/2021, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động phân phối chứng chỉ quỹ đại chúng số 12/GCN-UBCK cho Công ty cổ phần chứng khoán Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV).

Theo đó, Công ty cổ phần chứng khoán BIDV chỉ được phép phân phối chứng chỉ quỹ tại các địa điểm phân phối đã thông báo với Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và được công bố tại Bản cáo bạch của quỹ đầu tư chứng khoán thực hiện phân phối.