Thông tin kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của nhà trường. Kế toán quản trị được coi là công cụ hữu hiệu, bộ phận thiết yếu nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của nhà trường thông qua việc huy động, kiểm soát và sử dụng nguồn lực một cách tốt nhất. Bài viết đánh giá cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các trường đại học công lập, đảm bảo cung cấp thông tin cho công tác lãnh đạo, quản lý đạt hiệu quả cao.

Đặt vấn đề

Đại chúng hóa giáo dục, tự chủ, đa dạng hóa và hội nhập sâu là các xu thế mạnh mẽ và phổ biến hiện nay của giáo dục đại học (GDĐH). Nền kinh tế tri thức và quá trình toàn cầu hóa làm tăng nhu cầu học tập, sự đa dạng của các loại hình đào tạo vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với các trường đại học công lập (ĐHCL).

Hội nhập để phát triển là một nhu cầu tất yếu của các trường đại học. Cạnh tranh trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu của các cơ sở GDĐH ngày càng gay gắt. Các bảng xếp hạng đại học toàn cầu phản ánh nhu cầu cạnh tranh trên bản đồ tri thức đã thúc đẩy ý thức xây dựng một hệ thống đại học phân tầng, tuy nhiên, trong đó chỉ một số ít trường được đầu tư mạnh để trở thành những trường đại học theo mô hình tinh hoa.

Hệ thống thông tin kế toán quản trị - MAIS là một bộ phận trong hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp, là bộ phận thông tin không thể thiếu trong doanh nghiệp giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định trong đầu tư, sản xuất kinh doanh hiệu quả, đáp ứng mục tiêu phát triển của chính doanh nghiệp. 

Hệ thống thông tin kế toán quản trị (MAIS) là một cấu trúc thể hiện các kỹ thuật khác nhau, được sử dụng bởi một tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý, lưu trữ báo cáo và lấy dữ liệu tài chính của mình để hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định khách quan. Nó có thể được sử dụng bởi tất cả các tổ chức doanh nghiệp cho dù các doanh nghiệp sản xuất, phi lợi nhuận và định hướng dịch vụ.

Các nhà quản lý ở các cấp khác nhau của tổ chức liên quan thực hiện bốn chức năng quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát theo một khối lượng khác nhau. Lập kế hoạch là lựa chọn các mục tiêu tổ chức phù hợp và định hướng chính xác để đạt được các mục tiêu đã chọn. Tổ chức liên quan đến

việc xác định các nhiệm vụ và các mối quan hệ cho phép nhân viên làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu kế hoạch. Trong khi lãnh đạo chủ yếu là mối quan tâm với việc thúc đẩy và phối hợp các nhân viên làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cuối cùng, trong việc kiểm soát, các nhà quản lý giám sát và đo lường mức độ mà tổ chức đã đạt được mục tiêu của mình.

Hệ thống thông tin (HTTT) kế toán quản trị (KTQT) có thể là thông tin định lượng, thông tin định tính, có thể là thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch, thông tin tương lai. HTTT KTQT được hiểu là một bộ phận cấu thành tổng thể thông tin của nhà trường, nhằm thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho lãnh đạo nhà trường và các cấp quản lý trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định, đảm bảo huy động và sử dụng tối ưu hóa các nguồn lực.

Như vậy, tổ chức HTTT KTQT là quá trình vận hành hệ thống kế toán nhằm tạo lập và sử dụng thông tin KTQT để hoạch định chiến lược, kiểm soát thực thi chiến lược và ra quyết định một cách hiệu quả. Tổ chức HTTT KTQT trong trường ĐHCL, nhằm thực hiện các mục tiêu: (i) Cung cấp thông tin hoạch định chiến lược phát triển nhà trường cả trong xây dựng chiến lược và hoạch định phương thức để đạt được mục tiêu; (ii) Cung cấp thông tin cho quá trình thực thi và kiểm soát việc thực hiện mục tiêu chiến lược, giúp nhà trường khai thác những thế mạnh cũng như điều chỉnh những yếu kém; (iii) Nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị nhà trường thông qua việc thúc đẩy sự phát triển nhằm thỏa mãn những mục tiêu đề ra, tăng cường lợi thế cạnh tranh.

Để tổ chức HTTT KTQT khoa học, đảm bảo đạt được định hướng cấu trúc của thông tin và mục tiêu hệ thống, cần nghiên cứu đến sự chi phối của các nhân tố bên trong như chiến lược phát triển, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của nhà trường; nhu cầu thông tin KTQT của Hội đồng trường, ban giám hiệu và nhà quản lý các cấp của trường; cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý; hạ tầng công nghệ thông tin.

