Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ

Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ. Theo đó, KSNB là một công cụ được sử dụng để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả hoạt động; KSNB cũng là một cơ sở được các kiểm toán viên sử dụng để phục vụ cho việc lấy mẫu thực hiện các thử nghiệm chi tiết.

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 315) ban hành kèm Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06/12/2012 của Bộ Tài chính: KSNB là quy định do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Quan điểm về KSNB trong VSA 315 về cơ bản cũng đồng nhất với định nghĩa KSNB theo khuôn mẫu của Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ.

Hệ thống KSNB có thể thích ứng với các cơ cấu tổ chức khác nhau: Dù tổ chức được cấu trúc theo mô hình hoạt động quản lý hay cấu trúc tư cách pháp lý thế nào, hệ thống KSNB đều có thể được thiết lập đầy đủ và phù hợp với đặc điểm cấu trúc của tổ chức.

Một số yếu tố đặc thù ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ tại TKV

Trong bối cảnh nhu cầu về năng lượng ngày càng tăng, mục tiêu TKV đặt ra trong thời gian trước mắt và lâu dài đã phần nào ảnh hưởng đến việc xây dựng và duy trì hệ thống KSNB, cụ thể:

Trước mắt, TKV đặt mục tiêu là: (i) Quản trị chi phí, giảm giá thành và trang thiết bị khi thị trường không ổn định và việc tiêu thụ than bị giảm mạnh; (ii) Gia tăng thị phần trong cân bằng năng lượng khi thị trường phát triển; (iii) Củng cố tổ chức, nâng cao hiệu quả của sản xuất kinh doanh…

Về lâu dài, TKV đặt mục tiêu là: (i) Cung cấp hàng hoá đa dạng trong thời kỳ phát triển cũng như trong thời kỳ khó khăn; (ii) Sử dụng chiến lược “cân bằng thị trường” để phát triển; (iii) Duy trì thế mạnh tài chính để phát triển nội lực; và (iv) Duy trì việc kiểm tra quản lý tập trung của Tập đoàn nhưng phải đưa ra được phương thức quản lý tự quyết của các công ty con nhằm quản lý hiệu quả và đối mặt với những điều kiện cạnh tranh trong thương trường.

Nhằm phát huy tốt vai trò, cũng như hoàn thành các mục tiêu đặt ra, thời gian qua, TKV đã quan tâm xây dựng, duy trì hệ thống KSNB, nhờ đó, về cơ bản, TKV đã kiểm soát được hoạt động sản xuất, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, đảm bảo an ninh năng lượng quốc gia. Tuy nhiên, trong thực tiễn, TKV có những đặc điểm khá riêng biệt, ảnh hưởng khá nhiều tới việc duy trì và vận hành hiệu quả hệ thống KSNB, cụ thể như:

Thứ nhất, TKV có quy mô hoạt động lớn. Theo Bảng xếp hạng của VNR500 năm 2020, TKV nằm trong Top 10 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam. Năm 2020, doanh thu toàn Tập đoàn đạt 123.425 tỷ đồng, tổng tài sản năm 2020 là 127 nghìn tỷ đồng và có hơn 96.000 lao động. Quy mô hoạt động của Tập đoàn lớn đòi hỏi sự đáp ứng linh hoạt với môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Đặc điểm này ảnh hưởng quyết định đến quy mô của hệ thống KSNB được xây dựng tại Tập đoàn. Tuy nhiên, hệ thống KSNB được xây dựng dù lớn hay nhỏ thì vẫn phải bao gồm đầy đủ 5 yếu tố, đó là môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, hệ thống giám sát và thẩm định.

Thứ hai, đặc thù của khai thác than đòi hỏi TKV phải đầu tư lượng lớn máy móc, thiết bị khai thác, dây chuyền sản xuất, phương tiện vận tải, hệ thống hầm lò... Vốn đầu tư cho những tài sản cố định khá lớn, thời gian xây dựng kế hoạch, triển khai hệ thống hầm lò thường kéo dài, trong khi thời gian khai thác lâu dẫn đến thời gian xoay vòng vốn chậm. Nhu cầu sử dụng vốn lớn, nên để đáp ứng lộ trình khai thác đòi hỏi TKV phải sử dụng đòn bẩy tài chính lớn, dẫn đến rủi ro mất cân bằng tài chính và giảm khả năng thanh toán. Vấn đề đặt ra đối với hệ thống KSNB là phải kiểm soát được việc huy động vốn của TKV.

