Tổ chức, cơ quan, đơn vị phải ghi chép, hạch toán kế toán đầy đủ

Dự thảo Thông tư nêu rõ, tất cả các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện có tổ chức bộ máy kế toán độc lập cho hoạt động này đều phải mở sổ kế toán ghi chép, hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính đầy đủ, minh bạch theo quy định của Thông tư này.

Đối với các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện không tổ chức bộ máy kế toán độc lập cho hoạt động xã hội từ thiện thì phải hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị.

Đơn vị phải mở sổ chi tiết để theo dõi riêng cho các hoạt động này, đảm bảo quản lý, sử dụng đúng mục đích. Hàng năm phải lập báo cáo cho hoạt động xã hội, từ thiện theo quy định tại Thông tư này, thực hiện công khai số liệu theo quy định của pháp luật, đồng thời phải thuyết minh riêng số liệu các hoạt động xã hội, từ thiện trên báo cáo tài chính của đơn vị minh bạch và rõ ràng.

Đối với khoản tiếp nhận tài trợ bằng tiền, đơn vị phải ghi chép theo dõi đầy đủ các khoản đã tiếp nhận theo thời gian đóng góp thực tế, chi tiết theo nhà tài trợ. Đơn vị phải mở riêng tài khoản tại ngân hàng hoặc kho bạc để tiếp nhận, phân phối, sử dụng nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện, không được sử dụng chung tài khoản với các hoạt động khác của đơn vị. Trường hợp xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, khôi phục công trình từ nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật có liên quan.

Đối với việc phân phối và sử dụng nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải ghi chép đầy đủ các thông tin trên sổ kế toán, bao gồm: Thời gian chi, quyết định chi, nội dung chi, tên và địa chỉ người nhận tài trợ.

Ngoài ra, đối với trường hợp chi tiền mặt để tài trợ trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ thì bảng kê, chứng từ làm căn cứ ghi chi phải có chữ ký của người nhận hoặc xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương.

Đối với trường hợp chi tiền để mua hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,… chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bán hợp lệ, hợp pháp theo quy định. Khi tài trợ hàng hóa, hiện vật trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ thì phải lập bảng kê có chữ ký của người nhận hoặc xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương.

Đối với khoản tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, đơn vị chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ nhận hỗ trợ. Hạch toán ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ; và việc phân phối số hiện vật này trên cơ sở bảng kê, chứng từ có xác nhận của người nhận hoặc xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương. Trường hợp không xác định được giá trị thì mở sổ kế toán chi tiết theo dõi riêng để lập báo cáo.

Cá nhân phải mở sổ ghi chép đầy đủ các khoản tiếp nhận và sử dụng

Đối với cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải mở sổ ghi chép đầy đủ các khoản tiếp nhận và sử dụng cho mục đích xã hội từ thiện, lập báo cáo sau khi kết thúc đợt vận động theo quy định tại Thông tư này, đồng thời thực hiện công khai số liệu theo quy định của pháp luật.

Việc ghi chép sổ sách phải thực hiện ngay khi bắt đầu thực hiện các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện. Số liệu ghi chép phải liên tục theo trình tự thời gian và phản ánh đầy đủ các thông tin theo yêu cầu công khai số liệu.

Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới của trang sổ. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, nghiêm cấm mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin số liệu đã ghi chép trên sổ. 

Kết thúc đợt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện cá nhận phải thực hiện chốt sổ, theo đó cộng toàn bộ số liệu thu, chi và tính ra số tồn chưa sử dụng để lập báo cáo và công khai số liệu theo quy định của pháp luật.

Đối với khoản tiếp nhận từ các nhà tài trợ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện, trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền, cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng theo quy định, không được nhận tiền tài trợ cho mục đích xã hội, từ thiện vào chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động.

Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền mặt, cá nhân tiếp nhận viện trợ có trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt nhận tài trợ; trường hợp chưa sử dụng có thể đem gửi vào tài khoản được mở riêng cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng. Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng ngoại tệ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trong nước: Cá nhân tiếp nhận viện trợ bán ngoại tệ cho ngân hàng thương mại và quản lý, sử dụng tiền Việt Nam để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện theo quy định.

Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, tùy theo điều kiện kho, bãi, khả năng bảo quản, vận chuyển, cá nhân người vận động quyết định việc tiếp nhận các khoản tài trợ bằng hiện vật. Khi tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vận động phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ.

Đối với các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, phải được ghi chép đầy đủ, bao gồm: Thời gian hỗ trợ, họ tên và địa chỉ người nhận, hình thức hỗ trợ bao gồm hỗ trợ bằng tiền, bằng hiện vật (ghi rõ loại hiện vật đã hỗ trợ) hoặc hỗ trợ bằng hạng mục xây dựng, sửa chữa,…và chữ ký của người nhận theo mẫu “Bảng tổng hợp số liệu phân phối tài trợ” theo mẫu tại Thông tư.

Riêng đối với các khoản chi tiền để mua sắm hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,… chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bán hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Chịu sự kiểm tra, giám sát về công tác kế toán

Dự thảo nêu rõ, các tổ chức, cơ quan, đơn vị và cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện của tổ chức, cá nhân để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải chịu sự kiểm tra, giám sát về công tác kế toán của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật kế toán.

Đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức bộ máy kế toán riêng cho hoạt động động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện, nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán; tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán theo quy định hiện hành đối với đơn vị kế toán.

Đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị được giao kiêm nhiệm, không tổ chức bộ máy kế toán riêng cho hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện, kiểm tra, giám sát việc mở sổ kế toán chi tiết theo dõi riêng cho hoạt động tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện của tổ chức, cá nhân để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trên cơ sở chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng, việc lập báo cáo, công khai số liệu theo quy định hiện hành.