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng từ bên ngoài bao gồm: Chính sách pháp luật, quy định của Nhà nước về lĩnh vực giáo dục đại học, đặc biệt đối với các trường ĐHCL; những cơ hội và thách thức cho sự phát triển nhà trường gắn liền với môi trường kinh tế, xã hội và hội nhập quốc tế; vai trò của mạng lưới giáo dục đại học, kiểm định chất lượng GDĐH.

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị

Trên góc độ tổ chức bộ máy KTQT, các trường ĐHCL có thể vận dụng theo một trong các mô hình sau:

Mô hình kết hợp: gắn kết hệ thống KTQT với hệ thống KTTC theo từng phần hành kế toán, nhân viên kế toán từng phần hành sẽ thực hiện cả công việc kế toán tài chính và công việc KTQT. Mô hình này có ưu điểm là kết hợp chặt chẽ thông tin KTTC và KTQT, tiết kiệm chi phí, thu thập thông tin nhanh. Tuy nhiên, nó có hạn chế là chưa chuyên môn hoá KTTC và KTQT dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, hiệu quả không cao.

Mô hình tách biệt: tổ chức chuyên gia KTQT độc lập với chuyên gia KTTC để phát huy vai trò của cả hai hệ thống kế toán. Mô hình này có ưu điểm là tách biệt thông tin KTQT độc lập với KTTC theo hướng cả hai đều có thể hiện đại hoá. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là không khái quát được thông tin của hai bộ phận với nhau, chi phí tổ chức thực hiện lớn.

Mô hình hỗn hợp: kết hợp cách thức tổ chức của hai mô hình nêu trên, đối với những phân hệ có tính tương đồng thì tổ chức kết hợp, còn phân hệ kế toán có sự khác biệt căn bản, có ý nghĩa lớn trong việc cung cấp thông tin kiểm soát và ra quyết định quản lý thì tổ chức tách biệt. Mô hình này có tính linh hoạt và khả năng cung cấp thông tin cao, nhưng đòi hỏi nhà trường phải đầu tư tương đối lớn để tổ chức vận hành HTTT kế toán.

Nhân sự vận hành HTTT KTQT trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, không chỉ bao gồm nhân viên kế toán, mà đó là tất cả cán bộ của các bộ phận trong nhà trường. Với đặc điểm HTTT quản lý được tích hợp và chia sẻ toàn nhà trường, các bộ phận đều tham gia vào quá trình thiết lập thông tin KTQT, thông tin đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của bộ phận khác và vì vậy, kế toán và các bộ phận trong trường liên kết chặt chẽ với nhau trong quá trình thu nhận dữ liệu, xử lý, cung cấp, sử dụng, lưu trữ và kiểm soát thông tin. Trong vận hành HTTT, việc phân cấp quản lý cần phải làm rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong trường nhằm đảm bảo yêu cầu tạo lập, kiểm soát và sử dụng thông tin.

Dù vận dụng mô hình nào thì tổ chức bộ máy KTQT cũng hướng tới các nội dung: (i) Hệ thống thu nhận dữ liệu sẽ tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các bộ phận khác xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở các định mức, kế hoạch hoạt động, thu thập dữ liệu thực hiện cho quá trình xử lý; (ii) Hệ thống xử lý sẽ tiến hành tổng hợp, đánh giá, phân tích các kết quả hoạt động thực tế so với dự toán, tìm ra nguyên nhân chênh lệch, đánh giá thành quả quản lý của từng nhà quản lý; (iii) Hệ thống tư vấn, hỗ trợ quyết định sẽ phân tích thông tin, dự báo, tư vấn lãnh đạo, quản lý nhà trường lựa chọn quyết định tối ưu. Chúng tôi khái quát mô hình tổ chức bộ máy KTQT theo Hình 1.

Tổ chức tạo lập và sử dụng thông tin kế toán quản trị

Tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán quản trị

Tổ chức quy trình xử lý của HTTT KTQT có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hỗ trợ công tác hoạch định, kiểm soát và ra quyết định cho công tác quản trị nhà trường. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, để thực hiện mục tiêu chiến lược buộc các ĐHCL phải không ngừng nghiên cứu để tối thiểu hóa chi phí, nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu nhằm làm tăng giá trị sản phẩm, dịch vụ.