Thứ ba, hoạt động sản xuất phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên và môi trường: Hoạt động khai thác phụ thuộc rất lớn vào vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên. Các mỏ thường khai thác chủ yếu ở các khu vực có vị trí địa lý phức tạp nên gây ra không ít khó khăn đối với công tác vận chuyển, xây dựng, mở rộng quy mô khai thác...

Bên cạnh đó, Việt Nam có lượng mưa hàng năm lớn do nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới. Lượng mưa lớn làm tăng nguy cơ sụt lún dẫn đến sự cố sập đổ, sạt lở tại các hầm lò, sạt lở đất ở các bãi thải, vật liệu thải theo nước tràn vào nhà dân sẽ ảnh hưởng đến môi trường, tính mạng con người, gây thiệt hại cho sản xuất. Những tác động này ảnh hướng lớn đến an toàn lao động, tăng chi phí khắc phục hậu quả và làm kéo dài thời gian hoạt động của dự án khai thác. Từ những lý do đó, TKV cần thiết lập hệ thống KSNB gắn với quản trị rủi ro tạo thành hàng rào phòng thủ trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp.

Thứ tư, than là nguồn nhiên liệu đầu vào của nhiều ngành sản xuất, cho nên chịu sự kiểm soát chặt chẽ của Nhà nước về giá và sản lượng khai thác. Chính vì phụ thuộc nhiều vào yếu tố điều tiết giá của Nhà nước và giá thế giới, nên TKV phải nghiên cứu rất kỹ tình hình biến động giá than thị trường thế giới, chủ động đưa ra phương án kiểm soát rủi ro trong trường hợp giá than thế giới giảm sâu xuống dưới giá thành của than trong nước. Theo đó, hệ thống KSNB của TKV cũng phải cải tiến các thủ tục kiểm soát và cơ chế giám sát để tối ưu hóa các chi phí vận hành, chi phí tài chính, cắt giảm các chi phí cố định, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, giảm giá thành sản xuất để nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thứ năm, than là nguồn tài nguyên hữu hạn nên quá trình khai thác phải đảm bảo khai thác tiết kiệm, hiệu quả và theo đúng lộ trình. Điều này đặt ra yêu cầu bức thiết đối với TKV là phải đảm bảo yêu cầu khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu năng lượng lâu dài trong thời gian phát triển các sản phẩm thay thế. Theo đó, hệ thống KSNB của TKV cần tập trung xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro, dự báo nhu cầu sử dụng than, đánh giá khả năng cung cấp, dự báo trữ lượng. Đặc biệt, các thủ tục kiểm soát cần đặc biệt chú trọng tới quyết định đầu tư lựa chọn công nghệ phù hợp nhằm nâng cao năng suất lao động, đảm bảo khai thác tiết kiệm và hiệu quả. 

Thứ sáu, hiện nay, ưu thế độc quyền trong khai thác than của TKV gần như tuyệt đối. Để nắm vững ưu thế độc quyền, TKV hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Công ty mẹ do Nhà nước nắm giữ 100% vốn và giữ quyền chi phối theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Các công ty con hoạt động trong các lĩnh vực khai thác và chế biến than là các doanh nghiệp thành viên cấp 2. Trong quá trình hoạt động, thông qua cơ cấu vốn góp, công ty mẹ chi phối, định hướng các công ty con theo định hướng phát triển chung của Tập đoàn. Mô hình trên đã làm tăng quyền kiểm soát của công ty mẹ đối với một số công ty con. Với cơ cấu tổ chức hai cấp, hoạt động kiểm soát tại TKV sẽ tập trung vào hai nội dung: kiểm soát tại công ty mẹ và các công ty thành viên, đồng thời kiểm soát theo chiều dọc từ công ty mẹ xuống các công ty thành viên. Theo đó, TKV xây dựng hệ thống KSNB không chỉ để kiểm soát hoạt động tại công ty mẹ mà còn có trách nhiệm ban hành các quy trình, quy chế, quy định chung thống nhất, tuân thủ các quy định chung của Tập đoàn.

