Bài viết này nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhằm chỉ ra sự khác biệt trong việc tổ chức công tác kế toán khi ứng dụng công nghệ thông tin ở các mức độ khác nhau. Đồng thời, đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp.

Tổ chức công tác kế toán gắn với ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Vận dụng mẫu chứng từ kế toán. Hiện tại, hầu hết doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đều sử dụng các mẫu chứng từ được thiết kế cố định trên phần mềm kế toán, vì vậy, không ít DN gặp khó khăn khi phát sinh nội dung với chứng từ có sẵn.

Ngoài ra, chưa có DN nào thực hiện xác định tính hợp lệ của chứng từ in từ máy tính tại thời điểm chưa ký (không hợp lệ) và đã ký (hợp lệ) khi ứng dụng phần mềm kế toán, mỗi DN thiết kế chứng từ hướng dẫn riêng, không linh hoạt trong việc bổ sung, thêm bớt các yếu tố cho từng nhiệm vụ cụ thể.

Lập, xử lý luân chuyển chứng từ kế toán. Trong lập chứng từ kế toán, hầu hết các DN đều tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý và đối tượng bên ngoài. Trong bước xử lý, luân chuyển chứng từ, các DNNVV đều không xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ. Do đó, chứng từ sau khi lập được luân chuyển đến phòng ban nào là tùy thuộc vào thói quen của kế toán.

Bên cạnh đó, các DN lại chú trọng đến việc lập chứng từ thực hiện làm căn cứ để ghi sổ kế toán mà bỏ qua vai trò quan trọng của chứng từ mệnh lệnh và các chứng từ tự lập cần thiết khác để thực hiện và kiểm soát nghiệp vụ. Do đó, việc kiểm tra, kiểm soát trách nhiệm của từng bộ phận chưa rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau, làm giảm vai trò của công tác kế toán trong quản lý.

Những dữ liệu từ chứng từ kế toán vào máy tính. Độ chính xác của quá trình nhập liệu phụ thuộc rất nhiều vào chủ quan của nhân viên kế toán, sự sai sót trong quá trình nhập dữ liệu là không thể tránh khỏi, hầu hết DN không tổ chức đối chiếu giữa chứng từ gốc và chứng từ trên máy tính.

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Đối với hệ thống tài khoản kế toán, các DNNVV đều thực hiện theo chế độ, bên cạnh việc sử dụng các tài khoản tổng hợp theo quy định thì các tài khoản chi tiết được các DN tự tạo theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của DN. Tuy nhiên, một số DN tạo hệ thống các tài khoản quá chi tiết, thậm chí tạo đến tài khoản chi tiết cấp 4, cấp 5 dẫn đến việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trở nên phức tạp, chồng chéo lẫn nhau, không linh hoạt trong việc đối chiếu, xử lý số liệu thực tế.

Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và sổ kế toán

Hiện nay, các DNNVV đều sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên việc mô phỏng một hình thức sổ kế toán thủ công, nhằm tạo ra một bộ sổ kế toán theo quy định của hình thức sổ kế toán đã chọn. Theo kết quả khảo sát, bộ sổ kế toán được lựa chọn phổ biến nhất trong các DNNVV là bộ sổ của hình thức sổ nhật ký chung (khoảng 80%), đồng thời 93,4% số DN xác định hình thức sổ kế toán nhật ký chung đáp ứng được nhu cầu quản lý của DN.

Một số ít DN sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ (khoảng 2%), xu hướng chung là hình thức này dần dần ít được lựa chọn, vì việc thiết kế phần mềm khá phức tạp và khó khăn, không phù hợp với nguyên tắc số ít cột, nhiều dòng trong chương trình kế toán máy.

Đối với công tác tổ chức in và lưu trữ tài liệu kế toán. Qua khảo sát, những chứng từ được lập trên giấy, sau khi phân loại nhập vào phần mềm kế toán hầu như không được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Những chứng từ được lập trên máy tính, in ra giấy, thường chỉ được lập thành một liên để giao cho khách hàng, kế toán chỉ thực hiện lưu trữ nội dung chứng từ trên máy tính chứ không lưu trữ chứng từ in và ký duyệt theo trình tự.