Triết lý cải tiến liên tục và phương pháp phân tích chuỗi giá trị đang là vấn đề được lãnh đạo nhà trường quan tâm nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động quản trị và giá trị sản phẩm giáo dục. Nghiên cứu dưới góc độ tiếp cận hệ thống, nhóm tác giả phân chia quy trình xử lý HTTT KTQT bao gồm hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào; hệ thống xử lý thông tin; hệ thống cung cấp thông tin; hệ thống lưu trữ thông tin; hệ thống kiểm soát thông tin.

Thu nhận dữ liệu là giai đoạn quan trọng nhằm đảm bảo tính đầy đủ của dữ liệu đầu vào, tốc độ xử lý và chất lượng thông tin đầu ra. KTQT thu thập chủ yếu thông tin về tình hình huy động,sử dụng nguồn lực, hiệu quả và kết quả hoạt động của nhà trường. Dữ liệu đầu vào bao gồm thông tin thực hiện (các sự kiện, hoạt động thực tế, nghiệp vụ tài chính đã diễn ra), thông tin kế hoạch (hệ thống kế hoạch, định mức) và thông tin tương lai (các dự báo, dự đoán ảnh hưởng lên nguồn lực và hiệu quả hoạt động của nhà trường). Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin để thu thập dữ liệu là nội dung quan trọng và phức tạp vì nó liên quan đến nhiều hoạt động, nhiều bộ phận, nhiều cấp quản lý bên trong và bên ngoài trường.

Hệ thống xử lý thông tin có vai trò thiết lập thông tin KTQT đầu ra hỗ trợ công tác quản trị nhà trường. Trong điều kiện vận dụng công nghệ thông tin, xử lý thông tin thường do phần mềm thực hiện, vì vậy khi thiết kế quy trình hệ thống xử lý thông tin, nhân viên KTQT cần phối hợp với chuyên gia phân tích hệ thống để xây dựng chương trình, thủ tục xử lý dữ liệu nhằm tạo lập HTTT KTQT đáp ứng nhu cầu thông tin các cấp quản trị.

Tổ chức hệ thống xử lý cần dựa vào việc vận dụng mô hình KTQT, các kỹ thuật, phương pháp nghiệp vụ KTQT. Các trường ĐHCL có thể vận dụng mô hình gắn với hệ thống quản lý theo bộ phận chuyên môn dựa trên nền tảng chuyên môn hóa sâu theo từng đơn vị (khoa, viện, phòng ban) hoặc mô hình gắn với hệ thống quản lý theo hoạt động để thực hiện mục tiêu hoạch định, tổ chức thực hiện, đánh giá hiệu quả và ra quyết định trên từng hoạt động.

Kết quả tổ chức hệ thống xử lý thông tin là hệ thống báo cáo KTQT giúp các nhà trường thực hiện các mục tiêu quản lý như hoạch định chiến lược phát triển, kiểm soát quá trình thực thi chiến lược và ra quyết định quản lý.

Tổ chức hệ thống cung cấp thông tin cho nhà quản trị thực hiện công tác quản lý, cần phải xây dựng các kênh thông tin khoa học, đảm bảo tăng tốc độ truyền tin, đáp ứng nhu cầu thông tin cho từng cấp quản trị. Trong đó, KTQT là bộ phận đầu mối tổng hợp và kiểm soát thông tin, chịu trách nhiệm về tính hữu ích, kịp thời của thông tin. Có thể khái quát hệ thống cung cấp thông tin theo Hình 3.

Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát là việc xác lập các mối liên hệ để đảm bảo hoạt động của hệ thống được an toàn, tránh các rủi ro và nhằm thực hiện mục tiêu của HTTT KTQT. Tổ chức hệ thống kiểm soát bao gồm các nội dung về Phân quyền khai thác dữ liệu, thông tin, kiểm soát quá trình xử lý và bảo mật thông tin KTQT của nhà trường.

Tổ chức sử dụng thông tin kế toán quản trị thực hiện các mục tiêu quản lý

HTTT KTQT được thiết lập nhằm hỗ trợ thông tin hữu ích, kịp thời, chính xác cho nhà quản trị thực hiện các mục tiêu quản lý. Hệ thống báo cáo KTQT phải được thiết lập phù hợp với nhu cầu thông tin của các cấp quản trị trong nhà trường.

