Quy định về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (DN) là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng. Tổ chức công tác kế toán trong DN cũng có thể hiểu là việc xây dựng, thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng kế toán; phương pháp kế toán; bộ máy kế toán với những con người am hiểu nội dung, phương pháp kế toán biểu hiện qua hình thức kế toán thích hợp trong mỗi DN cụ thể, để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý DN.

Hiện nay, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 của Quốc hội, Nghị định của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính quy định cụ thể các nội dung cơ bản liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại DN như sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của một DN là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán tại DN cùng với các phương tiện thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại DN. Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của DN. Một bộ máy kế toán được tổ chức tốt sẽ giúp cho các thủ tục hành chính của DN hoạt động hiệu quả (đúng thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí thuế DN...). Theo quy định hiện hành, DN phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật Kế toán, số lượng người làm kế toán tùy theo quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, chức năng nhiệm vụ hoặc biên chế của đơn vị. DN có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm.

- Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của mình, DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằng chứng, tính pháp lý và là thông tin quan trọng trong công tác kế toán của DN. Chứng từ kế toán phải có các nội dung cơ bản theo quy định của Luật Kế toán.

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. DN phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại Luật Kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; Sửa chữa sai sót; Khoá sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; Xử lý vi phạm. DN phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính (BCTC) và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật. Trường hợp DN ghi sổ kế toán bằng máy vi tính, thì phải thực hiện về sổ kế toán tại Luật Kế toán và chế độ sổ sách kế toán hiện hành. Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng thời kỳ kế toán năm.

- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Một DN bình thường sử dụng rất nhiều tài khoản kế toán khác nhau, tạo nên một hệ thống tài khoản kế toán.

- Lập và phân tích báo cáo kế toán: Đây cũng là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động kế toán của DN. Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp, thời gian lập và gửi đối với các báo cáo kế toán định kỳ, đó là các BCTC, cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm, sử dụng thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để đưa ra các quyết định phù hợp. Ngoài BCTC, hệ thống báo cáo kế toán của DN còn bao gồm các báo cáo kế toán quản trị, không mang tính chất bắt buộc, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ đơn vị. Do vậy, nội dung, hình thức trình bày, kỳ báo cáo được quy định tùy theo yêu cầu quản trị trong từng DN cụ thể.

- Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ DN thường do giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Trong bộ máy kế toán của DN nên cơ cấu riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc công nhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán. Việc kiểm tra có thể được tiến hành với tất cả các nội dung hoặc từng nội dung riêng biệt, theo định kỳ hay đột xuất. Việc tổ chức công tác kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong các DN thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý.

- Ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kế toán: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của DN không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giảm bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán. Hiện nay, hầu hết các DN đều có các phần mềm kế toán riêng để phục vụ cho công tác kế toán tại DN.

Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong DN, dựa trên các quy định hiện hành về việc tổ chức công tác kế toán DN, trong thời gian tới, công tác này cần chú ý một số nội dung sau:

Một là, về tổ chức bộ máy kế toán

Theo các chuyên gia kế toán, việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều này tác động quyết định đến hiệu quả vả chất lượng của công tác kế toán, giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của DN.

Do vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán cần tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau: Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của DN; Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán; Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả; Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán.

Hiện nay, trong các DN việc tổ chức công tác, bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Tổ chức bộ máy kế toán phân tán và tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán). Để xây dựng một bộ máy kế toán hoạt động thật hiệu quả, cần chú trọng: Tìm kiếm kế toán trưởng - người có tầm nhìn tổng quát và sâu sắc nhất trong việc điều hành quản lý tổ chức công tác kế toán DN và tổ chức nhân sự trong công tác kế toán của DN...

Hai là, về hệ thống chứng từ kế toán

Hoàn thiện chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do đó, cần xây dựng hệ thống chứng từ đơn giản, rõ ràng, phù hợp với quy định của chế độ kế toán, bên cạnh đó, các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ phải thể hiện được yêu cầu quản lý nội bộ. Quy định trình tự luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học, tránh được sự chồng chéo, ứ đọng. Tất cả các chứng từ kế toán được lập từ trong đơn vị hay từ các đơn vị bên ngoài phải tập trung vào phòng kế toán và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng ghi sổ kế toán.

Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định, DN có thể tự thiết kế chứng từ kế toán nhưng vẫn phải đảm bảo các yếu tố để thu nhận và cung cấp thông tin kế toán. Đồng thời, biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình, đảm bảo rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát.

Trường hợp DN siêu nhỏ không tự xây dựng được biểu mẫu chứng từ kế toán cho riêng đơn vị thì có thể áp dụng biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán hướng dẫn tại Phụ lục 1 Thông tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ Tài chính.Ngoài ra, các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập BCTC ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu ra tiếng Việt quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán. DN phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Ba là, về hệ thống tài khoản kế toán

Các DN nên xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo hướng đảm bảo tính tích hợp được hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhưng phải tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với yêu cầu quản lý của DN.

Theo đó, dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, DN căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình. Theo chế độ kế toán hiện hành, DN có thể lựa chọn hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán DN, Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 về chế độ kế toán DN nhỏ và vừa hoặc Thông tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 hướng dẫn chế độ kế toán đối với DN siêu nhỏ.

Bốn là, về kiểm tra, giám sát trong công tác tổ chức kế toán

Việc tổ chức kiểm tra, giám sát trong công tác tổ chức kế toán là việc làm thường xuyên và đòi hỏi bắt buộc tại DN nhằm đảm bảo công tác tổ chức kế toán thực hiện đúng quy định của pháp luật. Các thông tin kế toán chính xác cũng rất quan trọng để các nhà quản lý, nhà quản trị DN, cổ đông, nhà đầu tư... quan tâm và đưa ra các quyết định liên quan. Hiện nay, Chính phủ cũng đã ban hành Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, trong đó đưa ra các quy định khá nặng đối với các hành vi vi phạm liên quan đến lĩnh vực kế toán của DN. Vì vậy, việc kiểm tra, giám sát trong công tác tổ chức kế toán tại DN luôn cần được chú trọng thực hiện thường xuyên nhằm tránh bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Năm là, về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức kế toán

Để ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác kế toán, DN cần tổ chức trang bị thiết bị, phương tiện kỹ thuật, kiến thức tin học cho bộ phận kế toán để kế toán viên có thể sử dụng thành thạo thiết bị, vận hành được các chương trình trên thiết bị từ đó phục vụ tốt công tác kế toán. Hiện nay, hầu hết DN đều sử dụng các phần mềm kế toán được các đơn vị có uy tín trong lĩnh vực công nghệ thông tin thiết kế và xây dựng, tuy nhiên, kế toán cần lựa chọn phần mềm kế toán, cũng như lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của DN.

Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, DN cần đầu tư vào việc đào tạo những người làm công tác kế toán trong DN, sao cho họ có thể sử dụng thành thạo các trang thiết bị, phần mềm kế toán, đảm bảo sự vận dụng là có hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác đối với công tác kế toán trong DN.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13;

2. Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán năm 2015;

3. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp;

4. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;

5. Đào Ngọc Hà (2018), Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp theo quy định của Luật Kế toán 2015;

6. Kế toán Đức Minh (2019), Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác kế toán doanh nghiệp?.