Kết quả khảo sát cho thấy, chỉ có 32,1% DN thực hiện lưu trữ chứng từ điện tử. Có nhiều DN in và lưu trữ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, còn có những DN chỉ in và lưu trữ Sổ cái tài khoản (Sổ kế toán tổng hợp) vì cho rằng chỉ chủ yếu quan tâm đến báo cáo tài chính.

Đối với việc sửa chữa sổ kế toán, khi phát hiện dữ liệu sai thì sửa lại chứng từ trên máy tính mà không thể hiện bút toán chữa sổ, việc chỉnh sửa số liệu các chứng từ thường được sửa chữa trực tiếp và không lập chứng từ sửa sai.

Tổ chức báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính (BCTC) được lập tuân thủ theo đúng nguyên mẫu, nội dung của chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, các báo cáo đều sử dụng các mẫu sẵn có trên phần mềm, vì vậy, mẫu thuyết minh BCTC cũng được chạy tự động trên phần mềm kế toán, điều này dẫn đến sẽ có một số nội dung nghiệp vụ cần thiết được trình bày trong thuyết minh nhưng phần mềm không phản ánh được.

Bên cạnh đó, đối với báo cáo lưu chuyển tiền tệ vì tính chất không bắt buộc nên một số DNNVV không lập. Các DN chỉ lập BCTC (chiếm 61,8%), hoặc lập BCTC và một số báo cáo quản trị cần thiết (chiếm 34,1%), số DN lập đầy đủ BCTC và báo cáo quản trị chỉ chiếm 4,1%.

Bộ máy tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Các DNNVV hiện nay đã và đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng, tuy nhiên, số DN còn sử dụng các phần mềm ứng dụng tin học văn phòng cơ bản (MS Office) còn khá cao. Mặt khác, hầu hết tại các DNNVV trình độ cán bộ kế toán còn yếu. Theo số liệu khảo sát sinh viên tốt nghiệp của các trường đai học uy tín, có khoảng 2/3 cho biết họ chưa thể nắm bắt được công việc kế toán ngay khi được giao mà phải được đào tạo, hướng dẫn lại.

Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán

Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

DN cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động của DN việc tổ chức lập chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Đối với các trường hợp sai sót, cho dù là làm trên máy nhưng kế toán nên tuân thủ theo quy định của pháp luật lập các chứng từ sửa đổi, bổ sung.

Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Trong quá trình tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán trên máy nói riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, các DN căn cứ vào yêu cầu quản lý để xây dựng các hệ thống tài khoản chi tiết cần thiết và tinh gọn. Hệ thống tài khoản kế toán phải được tổ chức mã hóa bao gồm cả tài khoản kế toán tài chính và tài khoản kế toán quản trị. Đây là công việc quan trọng trong nội dung mã hóa các đối tượng quản lý - điều kiện không thể thiếu trong tổ chức kế toán máy.

Về lựa chọn hình thức kế toán và sổ kế toán

DN cần linh động trong việc vận dụng các hình thức kế toán, nhất là các DN sử dụng hình thức Nhật ký - chứng từ vì khi thực hành kế toán trên máy tính thì hình thức này trở nên rườm rà, phức tạp dẫn đến số liệu kế toán không đáng tin cậy. Để đảm bảo thông tin được bảo mật, DN nên tạo một hệ thống bảo mật cho máy tính, kiểm tra hệ thống máy tính định kỳ và thực hiện in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cũng như các báo cáo để lưu trữ dữ liệu của DN mình.