Thứ bảy, hiện nay, TKV có 27 đơn vị trong cơ cấu tổ chức công ty mẹ, 4 đơn vị sự nghiệp có thu và 31 công ty con. Quan hệ sở hữu vốn trong Tập đoàn rất đa dạng và phức tạp, đặc điểm này đòi hỏi TKV phải xây dựng hệ thống KSNB mang tính kiểm soát dưới góc độ là chủ sở hữu kiểm soát chứ không đơn thuần là kiểm soát của cấp trên với cấp dưới. Do vậy, yêu cầu đặt ra đối với hệ thống KSNB là phải tập trung kiểm soát hiệu quả sử dụng vốn tại Tập đoàn cũng như tại các công ty/dự án có vốn góp của Tập đoàn. Mức độ kiểm soát phụ thuộc vào mức độ chi phối của Tập đoàn tại doanh nghiệp đó.

Đề xuất, khuyến nghị

Nhìn chung, bất kỳ một tổ chức nào khi hình thành đều phải gắn liền với việc thực hiện một mục tiêu nào đó. Quá trình thực hiện một mục tiêu là quá trình mà ở đó nhà quản lý thực hiện những hoạt động quản trị như hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm tra. Bên cạnh việc đánh giá kết quả thực hiện so với mục tiêu đề ra, công việc kiểm tra còn phải chỉ ra những yếu kém và những yếu tố làm hạn chế quá trình thực hiện mục tiêu. Nhiệm vụ của nhà quản trị doanh nghiệp là phải đặt ra các chính sách và thủ tục thích hợp nhằm hạn chế các rủi ro.

Hiện nay, mỗi tập đoàn kinh tế có một đặc thù riêng nên việc nghiên cứu các điểm đặc thù để thiết kế nên một hệ thống KSNB phù hợp với TKV là cần thiết và phù hợp với xu thế và bối cảnh cạnh tranh hiện nay. Theo đó, thời gian tới, TKV cần quan tâm một số vấn đề nhằm tăng cường hiệu quả vận hành hệ thống KSNB, cụ thể:

Thứ nhất, xây dựng văn hóa kiểm soát và tăng cường giám sát của quản lý cấp cao (bao gồm sự giám sát của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và bộ máy điều hành). Văn hóa kiểm soát chính là nền tảng ý thức và là văn hóa của tổ chức sẽ tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Đây được xem là nhân tố nền tảng của hệ thống KSNB.

Thứ hai, nâng cao hiệu quả công tác nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro: Để đánh giá và phân tích tốt rủi ro có thể xảy ra, TKV cần xây dựng mục tiêu tổng thể trong hoạt động của TKV và chi tiết cho từng bộ phận hay từng hoạt động có liên quan một cách rõ ràng, dễ hiểu và phổ biến rộng rãi đến từng nhân viên để họ có căn cứ triển khai thực hiện nhiệm vụ.

Thứ ba, TKV cần thường xuyên tổ chức rà soát, xây dựng các sơ đồ quy trình nghiệp vụ nhằm chuẩn hóa các quy trình hoạt động trong từng nghiệp vụ; xây dựng cẩm nang hướng dẫn chi tiết cho từng cán bộ, nhân viên. Mặt khác, TKV cần triển khai tốt cơ chế kiểm tra và tự kiểm tra tại Tập đoàn.

Thứ tư, thiết lập hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả theo hướng tất cả các chính sách của TKV đều được truyền đạt đến toàn thể cán bộ, nhân viên và ngược lại, những gian lận, sai sót của cán bộ, nhân viên cần được thông tin đến người quản lý cấp cao một cách nhanh nhất để xử lý, tránh gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Thứ năm, TKV cần phải thường xuyên tổ chức những buổi hội thảo hoặc tập huấn về nghiệp vụ KSNB – kiểm toán nội bộ chuyên sâu để một mặt giúp cho Ban lãnh đạo Tập đoàn cũng như cán bộ, nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống KSNB trong tổ chức. Bên cạnh đó, cần tăng cường hoạt động kiểm tra, KSNB nhằm đảm bảo điều hành hoạt động của TKV an toàn và hiệu quả, đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững.

Tài liệu tham khảo:

1. Chính phủ (2017), Quyết định số 2006/QĐ-TTg phê duyệt đề án tái cơ cấu Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam giai đoạn 2017-2020;

2. Nguyễn Thanh Thủy (2017), Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB ở Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính;

3. Đỗ Thu Hà (2017), Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính;

4. Phí Thị Kim Thư (2017), Giải pháp phát triển bền vững Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính;

5. http://www.vinacomin.vn.

(*) ThS. Đinh Doãn Cường - Sở Tài chính tỉnh Hà Nam.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 1 tháng 8/2021.