- Sử dụng thông tin KTQT hoạch định chiến lược phát triển nhà trường. Bối cảnh hội nhập quốc tế và cạnh tranh hiện nay, công tác hoạch định chiến lược phát triển luôn được các trường ĐHCL đặt lên hàng đầu. Tổ chức HTTT KTQT cần hỗ trợ thông tin giúp quản trị nhà trường: (1) Đánh giá cơ hội và rủi ro trên cơ sở các báo cáo KTQT về phân tích môi trường, đo lường ảnh hưởng của các chính sách vĩ mô, xu hướng phát triển GDĐH, sự thay đổi công nghệ lên hiệu quả hoạt động của nhà trường; (2) Xác định điểm mạnh, điểm yếu và các lợi thế cạnh tranh của nhà trường trên cơ sở thông tin về khả năng nguồn lực của trường.

- Sử dụng thông tin KTQT để kiểm soát quá trình thực hiện chiến lược phát triển. Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị nhà trường, thông qua việc kiểm soát lãnh đạo nhà trường nắm được tiến độ, mức độ hoàn thành công việc của từng khâu, từng cấp quản trị, chất lượng công việc đã thực hiện, phát hiện những tồn tại, tiềm ẩn để từ đó đưa ra những giải pháp tác động nhằm điều chỉnh các sai lệch, nâng cao hiệu quả hoạt động. KTQT cần hướng quản trị nhà trường sử dụng thông tin trên hệ thống báo cáo KTQT để đánh giá về mức độ thực hiện kế hoạch, sự ảnh hưởng của nó lên kết quả hoạt động, nguyên nhân gây ra chênh lệch. Hệ thống báo cáo KTQT cho mục tiêu này thường bao gồm báo cáo phân tích chênh lệch; báo cáo phân tích nhân tố ảnh hưởng; báo cáo đánh giá thành quả quản lý.

- Sử dụng thông tin kế toán quản trị cho mục tiêu ra quyết định của các cấp quản lý nhà trường. Ra quyết định là một trong các chức năng cơ bản và quan trọng của quản trị nhà ĐHCL, một quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả, sự ổn định, phát triển và đảm bảo được mục tiêu hoạt động. Để có được quyết định đúng hướng, ngoài kinh nghiệm quản lý, nhà quản trị cần nhiều loại thông tin, trong đó HTTT KTQT đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu trong quá trình ra quyết định. Tổ chức HTTT KTQT cần hỗ trợ nhà quản trị sử dụng quyết định điều hành hàng ngày nhằm khai thác tối ưu nguồn lực của nhà trường; các quyết định mang lại hiệu quả trong dài hạn, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh, năng lực hoạt động giảng dạy, nghiên cứu và hợp tác của nhà trường.

Kết luận

Đại dịch Covid-19 đã gây ra những tác động đối với hệ thống giáo dục đại học toàn cầu. Hệ thống trường ĐHCL Việt Nam cũng đang phải đối mặt với không ít khó khăn khi nền kinh tế có sự suy giảm do dịch bệnh. Xu hướng trong đổi mới cơ chế tài chính của các trường ĐHCL sang mô hình tài chính doanh nghiệp để khai thác các lợi thế nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và hội nhập.

Là một công cụ hữu hiệu thực hiện các mục tiêu quản lý, KTQT có vai trò quan trọng trong công tác quản trị trường đại học. Bài viết đi sâu phân tích các nội dung về tổ chức bộ máy KTQT, quy trình thu nhận, xử lý, tạo lập thông tin, kiểm soát và sử dụng thông tin KTQT thực hiện các mục tiêu chiến lược phát triển của nhà trường.  

Tài liệu tham khảo:

1. Chính phủ (2015), Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập;

2. Phạm Văn Dược & Huỳnh Lợi (2009), “Mô hình và cơ chế vận hành kế toán quản trị”, NXB Tài chính, Hà Nội;

3. Lê Văn Dụng (2017), “Xu hướng tự chủ đại học và một số giải pháp hoàn thiện quản trị tài chính trong các trường đại học công lập ngành Y”, Tạp chí Nghiên cứu Tài chính Kế toán, số 6/2017, trang 72- 73;

4. Laudon, K. C. & Laudon, J. P (2006),“ Management Information System: Orgnization and Technology”, Prentice Hall, 6th edition;

5. Robert S. Kaplan, David P. Norton (1996), “Balanced Scorecard: Translating strategy into Action”, Havard Business School Press;

6. Kim Langfield–Smith & H. Thorne & R..Hilton (2011), “Management Accounting: Information for mangaging and creating value”, McGraw Hill, 4th e Dition.

(*) Nguyễn Hoàng Dũng, TS. Trần Thị Lưu Tâm - Trường Đại học Vinh

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 5/2021