Về tổ chức báo cáo tài chính

Trong vấn đề lập các báo báo tình hình tài chính, điển hình là thuyết minh BCTC, các DN cần có sự kết hợp giữa số liệu tự động từ phần mềm và làm thủ công để các thông tin trên bản thuyết minh được rõ ràng, thông tin đáng tin cậy hơn. DN cũng chú trọng đến các báo cáo quản trị, các báo cáo này có thể làm cơ sở để các nhà quản lý phân tích và đưa ra các quyết định.

Về tổ chức công tác kế toán

Việc quan trọng trong ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác kế toán là xác định hệ thống các đối tượng kế toán và mã hóa các đối tượng cần quản lý. Để mã hóa các đối tượng cần quản lý, nên dựa vào tính chất của đối tượng đó chia thành 2 mức độ: mức độ đơn giản, mức độ phức tạp (kết hợp) có tính hệ thống và sử dụng các phương pháp mã hóa logic, có tính bền vững, phát triển.

Việc kiểm soát quá trình xử lý và thông tin đầu ra phải tích hợp với nhu cầu sử dụng thông tin, đảm bảo an toàn các dữ liệu kết xuất và thông tin nhạy cảm, số tổng kiểm soát nằm trong vùng giới hạn và tăng cường an toàn hệ thống mạng trong trường hợp chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính.

Về công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin

Hoàn thiện công tác quản trị người dùng gồm 3 lĩnh vực: Phân chia trách nhiệm, truy cập cơ sở dữ liệu, xác lập quyền sở hữu dữ liệu. Kế toán trưởng quy định chế độ mật khẩu và quyền truy cập dữ liệu cho từng kế toán viên tương thích với chức năng của mỗi cá nhân trong hệ thống. Các quyền này bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xóa các tệp tin dữ liệu hay các vùng trên các tệp tin dữ liệu.

Phần mềm kế toán cần tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tệp tin riêng, tệp tin này phải được bảo mật tối đa, không được xem, xoá hay sửa. Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tệp tin này bao gồm: Ngày, giờ, phân hệ được truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa…

Hoàn thiện hệ thống lưu trữ thông tin dữ liệu kế toán

Ngoài việc kết xuất và in ấn các tệp theo hình thức báo cáo, sổ sách và chứng từ lưu trữ như quy định thì các DN nên sử dụng các thiết bị lưu trữ song song tránh mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Các hệ cơ sở dữ liệu cần tiến hành sao lưu, thanh lọc các thông tin cần thiết theo định kỳ được quy định trước. Thiết lập hệ thống phòng chống virus toàn mạng, cài đặt phần mềm, tường lửa và đặt chế độ kiểm tra tất cả các tệp được gắn trong email, website hay trong tất cả thiết bị máy tính của hệ thống khi sử dụng.

Bảo mật thông tin trong các phần mềm kế toán

DN ban hành thống nhất quy chế bảo mật dữ liệu, quy định rõ các tiêu chuẩn của yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; Quy định cụ thể chức năng quyền hạn của người sử dụng đối với dữ liệu trong hệ thống, như chỉ với chức năng quyền hạn nào mới được phép chuyển dữ liệu các mạng cục bộ và từ hệ thống ra bên ngoài…

Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin

Xây dựng cơ chế, chính sách ưu đãi, thu hút nguồn nhân lực CNTT, đẩy mạnh hợp tác với các trường đại học, cao đẳng trong phát triển nguồn nhân lực CNTT; tạo điều kiện cho các chuyên gia về CNTT, cán bộ lãnh đạo, quản lý có điều kiện nghiên cứu, học tập, trao đổi kinh nghiệm. Đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên trách CNTT ở các cơ quan nhà nước các cấp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ...

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Đăng Huy (2017), Tổ chức công tác kế toán tại các DN trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, Tạp chí kế toán, (1), tr. 24-29;

2. Chúc Anh Tú (2019), Thông tin kế toán hữu ích trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, Tạp chí Tài chính;

3. Mai Thị Sen (2020), Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập, Tạp chí Công Thương.

(*) ThS. Vũ Thị Tuyền, Trường Cao đẳng Kinh tế - Kế hoạch Đà Nẵng.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 5/2021.